Estas son las claves para hacer rendir el tiempo en la vida personal y laboral, según un experto español

“No tengo tiempo” debe estar entre las frases más usadas en la vida de las personas adultas durante su etapa laboral, que siempre coincide con la formación de una familia y el cuidado de los hijos, para aquellos que eligen ese camino.

Conseguir tiempo extra es una de las cosas más difíciles de lograr tanto para realizar una actividad personal, como para conseguir minutos de calidad durante las horas laborales, que muchas veces se desperdician con interrupciones innecesarias, reuniones que podrían reemplazarse con un mensaje y tareas vacías de contenido que pueden eliminarse. ¿Cuántas veces somos más productivos cuando la oficina ha quedado vacía?

Una mejor administración del tiempo para pasar más con la familia, dedicarse a un hobby, hacer actividad física o conversar con los amigos, lo mismo que para ser más eficaz y productivo en el ámbito laboral se logra con el cambio de los malos hábitos.

“No existen los ladrones del tiempo. Usamos esa expresión de ladrón del tiempo para quitarnos un poco la culpa de encima, pero soy yo quien decide distraerse”, dice Berto Pena, formador de Productividad y Gestión Personal, en un diálogo por Zoom con Infobae desde España.

Luego de haberse desempeñado en varias compañías, una de ellas una multinacional donde ocupó un elevado cargo directivo, desde hace más de 15 años, Pena enseña a modificar hábitos, para permitir a las empresas, directivos y equipos organizarse mejor, optimizar su rendimiento, y mejorar sus resultados trabajando de forma inteligente con menos estrés.

Uno de sus secretos, lo que él llama su “palabra mágica”, es “menos”. “Estamos programados para más es mejor, cuando en gestión del tiempo y de hábitos, normalmente, menos es mejor porque me ayuda a concentrar esfuerzos”. “No es tan fácil cambiar”, admite, pero “si algo nos han enseñado los últimos años (de pandemia) es que necesitamos cambiar los hábitos en el estudio, en el trabajo, en casa, pues las personas, llega un punto, en que necesitan ese gran cambio o porque las circunstancias le llevan a decir ‘necesito hacer las cosas diferente’”, explica.

En definitiva, son los hábitos los que “definen a una persona, a un profesional, nuestra manera de vivir, nuestra forma de aprovechar el tiempo, nuestra capacidad para conseguir resultados” y serán los que “me van a impulsar, me van a llevar más allá de donde por mismo, por mi misma, puedo llegar”, remarca.

Pena resume ante este medio cuáles son las claves y acciones concretas de un cambio de hábitos para poder aprovechar mejor el tiempo, que desarrolló en su último libro, Súper-hábitos. “Después de 20 años peleando con mis hábitos y ayudando a otras personas a construir los suyos, me pareció una buena idea volcar mi experiencia sobre cómo construir hábitos y sobre todo que sean duraderos, que no se caigan al poco tiempo”.

Luego, detalló los pasos que, según su método, deben seguir los líderes de las organizaciones para optimizar las horas laborales, evitando lo que en inglés se conoce como “fake work” (trabajo falso) o, simplemente, la pérdida de tiempo en cuestiones que no son esenciales para sacar las tareas adelante.

El siguiente son los puntos principales del diálogo que Berto Pena mantuvo con Infobae:

—¿Cuál es el método que desarrolló para producir un cambio de hábitos que permite optimizar el tiempo?

Primero, para cambiar y tener unos hábitos duraderos hay que tener motivos. No motivación, sino motivos claros y que sean propios. Muchas veces la falsa motivación genera hábitos pasajeros. Tener motivos verdaderos para ese cambio.

En segundo lugar, tener claro cómo lo voy a hacer. Una cosa es el deseo y otra las acciones concretas. Las personas estamos programadas para desear: ‘Necesito encontrar tiempo, quiero estar más en forma, tengo que organizarme mejor’. Esos son deseos, no son acciones. La clave para comenzar a convertir deseos en acciones es traducirlos a detalles pequeños del día a día.

En tercer lugar la repetición, el hábito cala dentro de uno, de una, en el día a día, cuanto más se repite. Yo tengo una frase que dice ‘repite, repite y repite y, cuando creas que has repetido, repite, repite y repite’. Es una manera de decir paciencia. A veces uno dice, ya está, ya lo tengo y las raíces no son los suficientemente fuertes y se cae, lo voy dejando.

Y en cuarto lugar, eliminar los obstáculos que ese hábito nuevo puede encontrar. Por ejemplo, si yo quiero desarrollar el hábito de hacer ejercicio o aprovechar la primera hora del día para ser más productivo, pero primero no me centro en las distracciones, malos hábitos o malas rutinas que tenía antes, no las elimino, van a estar ahí en el camino y me van a disuadir o me van a desviar o me van a decir ‘Berto hoy no es buen día, mañana podrás hacerlo mejor’. Hay que desactivar esos obstáculos, esas fricciones que son lo que muchas veces nos separan del hábito. No nos falta motivo muchas veces, pero nos falta esa pizca de método.

El problema es que vivimos en una sociedad —hablo en general— muy impaciente, donde priman las prisas, nos encantan los atajos. Esperar dos minutos y, si una aplicación no carga nos desesperamos, si enviamos un mensaje y no nos contestan al instante, nos ponemos nerviosos, y eso va en contra de la creación de hábitos que implica paciencia, pausa, repetición y recorrido. Por eso los motivos, tener motivos de verdad es tan importante. Sin motivos de verdad la impaciencia puede con el hábito.

—Usted dice que tener menos actividades hace que seamos más productivos. ¿Cómo lo explica?

Muchas veces nuestras agendas están saturadas. Parece que proponernos más, significa conseguir más. Apuntarme a más cosas, suscribirme a más cosas, consumir más información. Yo en la vida, no es que he hecho grandes cosas, pero de algunas estoy orgulloso, y siempre que he conseguido algo fue cuando me he concentrado en esta palabra que para mi es mágica que es ‘menos’.

Las personas tenemos una alta capacidad de diluirnos, de perder foco, cuanto más difícil sea el objetivo que te propones, a más ruido de fondo, me voy a diluir con mayor facilidad. Entonces las cosas que siempre he propuesto porque he empezado por mi es empezar a reducir, limitar, a decir no a algunas cosas. Decir no, es limitar y, sobre todo, tener claro qué quiero. Porque muchas veces confundimos deseos con prioridades y un interés no es una prioridad.

Estamos programados para más es mejor, cuando en gestión del tiempo, en gestión de hábitos, normalmente, menos es mejor porque me ayuda a concentrar esfuerzos. Si falla algo y tengo pocas cosas en marcha puedo dar con la solución o con la causa con mayor facilidad. Si tengo un montón de cosas en marcha y falla algo me será más difícil encontrar el error.

—¿Cómo es posible reducir esas actividades, ocupaciones o distracciones?

Yo en los últimos años he ido reduciendo lo que llamo la dieta de la información, tenemos mucha grasa digital, por decirlo así, tenemos demasiadas suscripciones, demasiados canales, demasiados mensajes y demasiadas notificaciones. Estoy generalizando, ya que no todas las personas somos iguales. Esa hiperconectividad y saturación de estímulos, muchas veces hace que no atendamos a lo que tenemos delante, que puede ser un familiar, o un cliente, o un libro. Estamos ultra estimulados, por muchas cosas que nosotros mismos elegimos. No existen los ladrones del tiempo. Ladrón del tiempo soy yo, que decido abrir Youtube. Usamos esa expresión de ladrón del tiempo para quitarnos un poco la culpa de encima, pero soy yo quien decide distraerse.

—A veces la demanda de sumar actividades vienen del propio ámbito laboral o familiar

Sin dudas, incluso en la parte familiar siempre va haber una serie de cosas sobre las que nunca vamos a poder decidir, otros deciden por nosotros o bien las circunstancias y eso hay que asumirlo, hay que actuar hasta donde podamos, tampoco preocuparnos ni desesperarnos, ni siquiera, desgastarnos demasiado en esas cosas que no podemos cambiar, si la organización o la empresa tiene unas pautas y hay que seguirlas. Pero hay a la vez muchas cosas en las que sí nos podemos concentrar. Lo que he visto en mi a lo largo de estos años que que, como hay muchas cosas que no puedo cambiar porque no dependen de mi ya no actúo sobre las que sí puedo cambiar.

—Y, finalmente, ¿cuáles son las claves que les da a los líderes para ser más productivos dentro de las organizaciones?

Es difícil de contestar porque cada equipo es diferente, pero he visto por mis propios equipos y por otros lo suficiente como para decir 4 puntos clave de la productividad en equipo, especialmente hablando de liderazgo:

El primero sería identificar o eliminar las actividades que no aporta, las tareas vacías, lo que en inglés se llama el fake work, que yo llamo trabajo basura. Muchas veces en las organizaciones hacemos trabajos que no aportan, que son procedimientos, o presentaciones para una reunión que es trabajo vacío completamente. A veces lo hacemos por inercia, a veces porque siempre se ha hecho así, a veces porque lo decide alguien que no tiene mucho criterio, pero es más habitual de lo que parece. Dirigir y orientar a mi equipo para que haga trabajo de calidad.

Segundo punto clave: las interrupciones. En el trabajo tenemos mucho tiempo, aunque parezca que no, lo que no tenemos es tiempo de calidad. Entre reuniones, interrupciones y mis distracciones. Las interrupciones vienen de los demás, las distracciones son mi culpa, entre todo eso, cada vez tenemos menos tiempo efectivo de trabajo. Ahora no dirijo equipos, pero si tuviera que dirigir equipos ahora mismo, lo primero que haría sería ver cuánto tiempo efectivo tiene. No quiero que mi equipo trabaje más, me interesa que trabaje mejor, elevar la calidad, el bienestar y una de las cosas que tengo que hacer como líder es propiciar o proveerles de tiempo de calidad.

Parece mentira, pero la oficina o la empresa se está convirtiendo en uno de los peores sitios para trabajar. Generalizo, no todos los centros de trabajo son iguales, pero en mi empresa, yo dirigí equipos durante 22 años, cometí el enorme error de confundir esto: trabajo en equipo con ‘te interrumpo cuando me da la gana’ y eso es un error tremendo porque si hacemos eso solo voy a poder trabajar de verdad cuando todos se van.

En tercer lugar las reuniones. Hay un exceso de reuniones, parece que para cualquier cosa se convoca a una reunión y en las reuniones no se trabaja, se habla de trabajo. Esto es algo que aprendí tarde, desafortunadamente en mi carrera profesional he perpetrado muchas reuniones, digo perpetrado porque eran un crimen. Convocar a reuniones es gratis, pero tenerlas, si se hacen mal, le pueden salir muy caro a la empresa. Entonces, muchas veces no se preparan, se convocan alegremente, sin motivo, se hacen convocatorias indiscriminadas, con un montón de personas, etc.

En cuarto lugar: El correo. El correo es una herramienta que está con nosotros y estará con nosotros el resto de nuestra vida profesional. En equipos, cuidaría dos cosas en torno al correo. Primero: tener hábitos colectivos de correo. Cómo vamos a utilizar internamente el correo en el equipo, para qué cosas lo vamos a utilizar, para qué cosas vamos a utilizar otros canales, cómo vamos a escribirnos, cuáles van a ser los asuntos. Cuando alguien se suma a mi equipo, yo enseguida asumo que sabe utilizar el correo como lo hacemos nosotros, eso es falso. Tenemos que tener hábitos comunes, definir cómo se va a combinar el correo con los otros canales que tenemos: Zoom, Teams, Whatsapp, Slack, el teléfono para llamar. Si no definimos y decidimos eso internamente lo que va a pasar es que unas personas utilizarán un día un canal, otras otro.

Y el segundo detalle que yo cuidaría del correo sería aprender a utilizarlo. Yo llevo haciendo muchos trainings, desde hace muchos años, de Outlook, de Gmail y la mayoría de las personas solo conoce el 30% de las funcionalidades de las aplicaciones. Y por qué nos interesa eso, para ganar tiempo, para acelerar, para que mi flujo de trabajo sea más rápido, más cómodo, más eficiente para hacerlo antes y mejor. Porque el correo no es mi trabajo, entonces lo que me interesa a mi del correo es entrar y salir lo antes posible para poder hacer mi trabajo de verdad.

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