Reunionitis: estrategias para bajar la curva de contagios

El antiguo sufijo itis es de origen griego y significa inflamación o irritación. Amigdalitis, artritis, bronquitis y faringitis no son palabras agradables. Podemos referirnos a reunionitis cuando se generan reuniones por demás.

Según estudios de la Harvard, la mayor cantidad de reuniones está respaldada por investigaciones que demuestran que han aumentado en duración y frecuencia en los últimos 50 años, hasta el punto de que los puestos ejecutivos pasan más de 23 horas a la semana en ellas, en comparación de menos de 10 horas en la década del 60. Cabe aclarar que el estudio solo abarca las reuniones formales y es anterior a la pandemia que, según diferentes investigaciones, afirman que aumentaron a casi 30 horas por semana. No olvidemos agregar también las horas que le dedicamos a la preparación, charlas informales, “rosca o acuerdos políticos” antes de sentarse a la mesa, etcétera. El 67% del capital humano se queja de la reunionitis, pero sigue creciendo.

Los datos muestran una imagen preocupante. Es imperioso lograr bajar la curva. Aparte, muestra algo paradójico: promovemos la comunicación vía las reuniones, pero la misma sigue faltando o fallando. La comunicación falla porque falta confianza. Hay un símbolo de status determinante: estoy a mil, tengo toda la agenda ocupada de reuniones, las odio, pero soy importante. O sea, tiene un no sé qué.

¿Les pasó tener el día programado y que los llamen para una reunión urgente e impostergable que resultó ser la nada misma? Así, se dinamita la eficiencia, la efectividad, la productividad y erogamos de más. La reunionitis genera falta de concentración y te deja sin tiempo para el pensamiento crítico. Doodle estimó en 2019 que las reuniones ineficaces costaron hasta 399.000 millones de dólares en los EEUU y 58.000 millones de dólares en el Reino Unido.

Cómo eficientizar los tiempos

Diferentes encuestas afirman que los colaboradores realizan otras tareas durante las reuniones, unos sueñan despiertos, otros cierran los ojos, algunos consultan sus correos, WhatsApp y redes sociales. Se termina por estar presente en lo físico y ausente de mente.

Es central tener en claro el propósito de la reunión. ¿Es informativa? ¿Promoveremos un brainstorming? ¿Analizaremos alternativas de solución? ¿Ponderaremos las alternativas? ¿Tomaremos una decisión? ¿Estimular una mirada retrospectiva? ¿Asignaremos responsabilidades? ¿Impulsaremos reuniones diarias y ágiles de 15 minutos?

La claridad del propósito posibilitará estabilizar la reunión a través del trípode: personas - procesos - tecnología, y así generar mayor operatividad.

Respecto a las personas, hay que resolver las siguientes preguntas: ¿Quiénes son las personas protagónicas que participaran sea en forma full o parcial? ¿Quién va a moderar? ¿Alguien va a generar un acta (digital) o es un rol en el que cada persona visibiliza en un documento compartido sus responsabilidades? ¿Cómo minimizamos el impacto de las personas que dominan las conversaciones? ¿Cómo generamos un entorno para expresar las ideas sin temores? ¿Cómo contenemos a la gente tóxica? ¿Cómo atraemos a los dispersos? ¿Cómo ayudamos a las personas procrastinadoras? ¿Cómo anulamos a los payasos? ¿Cómo hacemos para que duden los ilusos? ¿Cómo hacemos para que planteen conflictos los complacientes? ¿Cómo hacemos participar a los introvertidos y sacarles el micrófono a los extrovertidos? ¿Cómo afrontamos la falta de motivación y de compromiso producto de malas o improductivas reuniones? ¿Las personas están entrenadas en manejo de reuniones eficientes?

Las preguntas de procesos a responder: ¿El objetivo está claro? ¿La agenda es clara? ¿Hay deberes previos? ¿Elegimos un horario oportuno (que no afecte la concentración y el pensamiento crítico)? ¿Cuál es el tiempo oportuno? ¿Exigiremos puntualidad en la apertura y cierre? ¿Cómo estableceremos los seguimientos? ¿Definimos el mix “mirarse a los ojos” / digital, y lo sincrónico y asincrónico? ¿Incorporaremos metodologías ágiles? ¿Pensamos en un lay out que promueva la colaboración o la discusión productiva? ¿Se permitirá el uso de celulares?

Por último, las preguntas en relación a la tecnología: ¿Hay cultura tecnológica? ¿Estamos aprovechando el potencial tecnológico? ¿Incorporamos tecnología para manejo de agendas, para seguimiento de reuniones o para tomar notas? ¿Sumamos una app ckeck list para generar reuniones productivas? ¿Implementamos una app timer? ¿Utilizamos recursos y/o documentos compartidos? ¿Incorporamos tecnología para el flujo de ideas?

En definitiva, es central combatir las “reunionitis”, si no quedará establecida en la cultura (mala). Como decía Peter Drucker, hay jefes que no saben qué es lo que hay que hacer y esperan que sus colaboradores los ayuden en una reunión mágica. En otros casos, algunas reuniones se generan para repartir culpabilidades, más que en hacer una buena retrospectiva.

En mi investigación en empresas, encontré buenas intenciones: un día a la semana libre de reuniones. Reuniones de pie (origen románico que utilizaban incómodos asientos de piedra para que duren menos tiempo y no se duerman). Reuniones de 30 minutos, máximo. Reuniones caminado (especialmente para dar feedback negativo). Y, cierro con algo más polémico, una empresa implementó un multiple choice para importantes reuniones informativas. El propósito, que quede claro lo que se habló. Sí, mejoraron la comunicación.

(*) Guillermo Occhipinti es conferencista, consultor y referente en temas de management. Profesor de maestrías y programas ejecutivos en Uade Business School, San Andrés, Eseade, Santo Tomás de Aquino y la Escuela de Negocios de la Universidad 21. Es profesor invitado en numerosas casas de estudio.

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