Cuatro herramientas de gestión de proyectos para instituciones educativas

El 2020 fue difícil, sin lugar a dudas. Incertidumbre, distancias, miedos pero también muchas enseñanzas. Para muchos implicó la incorporación de nuevos hábitos de higiene, de alimentación y hasta de descanso. También, en muchos casos, puso en jaque la administración del tiempo o la organización laboral de quienes tenían como norma la presencialidad.

En este sentido, muchas instituciones se vieron en la necesidad de utilizar nuevas herramientas para cubrir la comunicación con estudiantes y padres. Pero, ¿qué pasa con la comunicación y organización interna del colegio? Las escuelas han tenido un enorme desafío para lograr no solamente la continuidad de la educación de sus alumnos, sino también la comunicación entre su cuerpo docente.

La modalidad combinada entre virtualidad y presencialidad seguirá siendo norma por tiempo aún indeterminado, y esta indefinición puede generar vacíos comunicacionales o desinformación. Emerge el desafío de mantener viva la comunicación interna entre el equipo docente y los directivos de manera transparente y ordenada. La visibilidad de los proyectos más allá de un mensaje de Whatsapp o un mail, y la posibilidad de que la información esté disponible de manera coordinada y actualizada ayuda a mantener vínculos de trabajo sinérgicos y consistentes.

Si bien, en general, no se asocia a las instituciones educativas con herramientas on line de gestión de proyectos o comunicaciones, pueden ayudar mucho en el día a día. ¡Y tienen versiones gratuitas!

Para comunicarnos mejor:

- Slack: Nos da la posibilidad de crear ambientes de trabajo e incluir a nuestro equipo, así como también crear grupos específicos para ocasiones particulares. El espacio de trabajo de un colegio puede tener un grupo donde se encuentre todo el equipo docente, pero también una división de grupos por área de enseñanza y conversar sobre temas particulares.

Su versión gratuita es tan poderosa que permite descargarla en el celular y en el escritorio de la pc, enviar archivos y destacarlos como importantes, realizar videollamadas, enviar mensajes directos o mantener una conversación con varios integrantes.

También permite la conexión con otras herramientas de uso gratuito, como, por ejemplo, Polly, para crear encuestas, o Trello.

¿El departamento de Inglés necesita compartir ideas y no encuentran un horario para reunirse? Creando un grupo de Slack pueden compartir ideas, archivos, videos o incluso gifs de manera asincrónica.

- Miro: En Miro encontramos un lienzo en blanco para trabajar ideas, proyectos o simplemente dejar allí plasmados pensamientos o necesidades. Permite crear diferentes cuadros, añadir imágenes, comentarios, y hasta plantillas para no comenzar de cero con un diseño particular.

Es ideal para utilizar en una jornada de trabajo colaborativo. Los resultados del trabajo pueden exportarse como imagen, y también puede utilizarse en modo presentación.

Para organizar mejor nuestras tareas:

- Trello: Con un diseño amigable y muy intuitivo, Trello nos permite organizar un panel con las columnas que nos sean necesarias. Un ejemplo podría ser: Tareas pendientes, tareas en curso, tareas realizadas. Se pueden agregar actividades en formato de tarjetas, que también permiten sumar como miembros a otros usuarios, añadir archivos o links, o incluso fecha de vencimiento.

Lo más poderoso de Trello es que su versión gratuita permite muchísimas automatizaciones siguiendo la lógica If/Then (si sucede esto, entonces sucede lo otro). Se conecta con Slack, lo que permite generar una tarea desde aquí sin necesidad de abrir el panel.

-Monday: Su interfaz es muy atractiva y clara. Permite incluir tareas, responsables, status, archivos y establecer prioridades. Es un gran aliado a la hora de mantener actualizada nuestra carga de trabajo, pendientes, y también analizar qué hemos hecho en la semana. Su lógica aplicada a las instituciones educativas podría transparentar y clarificar los pasos a tomar para cumplir algunas tareas que, en el contexto actual, pueden demandar el análisis de muchas más variables que antes.

Estas son apenas cuatro de las muchas aplicaciones similares disponibles y tienen versiones gratuitas para aprovechar. Existe un universo de opciones para explorar, sólo debemos mantener la flexibilidad de entender que la tecnología puede alivianar las cargas y optimizar procesos sin importar el ámbito en que la apliquemos.

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