Por qué el desorden impide ser más productivo y cómo solucionarlo

Muchos estudios han demostrado qué prácticas aumentan sustancialmente la productividad, mientras que otras dificultan más el cumplimiento de las metas. Para estudiar estos aspectos existe algo que se llama “ciencia de la productividad”.

Es una actividad en la que se interesan, por su puesto, en forma especial, empresarios, directivos y líderes de equipos en general, que siempre están buscando formas de ser más productivos, es decir, hacer más cosas en menos tiempo o, al menos, aprovechar mejor el tiempo que se dedica a las actividades laborales.

Existen aplicaciones muy eficientes para optimizar el tiempo como por ejemplo las que utilizan gps para hallar el camino más rápido para llegar, tanto al lugar de trabajo como a otro que uno desee alcanzar, o administradores de documentos en línea y del correo electrónico que hacen más dinámica las tareas cotidianas.

Pero la mejora de los hábitos suelen ser los optimizadores del tiempo más efectivos. Uno podría ser acostumbrarse a no posponer la alarma del despertador. Conocer nuestras debilidades ayuda a modificar costumbres poco productivas y que, muchas veces, generan frustración.

Hay quienes encuentran muy efectivo usar el temporizador para limitar el tiempo o intentar acelerar una actividad, pero esto no hace más rápido nuestro cerebro. Y, como dice el experto en márketing de pequeñas empresas John Jantsch a veces nos engañamos pensando que estar ocupado es lo mismo que ser productivo.

“Creo que muchos empresarios caen en la trampa de estar ocupados y llamarlo productivo. Ocupado es realmente fácil; productivo es realmente difícil. Ocupado está revisando el correo electrónico, leyendo Facebook y escuchando podcasts. Ahora, algo de eso en realidad puede inducir a la productividad, pero la productividad real es probablemente más como centrarse en relaciones estratégicas importantes, terminar ese nuevo producto o completar la propuesta para ese nuevo cliente”, afirmó el experto.

Uno de los más importantes activos para la productividad fue señalado desde la psicología. Investigadores han detectado que, entre los factores que atentan contra la productividad se destaca uno: el desorden. Tanto del entorno, como mental.

Científicos del Instituto de Neurociencia de la Universidad de Princeton publicaron en 2011 un artículo en The Journal of Neuroscience en el que desarrollaron los resultados de su investigación en torno de tener una vida organizada o desordenada.

Los especialistas detectaron que tener en el campo visual “múltiples estímulos compiten por la representación neuronal suprimiendo mutuamente su actividad evocada a lo largo de la corteza visual, proporcionando un correlato neuronal para la limitada capacidad de procesamiento del sistema visual”.

Los investigadores descubrieron que cuando había demasiadas cosas a la vista, las personas tenían muchas más dificultades para ser productivas. Esto se traduce en niveles más bajos de productividad y aún más desorden. Básicamente, el desorden hacía que las personas perdieran la concentración y el poder de procesamiento del cerebro, incluso cuando estaban acostumbrados a trabajar en un área más desordenada.

Esto hace pensar en los espacios de trabajo donde la computadora se ve rodeada de bolígrafos, papeles, blocs de notas, vasos, tazas de café, comida, papeles sueltos, entre otros elementos apilados o tirados que hacen que el cerebro deba trabajar más durante la jornada laboral cuando necesita concentrarse. Es decir, el escritorio desordenado va en detrimento de la productividad porque quita concentración.

Pero el desorden no tiene por qué ser solo exterior, muchas veces se lleva en la cabeza. Por ejemplo, en ocasiones la listas, información y problemas ocupan inútilmente la atención con pensamientos poco productivos. La especialista en productividad y organización June Saruwatari, autora de Behind the Clutter (Detrás del desorden), explica que el desorden mental es tan malo para la productividad como el desorden físico. Ella advierte que incluso cuando se guarda el desorden físico, en realidad no conduce a ninguna parte: “Si lo pones en un armario y cierras la puerta, todavía lo llevas contigo. Es importante llegar a la causa raíz de ese elemento y no simplemente esconderlo debajo de la alfombra”.

Saruwatari explicó que el desorden mental a menudo se produce cuando eliminas el desorden físico, pero no necesariamente lo solucionas. Esta situación se da habitualmente en los líderes de equipos que realizan múltiples tareas. En ocasiones guardan las notas con los problemas a resolver y ocupan su mente con esto cuando deberían resolverlo para poder quitarlo de la cabeza.

Por esta razón, Saruwatari sugiere crear una lista de tareas cada mañana y priorizarla. Luego, al final de cada día, un momento de reflexión y reorganización de la lista de tareas pendientes. Dado que es imposible hacer todo en un día, es crucial que podamos mantener todo en su propio contenedor mental.

Becky McCray, una destacada experta estadounidense en empresas rurales aseguró que incluso la forma de vestirse ayuda a ser más productivo. “Terminarás más trabajo cuando estés vestido profesionalmente. ¿Por qué? Porque te sientes diferente. Te sientes más profesional cuando estás vestido a juego”, afirmó. Hasta los zapatos que se usan hacen una diferencia, según la especialista. “Si estoy usando zapatos, hago más cosas que si estoy relajado sin zapatos. Raro, ¿eh? Pero funciona”.

La psicología aplicada a la productividad puede ayudar a entender que se puede condicionar al propio cerebro para adquirir mejor concentración y aprovechar el tiempo para ser más productivos. Entonces, ya sea físico o mental (o ambos), la forma en que cada uno se prepara para encarar el día determina qué tan productivo será.

En conclusión, tomar unos minutos adicionales para organizarse física y mentalmente, permitirá recuperar esos minutos, y tal vez más, cuando se logre ser más productivos.

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