Por qué la confusión de roles es el peor negocio de las organizaciones

Más allá de los momentos coyunturales de un país o globales, sigue totalmente vigente la famosa estadística que indica que 9 de cada 10 empresas cierran antes de cumplir sus primeros cinco años.

Si le agregamos que, en promedio, en países hispanos se pierde un 40% del tiempo en reuniones ineficaces, con el dinero y esfuerzo que esto significa, no hay que ir demasiado lejos para saber que la desorganización es uno de los peores males que afectan a todo tipo de iniciativas.

Cuando se pone en marcha un proyecto de negocio, muchas veces se da prioridad al aspecto creativo y de producto o servicios, y luego se ve la necesidad de prestar especial atención al servicio al cliente.

Sin embargo, la estructura interna es la que, por lo general, no ha terminado de ser diseñada ni de consolidarse, y esto puede atentar contra el funcionamiento de la empresa.

Cuando el caos es permanente

Para quienes conforman la organización, desde la alta dirección y todos los puestos laborales, convivir en estos entornos corporativos resulta sumamente complejo, porque la falta de planes, de estrategia, y de una estructura clara y funcional lleva al estrés, a la confusión de roles y a las tareas duplicadas, por mencionar algunas manifestaciones.

Algunos síntomas de las empresas desorganizadas son:

- Estructura poco clara: Se incorporan personas, pero no hay especificidad en los roles, que se superponen, ni liderazgos marcados.

- Mal ambiente laboral: La falta de líneas directrices y del trabajo colaborativo provoca conflictos y desmotivación.

- Se conforman varios pequeños grupos: Cada uno hace lo que le parece y no están alineados con la estrategia de la empresa. Hay abusos de confianza y deslealtades.

- Mala comunicación interna: Puede darse el caso de que la empresa comunique apropiadamente hacia afuera, para sus clientes; aunque por dentro no existe un flujo profesional que tenga dirección, intención y alineamiento.

- Generalmente no hay gestión de recursos humanos: Justamente se le llama así a esa área puesto que no se la ha jerarquizado lo suficiente con eje fundamental en el desarrollo del potencial y del talento.

- Se incorporan amigos y familiares: Otro mal que aqueja a las empresas desorganizadas es el amiguismo y el favoritismo en la conformación del staff, lo que produce roces, inactividad y desvíos de los objetivos que se plantean. Este aspecto se observa especialmente en empresas de origen familiar.

- No hay reglas ni disciplina en la conducción: La actividad es reactiva, y cada persona que encabeza un área lo hace con lo que supone que sería mejor, sin consensuar con los demás sectores. Falta coordinación.

- Se piden gran cantidad de informes (que nadie analiza): El grupo de trabajo siente la presión de la desorganización frente a gerentes incapaces de ordenar el caos. Es usual que se generen toneladas de informes que, claro está, tienen serios desvíos en sus datos por el desorden reinante, que finalmente nadie procesa ni lee.

- Falta de procesos e indicadores de gestión: Tampoco se implementan ni siquiera pequeños flujos de trabajo ni se los deja convenientemente establecidos para tener registro y mayor claridad.

De todo este cocktail surge un nuevo género dramático del mundo empresarial: el “Organidrama”.

Le llamo así al conjunto de síntomas de cualquier empresa donde la mesa directiva no tiene una estrategia ni rumbo claro, y quienes trabajan allí no saben el propósito y solo se limitan a recibir indicaciones verticalistas de jefes que no saben liderar.

He intervenido acompañando en su ordenamiento a empresas de distintas industrias donde el organidrama se había instalado como una forma de gestión. En algunos casos, ese estado de las cosas se produjo por efecto de las famosas crisis de crecimiento.

Ahora que ya sabes lo que es el organidrama, ¿Será acaso una manifestación la teoría del caos controlado? ¿Se genera este estado interno a propósito, para que nadie sienta la más mínima seguridad en su rol, y eso genere sospechas, confrontaciones y dudas permanentes?

Porque cuando una organización es manejada en forma caótica está en un estado de revolución permanente, vive en la incertidumbre e inestabilidad, y le parece natural que el día a día se desenvuelva en medio de la crisis permanente.

Otro aspecto relevante es el de que muchas personas se agotan, sufren de estrés sostenido en el tiempo, que puede derivar en el síndrome de Burnout, y hay frecuentes estallidos emocionales como el enojo, la ira y la competencia más cruel.

-3 pasos para resolver el organidrama en una empresa

Cualquier empresa, si lo desea firmemente, puede disolver el problema del caos y el desorden si se propone encararlo con contundencia, coherencia y consistencia.

1 ) Contundencia, para aplicar los cursos de acción a corto, mediano y largo plazo que permitirán virar hacia una nueva forma de cultura para tornarla más saludable y productiva.

2) La coherencia se relaciona con la concordancia entre el pensar, el decir, el sentir y el hacer desde la alta dirección y derramándola a todos los niveles de la organización. Lo ideal es trabajar en un formato de liderazgo colaborativo, horizontal, donde cada persona pueda dar su máximo potencial.

3) La consistencia es ser fieles a que se adopta un modelo de gestión que debe ser sostenido en el tiempo: no existen los resultados tipo café instantáneo. Lleva tiempo, y debe ser un proceso constante y minucioso.

¿Quiénes pueden ayudar? Asesores de negocios, expertos organizacionales y de gestión del talento, incluidos coaches empresariales y mentores, son algunas de las profesiones apropiadas para acompañar a la alta dirección en este proceso de reordenamiento del caos.

Con un plan sólido, concreto, medible, consensuado y bien comunicado internamente, contribuirán para que, progresivamente, se implanten las mejoras generales y por áreas.

En base a la experiencia con clientes, recomiendo que siempre se considere una mirada de 360 grados, que incluya a todos los niveles en las decisiones que se tomen.

De esta forma se logrará que se incrementen los niveles de adhesión, confianza y participación activa, para que, en el tiempo, la transformación deseada sea una realidad.

Así, la empresa empezará a vivir en una nueva cultura de mayor impacto positivo y alta productividad.

Daniel Colombo es facilitador y Máster Coach Ejecutivo especializado en alta gerencia, profesionales y equipos; mentor y comunicador profesional; conferencista internacional; autor de 32 libros. LinkedIn Top Voice América Latina. Certificado por ICF; Coach certificado y Miembro de John Maxwell Team.

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