Los desafíos y los beneficios de pertenecer a un grupo virtual de trabajo en una organización

Por Nick Fisher*

A las 7 de la mañana, Julia tiene una reunión con su jefe que está en Londres a través de una video conferencia desde su laptop, más tarde, esa misma mañana se reúne con sus pares en Chile, México, Brasil y Nueva York. Luego por la tarde, se reúne con sus reportes directos que están ubicados en distintos edificios de la ciudad de Buenos Aires y también en San Pablo.

Un día de trabajo de Julia, conectada con compañeros de trabajo en diferentes localidades, zonas horarias y de diferentes nacionalidades se ha convertido cada vez más en algo cotidiano, y hay varios factores que generan este cambio.

Dentro de los múltiples factores que generan un cambio se encuentran:

-El aumento constante de la globalización. El Índice de Conectividad Global de DHL muestra que la globalización alcanzó su pico más alto en su último reporte publicado en 2019 DHL Global Connectedness. Y si bien puede haber nuevos obstáculos a los negocios globales, tales como Brexit y la guerra comercial entre los Estados Unidos y China para mencionar un par, muchos analistas creen que es más probable que el resultado sea un cambio de terreno de juego que una caída de la competencia de negocios globales.

-Cada vez más, los empleados tienen varios roles y por lo tanto son parte de varios equipos. De hecho, los estudios de investigación estiman que entre el 81% y el 95% de los empleados alrededor del mundo trabajan activamente en varios equipos de manera simultánea.

-El aumento de la colaboración con aquellos fuera de la organización formal. Cada vez son más aquellos gerentes que buscan contratar personal expresan que tener las habilidades adecuadas es más importante que poder trabajar desde la misma ubicación geográfica que el resto del equipo. Por ejemplo, en los Estados Unidos, más de la mitad (59%) de los gerentes que contratan personal reportaron que tomaron más trabajadores free-lancers y temporarios, un 24% más que en 2017. Y ese número se espera que crezca un 168% en la próxima década.

-Trabajar de manera remota, de tiempo completo o con acuerdos de tele-trabajo parciales se ha convertido cada vez más común en todo el mundo.

Lo cierto es que trabajar en equipos donde los miembros están en múltiples localidades tiene muchas ventajas para las organizaciones ya que les permite atraer mejor talento y más diverso, fomentar la colaboración entre las distintas ubicaciones y países y crear flexibilidad para los empleados y gerentes con relación a cuándo y cómo se ejecuta el trabajo. Con mejoras en la tecnología y la velocidad de las conexiones, trabajar de esta manera se ha convertido en una posibilidad más real y fácil que antes.

Sin embargo, los equipos globales y virtuales vienen con una serie de desafíos. Para ser exitosos, es importante que sus miembros estén conscientes de los desafíos y tomen acción para minimizarlos así también como para potenciar las posibilidades.

Los desafíos más comunes del trabajo en equipos virtuales o remotos incluyen los siguientes:

-Construir confianza: Los miembros de un equipo no se ven diariamente, si es que alguna vez lo hacen, se dificulta establecer rapport. Y la falta de rapport puede afectar el sentimiento entre los miembros del equipo de que pueden confiarse mutuamente.

-La alineación entre los miembros del equipo es más difícil: Tener una percepción compartida de lo que es importante es clave para trabajar efectivamente. Sin ello, todos pueden estar tirando en direcciones opuestas. Una de las causas fundamentales es porque en los equipos dispersos es más probable que se tenga información diferente con distintas perspectivas. Por ejemplo, un miembro del equipo trabajando cerca de la gerencia alta en la casa matrix probablemente tenga una visión de una situación en particular muy diferente de la de un miembro del equipo que trabaja día a día muy cerca con los clientes.

-Manejar los conflictos: Al trabajar principalmente a través de canales digitales tales como el email y las plataformas de mensajes puede fácilmente llevar a malentendidos. Esto podría generar conflictos que no necesariamente se resuelven de manera constructiva. Los miembros del equipo pueden fácilmente ignorarse mutuamente.

–Los miembros del equipo pueden sentirse aislados y desconectados del equipo: Esto se da especialmente cuando la mayoría de un equipo se encuentra en una localidad y pueden interactuar frecuentemente, y uno o dos miembros solamente están en ubicaciones distintas trabajando por su cuenta.

A pesar de los desafíos, los equipos remotos pueden estar tan motivados y ser tan efectivos como los equipos que se ven en persona. Incluso más, si el líder y sus miembros se focalizan en algunos aspectos como:

–Construir un sentido de comunidad dentro del equipo: Una de las estrategias para crear un sentimiento de comunidad consiste en dedicar tiempo al comienzo de una reunión para revisar cómo se sienten sus miembros y qué es lo que está sucediendo la parte del mundo donde trabajan. También es muy valioso agendar reuniones presenciales ocasionalmente, si es posible, y maximizar el uso de la videoconferencia para que los miembros puedan verse uno al otro de manera periódica.

–Dedicar tiempo y esfuerzo en construir relaciones con cada uno de los miembros del equipo: Con frecuencia, contactamos a nuestros colegas cuando necesitamos algo, y nuestras interacciones son mayoritariamente transaccionales. Agendar tomar un café virtual con un miembro del equipo que está en una localidad lejana para charlar informalmente puede redituar muchos beneficios a la hora de construir sentido de equipo y confianza.

Otra manera simple y muy efectiva para construir confianza entre los miembros de un equipo resulta de responder consistentemente y a tiempo todos los mensajes que se reciben por email o por texto y transmitir entusiasmo en la respuesta.

Establecer objetivos claros. Tener una dirección, metas y objetivos claros, motivadores y específicos para el equipo y sus individuos también es fundacional para el desempeño efectivo. Todo esto ayuda a crear alineación en el equipo y garantizará que se trabaje efectivamente y coordinados.

Por otro lado, puede ser muy valioso para el equipo en conjunto, delinear específicamente las responsabilidades de cada miembro e identificar qué es lo que cada miembro del equipo necesita de los demás para así poder desempeñarse efectivamente. Y es que tener objetivos claros y ser explícito sobre las responsabilidades es importante para cualquier equipo – ya sea que trabaje presencialmente o remoto. Es especialmente importante para los equipos remotos porque es más fácil desbandarse en diferentes direcciones ya que se trabaja en diferentes sitios.

Compartir información. Es fácil compartir información con colegas cuando los vemos en la cafetería o en el pasillo. Pero cuando se trabaja virtualmente, esto requiere un esfuerzo mucho más consciente. Y es que esforzarse por compartir información también tiene impacto al momento de construir confianza y crear un sentimiento de comunidad. En ese aspecto, estos tres factores críticos están interrelacionados y se potencian uno al otro.

Trabajar en equipos globales puede amplificar algunos de los desafíos mencionados anteriormente. Todos sabemos que hay diferencias observables en los comportamientos de aquellos de diferentes nacionalidades. Por ejemplo, es mucho más probable que los argentinos se saludan con un beso o un abrazo y que los estadounidenses se den un apretón de manos. Los sociólogos han estudiado las diferencias culturales entre pueblos que van mucho más allá del comportamiento observable.

Erin Meyer, una profesora de la escuela de negocios internacionales INSEAD en Francia, en su libro "El Mapa Cultural: rompiendo las barreras invisibles de los negocios globales" resaltó las diferencias culturales entre naciones que impactan el estilo en el cual nos comunicamos: si damos feedback de manera directa o indirecta, el estilo de liderazgo, de toma de decisiones, cómo construir confianza o no, cómo resolver conflictos e incluso como manejamos y entendemos el sentido del tiempo.

Uno podría preguntarse cómo puede ser que un equipo con tantas diferencias potenciales podría trabajar junto, sin embargo, los trabajos de investigación sobre los equipos altamente diversos han encontrado que, si bien pueden tener sus desafíos, también pueden ser más efectivos al momento de innovar y creativos al momento de resolver problemas que los equipos menos diversos.

Construir un sentimiento de comunidad y confianza, tener objetivos, responsabilidades claras y compartir información de manera efectiva ayudará al desempeño de los equipos globales. En estos equipos, el desarrollo de habilidades de comunicación intercultural también es fundamental.

Si ya trabajas en un equipo virtual o global, todo lo ilustrado te ayudará a tu desempeño y al de tu equipo. Si todavía no eres miembro de un equipo con estas características, hay una alta probabilidad que lo seas en el futuro.

*Nick Fisher es Director de los Programas de Posgrado de RRHH en la Universidad de Salvador y el Coordinador USAL /State University of New York (SUNY) MBA.

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