Cinco pasos para mantener el correo electrónico corporativo al día

Sí, ya sé lo que estarás pensando cuando lees el titular de este artículo: “¡Eso es imposible!”. Y creeme que te entiendo, porque en mi época de empresario del mundo de la comunicación y relaciones públicas, llegué a procesar, con efectividad, más de 1500 e-mails cada día de lunes a viernes.

Así que, partiendo de esa base, lo que voy a compartirte a continuación está basado en mi experiencia, y deseo que funcione para vos.

Para los CEO, altos directivos y profesionales extremadamente ocupados, el correo electrónico es, prácticamente, su única “pesadilla”.

El e-mail existe desde hace décadas y sigue siendo muy popular. El primer mensaje enviado de una red a otra fue en 1971, en manos del programador estadounidense Ray Tomlinson a quien se atribuye este notable invento tecnológico.

Actualmente sigue siendo la plataforma de comunicación elegida por muchas empresas y particulares de todo el mundo, junto con los servicios de mensajería de texto y voz.

Con el tiempo, el uso del correo electrónico ha cambiado significativamente y han surgido nuevas tendencias. Ahora los correos electrónicos se leen en dispositivos móviles más que en computadoras, por lo que el diseño de cada mensaje es más importante que nunca. Por ejemplo, la clave del éxito es garantizar que tus correos electrónicos sean atractivos, relevantes, bien diseñados, fáciles de leer y entregados a los destinatarios apropiados -ni más ni menos-, en el momento oportuno.

La ansiedad de tener correos acumulados sin responder

Si quieres ser una persona altamente productiva y eficaz, una de las cosas más importantes que hay que mantener al día es el correo electrónico.

Como son una parte importante del trabajo y también de nuestra vida social, si tienes muchos mails durmiendo en tu bandeja de entrada, es hora de organizarte, porque el simple hecho de abrir tu servicio de correo y ver que tienes decenas de ellos sin responder ni procesar, lo único que te generará es angustia y estrés.

Las 5 claves para mantener el correo electrónico al día

Este artículo te ayudará a recuperar el control de tu correo electrónico con algunos consejos y trucos útiles. Te mostraré cómo gestionar tu bandeja de entrada para que no te parezca una tarea abrumadora o un inconveniente.

Por favor: no creas nada de lo que leas aquí. Estoy comentándote mi experiencia para manejar, aún hoy, un gran volumen de e-mails por día (estoy en alrededor de 150 actualmente).

Vamos por ello:

1) Limpia de una vez por todas la bandeja de entrada

Y por favor, no hagas trampa dejando todos los correos que no has respondido en otras subcarpetas, porque con eso sólo logras engañarte y no solucionarás de raíz esta procrastinación eterna en la que has caído.

Para poder empezar a responder y tener tu e-mail al día para siempre, necesitas decidir si:

a) Vas a procesar rápidamente todo lo que ya tienes acumulado; o bien mi técnica favorita:

b) Vas a borrar todos los correos sin leerlos, desde los 30 días contados desde hoy para atrás.

Cómo vas a ejecutar la Opción a):

Pon todos los correos con una pequeña vista previa, así puedes hacer un rápido paneo visual y detectar algo que sea de posible interés que necesita ser respondido.

Abrilo para verlo con más detalle, y lo respondes en el instante. No se posterga ni se arma otra carpeta que se llame “A responder”. Lo hacés y punto.

En el caso de que tengas muchos correos (y muchos significa en este caso, más de 1000 sin procesar en la bandeja de entrada), planificarás 5 sesiones de 45 minutos cada una, sin interrupciones, para hacerlo durante 5 días seguidos. Te dedicarás a ello como si fuese una orden de tus superiores.

Al sexto día tendrás la bandeja al día, compromiso que deberás mantener para que no vuelvan a acumularse. Te recomiendo destinar tres o cuatro momentos del día para revisar exhaustivamente todo el correo entrante, además de mirar por arriba más frecuentemente ante requerimientos prioritarios.

El hecho de tener los mails sincronizados en el celular, ayudará a que puedas ir respondiendo rápido por esa vía, y facilita el procesamiento de tanta información.

Y si elegiste la Opción b):

Borrarás de inmediato todos los mails no leídos ni procesados desde hoy o un período muy inmediato (por ejemplo, de 30 días para atrás).

¿Y si allí hay algo últil? Bueno, si no recibiste reclamos, pedidos recurrentes o reenvíos por pendientes, esos mails ya puedes eliminarlos.

Opción para las personas que dudan tomar decisiones drásticas o temen desapegarse a “sus queridos mails”: si no quieres perder nada por las dudas, haz un backup en la nube, para buscar lo que necesites cada vez que quieras.

Pero NO los mantengas a tu vista.

Para limpiar la bandeja puedes ordenarlos por fecha, por asunto, por tamaño, por peso, por adjuntos/sin adjuntos, por origen, por temas, por palabras claves usando el buscador; es decir, que tienes múltiples funciones para elegir antes de hacer “delete” o empezar a responder.

Una vez que has borrado todos los mensajes, vas a la carpeta “eliminados” y los destruyes para siempre.

Ejercicio de observación: Toma consciencia del momento justo antes de iniciar esta limpieza, y el después. Verifica cómo estaban tus emociones y cómo te sientes ahora mismo, cuando ya has dado este paso crucial.

2) Desuscríbete masivamente: si no leíste los newsletters en una semana, jamás lo volverás a hacer

Es posible que gran parte del correo acumulado sea de newsletters, promociones, ofertas y listas generales que ya no te interesan, o que ni siquiera una vez has tenido el tiempo o la intención de revisar.

Entonces te pregunto: ¿Qué hace toda esa catarata de e-mails abarrotando tu bandeja de entrada?

De inmediato, te desuscribirás a todas las listas de correo; y por las dudas, te comparto este truco: aunque envíes tu pedido, muchos suelen ser tercos y se resisten a ser abandonados. Así que no te sorprenda que al día siguiente recibas otro mail del mismo lugar, pero desde otra dirección.

Para esto, te sugiero que apliques la doble cancelación: desuscribirse, y a la vez, colocar la dirección principal de ese boletín en Spam o la lista de correo no deseado. Es otro filtro más que pones buscando liberarte de las cadenas del correo amontonado.

Recuerda que, si hubiese temas que sí te interesan, puedes ir a la web y buscarlos, e incluso volver a suscribirte. Aunque, en este caso, es importante que anules todo lo que no sea útil.

Atentos al SPAM: si bien la mayoría de los programas de correo electrónico tienen estos filtros, es cierto que no todos funcionan bien, y pueden terminar allí correos que si necesitas, y a la vista, otros que son súper spam. Mi consejo es que utilices un programa anti-spam en filtro de nivel medio, para que puedan quedar en esa carpeta y revises diariamente si hay algo importante ahí. Si no, borras todo el spam diariamente.

¡Casi me olvido! El paso número 2 también incluye que pidas que te remuevan de todos los mails grupales que se envían dentro de tu empresa que no tengan relación con tu puesto o tareas actuales, o que no debas estar copiado. Hay una pésima costumbre corporativa de poner en copia a todo el mundo, sin pensar el desperdicio de tiempo que se produce por la dispersión al agregar gente sin analizar antes la utilidad.

3) Separar los correos

Una vez que hayas asumido que tienes todavía muchos menos correos sin procesar, porque has optado por a) o b) como leíste antes, es el momento de organizar minuciosamente de qué forma querrás trabajar de ahora en más.

Todos los proveedores de e-mails ofrecen la opción de dividir los correos en varias bandejas de entrada, puedas crear carpetas, filtros, etiquetas y símbolos o colores para categorizarlos.

¿Para qué te servirá? Para ahorrar tiempo, por ejemplo, en la llegada de correos de ciertos temas, que irán directo a su bandeja específica: luego, buscas un momento, y respondes todos esos correos agrupados allí. Y así sigues por las demás, incluyendo la bandeja principal.

Dependiendo de tu ritmo de trabajo serán las carpetas. En mi caso, tengo algunas abiertas de proyectos continuos; otros, en carpetas que usaré sólo lo que dure un trabajo; y tengo una que se llama “Mails temporales”, donde guardo, por ejemplo, la confirmación de un vuelo, o un presupuesto cuyo trabajo está en curso. Una vez finalizadas esas acciones, los borro de inmediato.

4) Desactiva todas las notificaciones de correo

Hay muchos servicios que has contratado y utilizas a diario, como las redes sociales, que generan toneladas de notificaciones no sólo en tu celular, sino que a veces sin darte cuenta has configurado que te envíen mails frente a ciertas acciones.

Elimina todas estas notificaciones, y observarás como, de un plumazo, tendrás mucho más liberada la bandeja de entrada. Además, no te distraerás.

No puedo contenerme de compartir un truco de productividad en mi móvil: también he desactivado casi todas las notificaciones en el móvil; mantengo sólo unas tres funcionando. Y las configuré para que vea las notificaciones sólo dentro de la aplicación. Esto evita que (también en el celular) tenga todos esos numeritos avisándome que hay algo allí que no he visto. Al hacerlo, ha disminuido mucho mi ansiedad por tener todo al día.

Volviendo a los mails, un informe de TNS para Hewlett Packard Labs, informó que la mitad de los trabajadores contesta un mail durante la hora siguiente a haberlo recibido.

Si bien muchas veces no es necesaria una respuesta rápida, sugiero que sí lo hagas si administras tu propio negocio, porque la velocidad de respuesta hoy es muy apreciada. Tal vez quieras hacerlo por el solo hecho de mantener limpia tu bandeja: no tiene nada de malo contestar a los pocos minutos.

Lo que sí debes saber que cada vez que envías un correo, esa acción va a desencadenar posiblemente que recibas al menos otros dos de respuesta; tareas que tendrás que afrontar.

5) Respuestas muy breves, concisas, claras y al punto

A veces los mails ameritan una respuesta sencilla, como “Gracias”. Hacerlo te lleva exactamente 7 segundos entre que abres el mail, ves rápidamente el contenido si es algo simple, y respondes. Otras veces, ni siquiera debes contestar.

Para correos extensos, con adjuntos y análisis, destinarás tiempo dentro de tu agenda cotidiana; e, igualmente, responderás un breve “Recibido” que calmará la ansiedad del otro lado.

Por favor, no hagas “Responder a todos” cuando no sea necesario; ya que, como hemos visto, la sobre copia en los mails agota y nos hace perder mucho tiempo.

Tres criterios para saber qué debes responder y qué no: Responde solamente si lo que te llega:

a) Es realmente necesario,

b) Es un mensaje personalizado para ti (y no es una automatización): ten sensibilidad y responde aunque sea con un breve “Muchas gracias: no estoy interesado en este momento. ¡Saludos!”. Eso es preferible al sepulcral silencio.

c) Es útil.

Aun así, para simplificarte más, puedes derivarlo a tu asistente o equipo, o en ciertos casos, tener auto respuestas preconfiguradas, que sólo te tomarán un instante activarlas o insertarlas, o que se pueden programar como si fuese tu aviso de vacaciones.

Para terminar, el consejo de oro de mi maestro y mentor en productividad David Allen: “Todo lo que lleve un minuto o menos, hazlo en el momento”.

Te aseguro que desde que lo aprendí en el 2000 me ha cambiado la vida. Hazlo en el momento, no lo dejes para después, porque se convertirá en un círculo incompleto que, a su vez, producirá que se acumulen muchas micro tareas sin resolver.

Ahora que tienes todos los recursos explicados en cinco pasos, no tienes excusa: si terminas aplastado de miles de e-mails sin responder, es porque así lo quieres, o, simplemente, por simple procrastinación.

Daniel Colombo es facilitador y Máster Coach Ejecutivo especializado en alta gerencia, profesionales y equipos; mentor y comunicador profesional; conferencista internacional; autor de 31 libros. LinkedIn Top Voice América Latina. Certificado por ICF (ACTP); Coach certificado y Miembro de John Maxwell Team.

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