En la mayoría de oficinas la comunicación por correo electrónico domina las relaciones laborales. El trabajo se gestiona a través de emails y los conflictos se solucionan en interminables hilos. Numerosos expertos en management piensan que, por lo general, recibimos y enviamos demasiados correos, y esto acaba por minar la productividad, pero lo cierto es que, si queremos destacar en nuestra empresa, tendremos que adaptarnos a esta forma habitual de trabajar.
Son instantáneos, fáciles e ideales para llegar a cualquier persona, esté donde esté. El problema es que a menudo no los usamos de la manera más eficiente posible. Solemos esperar respuestas instantáneas, escribimos mensajes largos que a veces confunden al lector o enviamos ráfagas de correos que los usuarios nunca llegarán a leer.
“El correo electrónico se utiliza internamente, para las comunicaciones con los clientes y los proveedores, para las discusiones que requieren registros escritos (es decir, un rastro de papel) y es fundamental en muchas otras funciones. Un buen manejo del correo electrónico puede transformar la vida profesional de las personas”, aseveró en diálogo con la empresa de software con sede en Australia Atlassian, Ellen Jovin, consultora de comunicación ejecutiva y autora de Rebel with a Clause: Tales and Tips from a Roving Grammarian.
5 consejos para mandar correos electrónicos más eficientes
1. Ser breve y claro
Los mensajes largos y enmarañados toman mucho tiempo para escribirse y para leerse. Por eso se recomienda ser conciso; incluir sólo los detalles más importantes e ir al grano. Si una discusión más profunda es necesaria, programar una llamada telefónica en lugar de intercambiar mensajes largos suele ser más eficaz.
“En el trabajo, intento facilitar la vida de los demás. Eso significa brevedad y sencillez. También significa no causar un trabajo innecesario a los demás. Reenviar un largo diálogo por correo electrónico con un ‘¿Qué te parece?’ al principio es un ejemplo de creación de trabajo innecesario”, resaltó la especialista.
Un buen correo electrónico debe ser breve, conciso, entenderse con una sola leída y requerir de unos pocos minutos de lectura. No hay unas reglas concretas para llevar esto a cabo, la práctica es la clave, y reescribir tus mensajes también te ayudarán a perfilar y mejorar tus correos electrónicos.
2. Establecer plazos claros y concretos
Si estás enviando una tarea o una solicitud de información, no termines con un simple “Aguardo su respuesta”. Dejar en claro para qué hora y día precisamos la respuesta, y escribir el plazo concreto: “Le ruego que envíe su respuesta hasta el próximo jueves 10 de junio”, suele funcionar.
Independientemente de si el email es formal o no, todos los correos electrónicos necesitan una despedida. Esto indica profesionalismo por nuestra parte y tampoco es necesario que sea muy elaborado. Con un “Saludos cordiales” o “Atentamente” basta.
3. Cuidar de la ortografía y gramática
Con el correo electrónico se suele escribir más que antes y, por tanto, es importante cuidar la forma y el estilo: en muchas ocasiones es la primera imagen que damos de nosotros mismos hacia los demás. Por muy bueno que se sea en el desempeño del trabajo, un correo electrónico con faltas de ortografía, un uso innecesario de mayúsculas, una gramática o sintaxis incorrectas o un léxico pobre pueden desgastar la buena imagen que el trabajo proporciona.
Los mensajes con errores de ortografía y gramática te harán parecer poco profesional y reducirán la eficiencia de la comunicación. Por eso es clave revisar bien los mensajes antes de enviarlos, y utilizar herramientas de verificación ortográfica y gramatical. También es conveniente recordar que lo importante, cuando enviamos un correo electrónico, es que se lea y se comprenda el mensaje.
4. Pensar y leer antes de escribir
En nuestro apuro por responder todos los mensajes lo antes posible, podemos dejar de leerlos completamente y saltarnos información crítica. Esto podría originar más mensajes para aclarar la información omitida o mal interpretada. Antes de enviar una respuesta, es importante asegurarse de leer completamente y de haber comprendido el mensaje original. Si algo no quedó claro, es aconsejable pedir explicaciones para evitar más confusión.
5. Un asunto directo
La línea del asunto debe ser un resumen del contenido del mensaje. El destinatario debe saber inmediatamente, de un vistazo, el contenido del mensaje o de que se trata, por ejemplo, “Seguimiento de la reunión del vienes 18 de enero”.
“Con el tiempo, el uso del correo electrónico ha cambiado significativamente y han surgido nuevas tendencias. Ahora los correos electrónicos se leen en dispositivos móviles más que en computadoras, por lo que el diseño de cada mensaje es más importante que nunca”, explicó a Infobae Daniel Colombo, facilitador y Master Coach Ejecutivo especializado en alta gerencia, profesionales y equipos; y autor de 31 libros.
Y concluyó: “La clave del éxito es garantizar que tus correos electrónicos sean atractivos, relevantes, bien diseñados, fáciles de leer y entregados a los destinatarios apropiados -ni más ni menos-, en el momento oportuno”.
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