Cómo hacer reuniones de 10 minutos que sean útiles y productivas

La “reunionitis” es un problema que afecta a muchísimas empresas. Se sabe que se llega a perder hasta un 40% del tiempo en encuentros poco productivos, de los que no se saca nada en limpio.

Por si quedaran dudas, tener reuniones improductivas o innecesarias agota a los equipos. Así lo refleja un artículo del MIT Sloan Management Review, donde lo llaman el “Síndrome de recuperación de reuniones”, que es ni más ni menos que el tiempo que necesita la gente para recuperarse mental y emocionalmente después de una mala reunión.

¿Entonces quién podrá salvarnos?

La respuesta está en aprender a utilizar la técnica de las microrreuniones, donde en 10, 15 o 20 minutos como máximo, se han revisado, conversado y tomado las decisiones que antes llevaban dos, tres, cuatro horas y hasta jornadas completas.

Claro que en temas estratégicos que requieran otro tipo de dinámicas, seguirán coexistiendo las convocatorias más extensas. En muchas empresas con las que trabajo, este formato ha pasado a ser la excepción y no la norma, y prevalecen los encuentros muy cortos y efectivos.

Cómo funcionan las microrreuniones

Lo primero a considerar es si el tema amerita un encuentro, o puede ser resuelto de otra forma: por ejemplo, una llamada de audio, un e-mail o compartir un documento para recibir los comentarios de los demás. Se estima que aproximadamente el 15% al 20% de las reuniones se podrían eliminar al implementar formas alternativas.

Una microrreunión es un encuentro del que participan exclusivamente las personas indispensables; ni siquiera las que sería deseable que estuvieran, sino estrictamente quienes deben acudir, y todas ellas van con el foco puesto en la alta efectividad. Es decir, no hay lugar para excusas, llegadas tarde, celulares encendidos o distracciones.

Su duración acotada permite ir directamente al foco de la cuestión. No hay dispersión ni tiempo para irse por las ramas.

¿Por dónde empezar? La sugerencia es comenzar con reuniones de 15 minutos, que es un tiempo más que apropiado para dar seguimiento a por lo menos los cuatro o cinco temas prioritarios del día a razón de tres minutos por tema, aproximadamente.

Un saludo corto y al grano; nada de anécdotas café de por medio. Las situaciones especiales, problemas de alguien del equipo y desafíos personales pueden ser abordados fuera de este espacio.

Recomiendo que haya una persona en el rol de time-keeper, quien utilizará un cronómetro para controlar el tiempo con exactitud y alertará a quien expone de cuánto tiempo le queda. El último alerta será 30 segundos antes. Parece algo muy exigente. ¡Y lo es! Se trata de dejar de perder tiempo, que representa mucho dinero para las empresas y desgaste para las personas.

Organizar una microrreunión

Para ponerse en marcha, es esencial una organización profesional de la microrreunión. Hay que enviar la convocatoria al menos 48 horas antes solo a las personas involucradas directamente en los temas a tratar; y explicar claramente que la reunión empezará y terminará a tiempo.

En la invitación será imprescindible indicar el temario a abordar y la dinámica que se seguirá, por ejemplo, el orden y cuánto tiempo tiene cada persona para exponer su parte. Todos los temas serán exclusivamente los prioritarios; no se incluirán aspectos superfluos o de menor impacto, que pueden ser delegados. La relevancia estará dada por la importancia, no por la urgencia.

Una vez finalizada, una de las personas presentes será la responsable de volcar lo decidido en un tablero de control, un programa interno o app de seguimiento o la clásica minuta que circulará como mucho, en las 12 horas siguientes a todo el resto.

En ese seguimiento, sí se puede copiar a personas que no estuvieron presentes y que es imprescindible que estén al tanto. Por favor, evita sobrecopiar por las dudas, ya que lo que hace es entorpecer el flujo de la comunicación post microrreunión.

¿Cómo determinar la duración y frecuencia?

Este aspecto depende de la cultura que tiene la empresa, y de las temáticas a abordar. Lo que se busca con las microrreuniones es hacer mucho más efectivos los encuentros.

Por ejemplo, una reunión de briefing de 10 minutos será suficiente para marcar lineamientos sobre prioridades y ejecución de acciones en el día. Incluso hay empresas las hacen de pie. Y un encuentro de 15 minutos alcanzará para revisar una propuesta de un proveedor y tomar una decisión si previamente se la ha analizado y trabajado muy bien en las áreas que corresponda. Es decir que para que las microrreuniones funcionen, hace falta que cada persona haga los deberes que le corresponden en tiempo y forma, sin dilaciones.

Otro aspecto para considerar es la frecuencia: en el formato actual de trabajo remoto las empresas están planteándose la necesidad de evitar tener tantas videollamadas como antes, ya que agota a las personas, cuyo umbral de atención ha bajado notablemente. Se sabe que frente a las pantallas hoy tienen flujos de atención que varían cada dos o tres minutos, lo que es un desafío para quien lidera el encuentro: hay que mantener a todos atentos y en la dinámica propuesta.

En las microrreuniones esto es más sencillo de lograr, porque aumenta la predisposición y colaboración para ajustarse al tiempo pautado.

¿Y cuántas micro conviene hacer? Las estrictamente necesarias, sin exagerar. Recuerda: hay temas que no requieren reunirse.

Como vemos, el asunto no es solamente la duración de las reuniones, sino que se las aproveche, organice y que sean totalmente productivas.

Para lograrlo, se necesita delinear políticas claras en las empresas, entrenamiento en productividad y gestión del tiempo, y optimización de recursos, siendo justamente el tiempo uno de los bienes no renovables más escasos. Y por eso, es tan preciado. Entonces, ¿por qué desperdiciarlo si hay formas alternativas de hacer reuniones efectivas?

(*) Daniel Colombo es Facilitador y Máster Coach Ejecutivo especializado en alta gerencia, profesionales y equipos; mentor y comunicador profesional; conferencista internacional; autor de 30 libros. LinkedIn Top Voice América Latina. Coach certificado Miembro de John Maxwell Team.

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