Cuál es la regla 10/20/30 y cómo usarla para mejorar tus presentaciones con diapositivas

Realizar una presentación para algún grupo de personas -- ya sea un grupo estudiantil o de trabajo-- suele ser una tarea estresante en la que usualmente es difícil poner claridad para saber qué información clave incluir en las diapositivas, provocando que las mismas estén saturadas de información y, como una reacción en cadena, el orador divagará sobre el tema y los presentes tampoco puedan leer los datos por el complicado tamaño de fuente.

Ante esta problemática, es indispensable realizar presentaciones concisas sin necesidad de utilizar una herramienta nueva, pues no se trata de más o mejores transiciones entre placas, sino en ofrecer al público que escuchará y verá la presentación un contenido de calidad. Desde Powerpoint hasta plataformas más elevadas para hacer diapositivas (como Prezi o Canva), esta técnica es aplicable en muchos casos.

Si bien existen varias técnicas que pueden seguirse para ser concreto en la exposición, una de las más conocidas y recomendadas es la regla 10/20/30.

Guy Kawasaki, un reconocido especialista y emprendedor de las nuevas tecnologías y marketing, responsable de evangelizador de Macintosh (Apple) a mediados de los 80, fue quien dio orden a las ideas e inventó este método para presentaciones. Actualmente dirige Garage Technology Ventures, empresa de capital riesgo de Estados Unidos.

Fue en la década de los 2010 que Kawasaki explicó la regla del 10/20/30 para realizar presentaciones atractivas y eficientes. Cuando habló sobre su idea, comentó que quería resolver un problema que se le presentaba cotidianamente, pues a diario debía escuchar presentaciones (una tras otra) en las que había cientos de diapositivas y muchísima información, lo que provocaba que dejara de poner atención.

Este método empleado sobre todo en PowerPoint es una colección de tres principios a seguir en las exposiciones digitales. Básicamente, la regla 10/20/30 consiste en hacer presentaciones en 10 diapositivas que se expongan en no más de 20 minutos y en las que se utilice fuente de 30 puntos.

Esta pauta se aplica para diferentes tipos de presentaciones que van desde el ámbito escolar (en cualquier nivel educativo, aplicable para maestros y estudiantes) hasta la búsqueda de financiamiento o capital, ventas o proyectos.

Aunque en un principio la regla puede parecer demasiado restrictiva, resulta muy útil para no perder el interés de las personas, para que el tema que se presente sea claro, así como para superar el conflicto de atención de la actualidad, con el que es más complejo retener a la audiencia por periodos prolongados de tiempo.

A continuación, se tocará a mayor profundidad cada parte de esta técnica de presentaciones en diapositivas:

Kawasaki sostiene que una persona típica sólo puede comprender 10 conceptos de una sola vez, por ello solo deben colocarse 10 diapositivas totales para que cada una de ellas tenga un propósito específico y puedan transmitir una idea específica. De esta manera también se priorizarán los mensajes clave y no se abrumará al público con mucha información, que quizá sea inútil.

Aunque él lo presentó para empresarios presentadores de negocios, el principio de Kawazaki puede adaptarse a otros ámbitos. Con ello en mente, los siguientes puntos son los indispensables para anotar en ls 10 diapositivas.

1. Título: incluye el nombre de la empresa (o del tema a presentar), el nombre del presentador, contactos (o datos indispensables, ya se escolares o laborales)
2. Problema/Oportunidad: destaca los puntos débiles o las necesidades insatisfechas de los clientes que pretende resolver. Si no se habla de un ámbito empresarial, este punto refiere al tema que se presentará de forma inicial, ya sea un problema científico, una presentación histórica o de literatura.
3. Propuesta de valor: articula el valor o los beneficios de su producto o servicio. Para otras áreas, aquí se presenta una hipótesis, es decir, cómo se resuelve la problemática.
4. Magia subyacente: explica la tecnología clave que se incluye en sus ofertas de productos o servicios. Cuáles son las herramientas que se utilizan para avanzar en la resolución del problema
5. Modelo de negocio: describe cómo planea generar ingresos. Se expone la metodología con la cual se resuelve el problema.
6. Plan de comercialización: describe su estrategia para llevar su producto o servicio al mercado, por ejemplo, plan de marketing y ventas. Cuál será la manera o el método en el que se avanza en el problema.
7. Análisis competitivo: explica cómo está posicionada su empresa para competir y capturar participación de mercado. Qué otras formas de resolución al problema se han presentado, y qué debilidades se encuentran en ellas que han hecho que no funcionen.
8. Equipo de gestión: destaca las habilidades, la experiencia y los conocimientos de su equipo de gestión que impulsarán el éxito de su negocio, producto, etc.
9. Proyecciones financieras y métricas clave: resalta la viabilidad financiera y la rentabilidad potencial de su empresa. Si bien en un ámbito escolar no hay un equivalente a proyecciones financieras, se puede hablar sobre análisis clave de cómo avanzará el proyecto estudiantil en un futuro.
10. Estado actual, logros hasta la fecha, cronograma y uso de fondos: proporciona una descripción general del estado actual de su negocio, cualquier logro o hito alcanzado hasta la fecha, el cronograma para hitos futuros y cómo planea utilizar los fondos que busca.

Es importante recordar que estos puntos son adaptables sobre cómo se utilicen sobre el contenido de cada punto, siempre y cuando se respeten los otros dos principios.

Guy Kawasaki considera que sólo deben tenerse 20 minutos para presentar las 10 diapositivas, pues este es el tiempo necesario antes de que la atención de la audiencia comience a disminuir. Él cree que es lo suficientemente largo para transmitir un mensaje significativo pero lo suficientemente corto para retener una buena atención y escucha activa del público.

De hecho, el principio de los 20 minutos se aplica en la mayoría de las TED Talks, así como en diversas series y comedias como La Teoría del Big Bang, Malcom el de en medio, y que de hecho es más notorio en episodios de caricaturas para públicos infantiles (que duran entre 15 y 25 minutos).

Si bien es posible realizar presentaciones más largas, estas pueden ser más difíciles de mantener la participación y la atención de la audiencia.

Finalmente, el emprendedor e inversionista habla sobre el tamaño de fuente que pueden usar los presentadores: la letra debe ser de 30 puntos para todo el texto de sus diapositivas, incluidos títulos, encabezados y texto del cuerpo.

Aunque puede parecer una regla extraña, esta puntuación en el tipo de letra que se utiliza permite que no se sobresaturen las diapositivas con una fuente más pequeña que hará que no sea legible. De no seguirse este punto se puede desviar la atención de la audiencia, pues intentarán leer toda la presentación y ya no escucharán la ponencia, o simplemente será difícil de seguir y se abrumará al público.

Al utilizar un tamaño de fuente más grande, debes incluir solo los puntos clave de las diapositivas de la presentación. Al aplicar esta regla, también garantiza que el contenido será comprensible para personas con discapacidad visual, por ejemplo.

Los presentadores a menudo se preguntan si vale la pena aplicar un nuevo marco para el diseño y la realización de sus presentaciones. La realidad es que la regla 20/10/30 de las presentaciones de PowerPoint es uno de los métodos más efectivos para desarrollar sus habilidades de presentación . En la siguiente lista, exponemos los principales beneficios de este marco para los presentadores.

Con un número limitado de diapositivas y un límite de tiempo estricto, el 20/10/30 permite elegir el contenido más relevante y eliminar la información innecesaria con cuidado. Al mismo tiempo se garantiza que el mensaje clave sea claro y memorable.

Los presentadores estarán más centrados en transmitir un mensaje claro en lugar de saturar a la audiencia con imágenes llamativas. Con menos diapositivas y una duración más corta, es más probable que se mantenga la atención. Esto también permite responder preguntas de la audiencia, lo que conduce a una mejor interacción y una reunión productiva.

Una presentación concisa y centrada aumenta significativamente las posibilidades de éxito, ya sea para obtener una buena calificación o para cerrar algún negocio. La brevedad permite una comunicación eficaz, así como abordar posibles inquietudes, lo que a su vez hace que la presentación sea más persuasiva y memorable.