Las 12 claves para trabajar de manera más inteligente y rendir mejor en el trabajo, según la ciencia

Tanto si se tiene un trabajo con un horario fijo y un salario mensual como si se dirige un negocio propio, la productividad es un tema que interpela a todos. Incluso para muchos es una lucha cotidiana. En definitiva, al final del día lo que interesará no será tanto cuántas horas se trabaja, en qué momento se lo haga, sino que se realicen las tareas necesarias.

La siguiente es una lista de 12 maneras que la ciencia ha probado que puede aumentarse el rendimiento sin ocupar más horas de las que están estipuladas para cada labor.

1- Hacer un seguimiento del tiempo

Esto permite apreciar cuánto tiempo se dedicó a cada tarea y cuánto tiempo se ha perdido. Esto último en general tiene que ver, por ejemplo, con la cantidad de veces que se mira el teléfono celular, especialmente si se tienen activadas muchas notificaciones.

John Rampton, experto en estrategias de crecimiento, comparó en la revista Entrepreneur un estudio vinculado con la actividad física y la productividad laboral. Recordó una investigación realizada por científicos de la Universidad de Stanford con un grupo de personas a las que se les indicó usar un podómetro para medir sus pasos cuando realizaban caminatas y otro que no. De esa forma comprobaron que los primeros recorrieron al menos una milla adicional por día en promedio y mejoró su nivel general de actividad un 27%.

El especialista señaló que con las tareas laborales ocurre algo similar y recomendó para mediar las tareas usar un cronómetro u hojas de tiempo y, en algunos casos, existen procesos comerciales automatizados que miden el tiempo que se está trabajando en ellos.

2- Descansar cada 90 minutos

Este tiempo, dice el mismo experto, seguirá el mismo ciclo del sueño saludable que implica un cambio entre varios ciclos de 90 minutos de sueño profundo, seguido de un período llamado REM, más ligero y con sueños que son los que, muchas veces, se pueden recordar al despertar.

Hace más de 50 años, el investigador pionero del sueño Nathan Kleitman descubrió algo que denominó “ciclo básico de actividad y descanso”: los períodos de 90 minutos durante la noche en los cuales pasamos progresivamente a través de cinco etapas de sueño, de ligero a profundo, y luego se repite.

Por eso, Rampton no recomienda utilizar los momentos libres haciendo tareas del trabajo como por ejemplo ir respondiendo el correo electrónico u otros mensajes cuando se está viajando rumbo a la oficina, o en un break durante el día.

El organismo humano sigue un ritmo llamado circadiano que implican “cambios físicos, mentales y de comportamiento que siguen un ciclo de aproximadamente 24 horas. Estos responden principalmente a la luz y la oscuridad en el entorno de un organismo”.

Por eso, ir a toda velocidad intentando no parar en las 8 horas o más de la jornada va en contra de este sistema y, en consecuencia, de la productividad porque el cerebro solo puede concentrarse durante 90 a 120 minutos antes de que necesite un descanso.

El especialista sugirió dividir su jornada laboral en tres partes de 90 minutos para ponerse en orden y lograr la máxima productividad.

3- Dormir una siesta

Por supuesto, este punto no es algo que pueda permitirse todo el mundo. Pero algunos estudios, recordó Rampton, indican que dormir 20 minutos durante la tarde logra que las personas sean más productivas.

Una siesta breve permite refrescarse y cargar energías en la mente y el cuerpo. También relajan y bajan el estrés, lo que permite mantenerse más saludable.

Por ejemplo, las empresas Google, Pfizer, Proctor & Gamble y Saatchi & Saatchi sumaron hace algunos años espacios llamados Energy Pods o Sleep Pods en sus oficinas.

4- Trabajar durante el día

Una investigación del programa de neurociencia de Northwestern University en Chicago halló que las personas son más productivas si trabajan con luz natural, que aquellos que completan sus tareas en lugares cerrados.

El estudio, publicado en Psychology Today, analizó a dos grupos de trabajadores, uno con turno matutino y otro con el turno de noche. Los investigadores concluyeron que la falta de luz natural afecta los ritmos circadianos al punto de reducir la calidad de vida de las personas que trabajan sin este tipo de iluminación.

El estudio indicó que quienes trabajaban con luz natural dormían en promedio 46 minutos más por noche. Los trabajadores sin ventanas obtuvieron puntajes más bajos en las mediciones de problemas físicos y vitalidad. Probó que aquellos que no trabajaban cerca de la luz del día también tenían menos calidad de sueño.

Así que es bueno aprovechar la luz solar para trabajar, estudiar o hacer cualquier actividad que importante en el día.

5- La velocidad de internet

Rampton recordó que un estudio realizado por un grupo de análisis con sede en Boston a través de The Washington Post indicó que las ciudades que tenían velocidades de internet altas eran más productivas. Ese análisis se realizó comparando ciudades que tenían calidad de internet más baja.

Si bien es un análisis amplio que abarca a ciudades enteras de Estados Unidos, el especialista lo usó como ejemplo para indicar que, mejorar el servicio de internet que se tiene en el lugar de trabajo, puede permitir aumentar la productividad, ya que la carga de las páginas web se hará de manera más rápida.

6- Pasar tiempo al aire libre

Si bien las investigaciones muestran que los seres humanos necesitamos rodearnos de naturaleza para ser más saludables, no todos pueden hacerlo todos los días. Pero lo que sí puede realizase de modo más simple es traer la naturaleza adentro. Las plantas aumentan la productividad, al mismo tiempo que reducen el estrés. Esto puede tener relación con que las plantas pueden reducir los químicos emitidos al aire.

7- Planificar el día la noche anterior

La recomendación del especialista es repasar los objetivos de la siguiente jornada la noche anterior y asegura que lograr cumplir esos objetivos impulsa anímicamente como para ser más productivo, alivia la ansiedad y deja algo de espacio mental libre.

Una investigación citada por Rampton indicó que cuando se crea un plan, es probable que se siga el plan. El estudio hizo que los participantes escribieran un informe dos días después de Navidad sobre cómo pasaron sus vacaciones. A un grupo se le pidió que especificara dónde, cuándo y cómo iban a escribir el informe. Se le pidió al grupo de control que escribiera el informe, pero no creó tal plan. De los participantes que hicieron un plan, el 71% devolvió el informe a los investigadores. Esto se compara con el 32% de los participantes que no habían formado un plan.

8- Tratar de ser feliz

Un estudio de la Universidad de Warwick mostró que sentirse feliz hace que las personas sean un 12% más productivas. “Hemos demostrado que los sujetos más felices son más productivos, el mismo patrón aparece en cuatro experimentos diferentes. Esta investigación proporcionará una guía para la gestión en todo tipo de organizaciones. El objetivo, esforzarse por hacer que sus lugares de trabajo sean emocionalmente saludables para su fuerza laboral”, dijo uno de los investigadores, Eugenio Proto.

Rampton recomienda empezar por lo básico para ser feliz: cuidar la salud haciendo ejercicio y comiendo sano y meditar, expresar gratitud y rodearse de personas optimistas.

9- Tomar descansos junto a los colegas

Una investigación sociométrica realizada por especialistas del MIT halló que las personas que compartían su almuerzo con compañeros de trabajo eran un 36% más productivos . El mismo estudio también reveló que este mismo grupo tenía un 30% menos de probabilidades de estresarse. Incluso cuando la empresa pasó por una ronda de despidos más adelante en el año, hubo menos estrés.

Es decir, puntualizó Rampton, los que eran más productivos y menos estresados eran los que socializaban. “Socializar ayuda a despejar la mente y nos permite descomprimirnos. Hablar con otros nos da la oportunidad de obtener una nueva perspectiva sobre un problema o tarea”.

“¿Qué pasa si trabajas desde casa o eres autónomo? Llama a un par de amigos y almuerza con ellos”, agregó.

10- Ajustar la temperatura ambiente

Científicos finlandeses detectaron que el rendimiento de las personas aumenta si la temperatura ambiente se encuentra en aproximadamente los 21 o 22 grados. El estudio se llevó a cabo en el Laboratorio de Calefacción, Ventilación y Aire Acondicionado de la Universidad Tecnológica de Helsinki.

La División de Tecnologías de Energía Ambiental del Laboratorio Nacional Lawrence Berkeley, en Berkeley, estuvo de acuerdo con el estudio de Finlandia. Berkeley también encontró la mayor productividad en alrededor de 71,6 grados Fahrenheit, es decir 22 grados centígrados. Un estudio de la Universidad de Cornell sugiere que los trabajadores que sienten frío cometen más errores.

11- Poner orden

Especialistas de la Universidad de Princeton estudiaron cómo el desorden afecta la productividad y descubrieron que genera que la actividad cerebral disminuya.

El cerebro se distrae demasiado con el desorden e impide rendir mejor. “¿Cuántas veces has tenido que dejar de trabajar en un proyecto porque tenías que buscar una herramienta que necesitabas? Cuando encuentras lo que necesitas, ¿cuánto tiempo te lleva volver a la normalidad?”, preguntó Rampton. Por eso recomendó: “Mantenga su lugar de trabajo limpio y organizado. Siempre devuelve las cosas a donde pertenecen”.

Pero el desorden no es solo del ámbito de trabajo, muchas veces también es mental. June Saruwatari autora del libro Behind the Clutter (Detrás del desorden). Recomendó crear una lista de tareas cada tarde o cada mañana. Ella sugiere jerarquizar las tareas entre las más y menos importantes. Propone ubicar “todo en su propio contenedor mental. Solo abres la tapa cuando estemos listos para lidiar con eso”.

12- Una sola tarea por vez

“El cerebro no puede estar en dos lugares a la vez, por lo que lo que las personas denominan multitarea es en realidad lo que los neurocientíficos llaman cambio de tarea y eso significa moverse rápidamente entre diferentes tareas”, afirma Devora Zack, autora de Singletasking: Get More Done (Tarea única: haga más cosas).

El cambio de tareas, advierte Zack, no solo reduce la productividad en un 40%, sino que también reduce nuestros cerebros. “Cuando sobrecargas tu cerebro tratando de que cambie de tarea, encoges la materia gris en tu cerebro”, dice ella. Esto significa que nuestros cerebros y cuerpos deben estar en el mismo lugar y enfocados en una cosa a la vez, también conocida como tarea única.

Rampton recomienda eliminar las distracciones, por ejemplo, desactivando los avisos sonoros o las ventanas emergentes, los correos electrónicos de asignación de tareas en grupo.

SEGUIR LEYENDO