En esta era digital, en la que utilizamos una diversidad de formas para contactarnos en el ámbito laboral, es importante conocer algunas herramientas para hacerlo con propiedad, claridad y énfasis en los mensajes claves que deseamos transmitir.
Si quieres mejorar tu reputación y aumentar el alcance y la llegada de tu comunicación profesional, necesitas conocer algunas reglas de “netiqueta”. Se le llama así al protocolo de ciertos comportamientos a seguir en cualquier comunicación vía tecnológica, por ejemplo, en e-mails, videollamadas, mensajería, aplicaciones, foros y webs, entre otras formas de interacción.
Estas sugerencias resultarán útiles para reforzar tu marca profesional y mejorar tu vínculo comunicacional. Esta son las · 10 frases que usas a diario y que debes eliminar de tus emails:
1 - “Perdón, no me llegó tu email” o su variante “¿De qué mail me hablas?”
Si bien es posible que se haya perdido en Internet, los estudios indican que en más del 95% de los casos se trata de que el usuario los ha borrado por no considerarlos relevantes, o cayeron en la bandeja de Spam, que no fue chequeada antes de eliminar mensajes.
Podrías reemplazarla por: “Por favor, quiero darle prioridad a tu correo. ¿Podrías ayudarme reenviándome el mail así te respondo de inmediato?” Y si efectivamente hubo un problema técnico, hazlo saber. Pero no mientas.
2 - “Lamento no haberte respondido antes”
Lo que la otra persona entiende es que has dejado este mail en prioridad número 100 de tus tareas, por lo que no le das importancia a ese mensaje. Y, además, transmites la idea de que eres una persona desorganizada.
Asúmelo: esto hará en tu mente subconsciente que la próxima vez seas más profesional, porque aumentarás tu atención antes de responder en automático con la frase de siempre.
Sugiero que tengas una postura sincera, del estilo: “Estoy trabajando en mejorar mi organización del tiempo en momentos de alta demanda. Dando respuesta a tu correo…”, y avanzas con el tema.
3- “Intentaré…” o “Trataré”
La palabra intentar es la que produce cada día menos productividad en todo el mundo. Porque el mundo está lleno de gente con buenas intenciones, pero que no cumplen con sus compromisos.
Y luego están las personas “tratadistas”: “Voy a tratar”, expresan. El asunto es que intentar o tratar no funciona: sólo hacerlo lo hace. En vez de esto, indica claramente día, hora, plazos y decisiones específicas de lo que sí te vas a hacer cargo. Y hazlo.
4 - “Puede que…”, “Creo que…”
Son frases totalmente llenas de imprecisión y falta de resolutividad, que no aportan absolutamente nada. El teorizar hipotéticamente de esta forma te muestras poco convincente y con escasa preparación frente a las responsabilidades.
Para reemplazarlo, puedes utilizar: “Déjame averiguar exactamente de qué se trata, y me comprometo a responderte antes de -y aquí indicas el día y hora preciso en que sí o sí lo harás-” Y lo cumples.
5 - “Deberías…”
Aquí aparece un tono velado de prepotencia en toda su expresión. Además de que esta palabra puede sonar despectiva en la otra persona.
En cambio, puedes emplear frases como “Mi recomendación es…”, “Me permito sugerirte que…”, “Permíteme, por favor, comentarte mi punto de vista” o “En mi experiencia, la forma más efectiva para resolver este tema es…”
6 - “Para serte honesto…”
Como puedes inferir esta frase no tiene nada de inocente: significa que otras veces no actúas con honestidad. Además, inconscientemente, rompe la cadena de confianza que, se entiende, querrías buscar con las demás personas.
En este caso sugiero que vayas directo y expliques la situación, sin poner ninguna referencia a la honestidad. Describe los hechos sin juicios ni inferencias, y a continuación, explica cómo lo resolverás o ideas de solución.
7 - “El problema es…”
¡Claro que puede haber inconvenientes en cualquier actividad que realizas! Aunque un muy buen rasgo de profesionalismo es que te enfoques exclusivamente en la solución.
Si existiese alguna dificultad, puedes expresarlo más asertivamente así: “Ten por seguro que he encontrado/estoy trabajando en… cómo resolver esta cuestión, y me comprometo a darte una respuesta antes de… (día y hora específico)”. De esta forma transmites seguridad y confianza a la otra persona, y refuerzas tu espíritu de colaboración.
8 -“Ningún problema” o “No hay problema”
En Hispanoamérica se suele utilizar esta frase para asentir y expresar que estamos de acuerdo.
Observa que, como en el punto anterior, has colocado la palabra “problema” donde probablemente no lo había. La sugerencia es evitar la negatividad en el lenguaje, porque evita que construyas puentes de conexión con las personas.
Cámbialo por “De acuerdo”, “Entendido por mi parte”, “Así lo haré”.
9 - “Como ya te indiqué anteriormente…”
Según los contextos, en algunos casos demuestra cierta ansiedad de tu lado; y, a su vez, parecería indicar que la otra persona no te ha prestado la atención que tú piensas que sí debería tener con tus asuntos. Viene a mi mente la imagen de una maestra en la escuela, con el dedo índice levantado, reprendiendo a un alumno.
Aquí sugiero: “Por favor, quisiera recordar mi pedido del (día, hora, o lo copias debajo) y pedir tu consejo/respuesta sobre…” Y a continuación, expresas con todo detalle el motivo de tu solicitud y del plazo que estás requiriendo.
10 -“Estamos en contacto” y “Estoy aquí para lo que necesites”
¿Quién no utiliza estas frases en sus e-mails? En verdad, “Estamos en contacto” es una de las que no aportan nada, porque no tiene espíritu de “call toaction”, la llamada a la acción.
En vez de algo tan genérico y trillado, puedes puntualizar cuál es la siguiente forma de contacto que establecerás, cuándo y para qué. De esta forma las personas involucradas en la comunicación sentirán que lo que dices aporta acción y concreción a los temas que están tratando.
Con respecto a “Estoy aquí para lo que necesites”, ¿De verdad es así? ¿Cualquier cosa, de cualquier índole? Es preferible indicar que estás disponible por cualquier aspecto relacionado con tal cosa específica, a abrir un abanico tan amplio que luego se te puede volver en contra.
Recuerda esto: si tu mensaje es difuso, así será el resultado que obtengas. Exprésate claramente observando el peso de las palabras que utilizas diariamente, que no son inocentes ni se las lleva el viento. Por el contrario: están cargadas de significado.
(*) Daniel Colombo, es Facilitador y Máster Coach Ejecutivo especializado en alta gerencia, profesionales y equipos; mentor y comunicador profesional; conferencista internacional; autor de 30 libros. LinkedIn Top Voice América Latina. Coach certificado Miembro de John Maxwell Team.
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