Tips para dejar mensajes de voz con estilo recomendados por especialistas en etiqueta

La contestadora automática es una herramienta muy útil para agilizar la atención a clientes de una empresa o simplemente notificar a un conocido que no te encuentras disponible por el momento.

Aunque parezca sorprendente, esta máquinas son un invento muy antiguo y trascendente en la historia de las telecomunicaciones, el primer artefacto patentado referente a grabar llamadas fue el “Ipsophon” de origen suizo lanzado en 1936, que venía con altavoz para llamar y escuchar las grabaciones. El problema era que tenía el tamaño de una lavadora de la actualidad.

El lanzamiento de un contestador automático protagonizó grandes discusiones entre los gobiernos de diferentes países y las compañías telefónicas de esos años que se negaban a la libre comercialización del producto.

Aquí te presentamos algunas recomendaciones para mejorar tu imagen personal al utilizar las grabaciones según el sitio especializado en reglas de etiqueta protocolo.org.

No es lo mismo dejar un mensaje grabado para familiares y amigos que para los potenciales clientes de tu empresa, por eso es importante identificar la formalidad con la cual referirnos a la persona que llamamos.

Si llamamos al celular, por ejemplo, de un amigo o familiar, bastará con dejar el recado, el nombre de quien lo deja y el número de teléfono al que devolver la llamada, es importante recordar que es una falta de cortesía no devolver las llamadas.

Por otro lado, si hemos llamado a una empresa, además de los datos de contacto, debemos dejar el motivo o la razón por la que hemos llamado. Dejar un recado en un contestador, no quiere dejar un extenso relato. De hecho, la mayoría de los contestadores tienen un tiempo limitado de grabación.

Es bastante común que al no contestar la llamada, olvidemos datos importantes que necesitamos proporcionar en el mensaje grabado, algunos de los datos que debes proporcionar en llamadas empresariales son: nuestro nombre, cargo, empresa, a quién va dirigido el mensaje, motivo del mensaje (pedido o reclamación), dejar nuestro número de teléfono de contacto.

Al igual que cuando llamas, es importante ser bastante breve y claro al grabar la contestación que escuchará quien te llame y no puedas responderle por el momento.

La frase más común de un contestador automático es “les habla el contestador automático de... nombre de empresa... deje su mensaje y su teléfono de referencia tras escuchar el tono siguiente…beep”.

Es evidente que todos preferimos ser atendidos por una persona antes que por una voz grabada, sin embargo, es posible mejorar la experiencia del usuario que nos llama si programamos una respuesta más personalizada.

En el caso de llamadas personales es recomendable registrar distintos audios de respuesta dependiendo del contacto que te llame, esto generará mejor impresión al asimilarse a una conversación específica.

Asimismo, en los enlaces telefónicos empresariales, es buena idea agregar un menú de opciones, donde el cliente pueda recibir la información que necesita de forma más específica luego de marcar un número en su teléfono o celular.

No debemos utilizar el contestador automático como escudo. Es decir, para evitar hablar con determinadas personas. Sólo lo deberíamos dejar responder al contestador automático o al buzón de voz cuando no podamos atender la llamada por estar ocupados o bien porque la llamada se ha hecho fuera de un horario comercial o poco adecuado.

La recomendación de tiempo estimado de un buzón de voz es de 12 a 15 segundos.