Los 7 hábitos que no percibimos pero afectan la productividad y generan estrés en el ámbito laboral

Las investigadores Gloria Mark, del Departamento de Informática de la Universidad de California, en Estados Unidos, y Daniela Gudith y Ulrich Klocke del Instituto de Psicología Humboldt de la Universidad de Berlin, estudiaron las consecuencias de las distracciones y la pérdida del enfoque en el trabajo y concluyeron que los trabajadores que son interrumpidos por llamadas telefónicas o correos electrónicos necesitan aproximadamente 23 minutos para volver a la tarea que estaban realizando y, como consecuencia, sienten más estrés y frustración respecto de sus compañeros de equipos que no tienen este tipo de interrupciones.

En ocasiones, las distracciones provienen de jefes poco razonables o compañeros de trabajo que conversan, pero muchas veces esas interrupciones provienen de hábitos sin sentido que sabotean su productividad, y que se repiten instintivamente.

Como en todo problema en la vida, el primer paso para hallar una solución es identificarlo. Los siguientes son los 7 hábitos más comunes cuya corrección podría aliviar el estrés y la frustración que genera la pérdida de tiempo.

1. Revisar constantemente el teléfono celular

“Muchos de mis clientes son culpables de sentarse en sus escritorios y tener su teléfono personal justo al lado”, dijo la entrenadora de gestión del tiempo Anna Dearmon Kornick. “Y si una página web tarda demasiado en cargarse o tienen unos segundos en los que simplemente están quietos, tienen la compulsión de simplemente alcanzar su teléfono y entrar en este modo de piloto automático casi zombi en el que tocas esas aplicaciones que más se usan. Para mí, siempre es Instagram. Y eso puede terminar convirtiéndose en un bloque de tiempo perdido de cinco, siete o 10 minutos”, reveló.

En lugar de perder tiempo constantemente en las redes sociales, Kornick recomienda programar “tiempo de desplazamiento” en su día para dedicar a esta actividad. “Cuando sabes que tienes programada tu pequeña indulgencia telefónica de placer culpable, es menos probable que levantes tu teléfono al azar en medio de un proyecto”, aseguró.

2. Hacer tareas no relacionadas que “solo tomarán un segundo”

En un segundo estás trabajando diligentemente en una tarea y al siguiente te encuentras comprando en línea, escribiendo una lista de compras, llamando para reservar una cena y olvidándote de lo que se suponía que debías hacer.

“Tenemos este hábito sin sentido de hacer lo que sea que nos venga a la cabeza, porque no queremos olvidarlo”, dijo Kornick. “Nos decimos a nosotros mismos que solo tomará un segundo, pero luego una cosa lleva a la siguiente”.

La especialista recomienda crear una “lista de cosas brillantes” de tareas fuera de la actividad laboral para mantener el tiempo de trabajo ininterrumpido. Se debe descubrir qué se puede delegar, aplazar o manejar más adelante.

La entrenadora de carrera Anyelis Cordero señaló que hacer malabarismos con múltiples demandas laborales y domésticas es un problema común que agota la energía que enfrentan las personas mientras trabajan de forma remota durante la pandemia. Por eso recomienda trabajar en tiempos determinados, libres de distracciones.

“Hago más cosas en sprints de trabajo enfocados de 90 minutos que en tres horas de multitarea sin sentido”, aseguró.

3. Abrir demasiadas pestañas del navegador de Internet

Se suelen acumular pestañas hasta que el navegador web resulta inentendible. Cada pestaña del navegador puede representar una atracción más para nuestra atención.

Adam Stiles, quien inventó las pestañas del navegador, explicó anteriormente a HuffPost que hay personas que no pueden manejar la libertad que da tener pestañas ilimitadas: “La invención le da libertad a la gente. Quizás le da a algunas personas demasiada libertad”, subrayó.

Entonces, la recomendación es que, si se encuentra que 20 pestañas abiertas es muy estresantes y distraen, se debe usar organizadores de pestañas como One Tab que convierte todas sus pestañas en una lista, o administradores de fondo como Tab Auto Close y Tab Wrangler que cierran automáticamente las pestañas después de demasiada inactividad.

4. Consultar impulsivamente Slack y otras plataformas de chat de trabajo

Revisar sus chats de trabajo a lo largo del día es normal, pero si una persona se encuentra actualizando compulsivamente o revisando los chats y respondiendo de inmediato a cada mensaje que recibe, es posible que esté atrapado en un hábito sin sentido común.

Al igual que los mensajes de texto, se desarrolla un impulso para ver las actualizaciones entrantes, y ese hábito repetido puede interrumpir el enfoque en las cosas importantes, así como causar confusión.

Cuando se adquiere el hábito de responder de inmediato a las notificaciones de Slacks, también se puede estar enviando el mensaje de que uno es alguien que dejará todo para manejar la solicitud o las emergencias de otra personas, creando más trabajo para uno mismo.

Sin querer se podría estar diciendo que el chat es la mejor forma de generar respuestas inmediatas y de que ya no tiene sentido usar con uno el correo electrónico.

Para romper este hábito es bueno establecer límites con los compañeros de equipo para que sepan cuándo no se puede interrumpir. Si la empresa usa Slack, se debe intentar actualizar manualmente el estado a “ausente”.

5. Comenzar a resolver problemas de inmediato, antes de determinar si realmente son problemas para resolver rápidamente

Tanya Menon, profesora de administración en la Universidad Estatal de Ohio que investiga las pérdidas de tiempo en el trabajo, dijo que las personas que se ven a sí mismas como expertas pueden sumergirse impulsivamente en ser solucionadoras de problemas. Toman decisiones basadas en lo que saben, lo que les impide dar un paso atrás para verificar primero si abordar un problema es la mejor forma de usar su tiempo y recursos.

Su recomendación es no buscar soluciones de inmediato. Primero, uno se debe preguntar si resolverlo es nuestro rol y aceptar las preguntas. Menon dijo que un ejercicio que les da a los estudiantes consiste en pedirles que hagan una lluvia de ideas solo con preguntas sobre un problema, para que estén “involucrados en el proceso de encontrar el problema” en lugar de saltar para encontrar respuestas.

6. Asumir que se tiene la razón

Norma Reyes, una asesora profesional que trabaja con mujeres para ayudarlas a obtener claridad sobre sus próximos movimientos profesionales, dijo que un hábito sin sentido que ve repetir a los profesionales es cuando creen que han dominado una parte de sus trabajos y se quedan estancados en una “mentalidad fija”. en el que se vuelven más resistentes al cambio en el trabajo y gastan su tiempo y energía para combatirlo.

“Esto puede ser tal vez simplemente criticar los cambios, tal vez incluso animar a la gente en contra de los cambios, en lugar de ver que el cambio es necesario por una razón diferente”, dijo Reyes.

7. Programar reuniones innecesarias

De los trabajadores encuestados por el sitio Salary.com en 2012, el 47% dijo que “demasiadas reuniones” era su principal distracción en el lugar de trabajo. Si tiene voz en cómo se manejan las reuniones de su empresa, pregúntese por qué las está teniendo y solicite comentarios regulares de los asistentes sobre la duración y la utilidad.

El investigador de reuniones Steven G. Rogelberg dijo al respecto: “Una de las cosas que defiendo es que un líder pueda pensar en su agenda no necesariamente como temas, sino como preguntas que deben responderse”.

Cuando las reuniones son principalmente para distribuir información, sugiere utilizar otras formas de comunicación.

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