Cinco tácticas de comunicación para evitar malentendidos y mejorar el trabajo en equipo

Todos hemos jugado alguna vez al “teléfono descompuesto”. Es aquel en el que un mensaje se distorsiona a medida que pasa por una cadena de participantes. Al final, lo que se ha entendido es muy diferente a lo que se dijo al principio. Se trata de algo divertido en el contexto lúdico.

En el ámbito laboral este fenómeno puede llevar a errores, discusiones, malos resultados y estrés. De ahí la importancia de las habilidades comunicativas: una comunicación efectiva tiene un impacto positivo en el liderazgo de equipos y en la colaboración entre trabajadores.

Cualquier comunicación entre personas viene condicionada por dos elementos. Uno de ellos es el mensaje tal y como se emite. El otro es cómo nos llega, cómo lo entendemos.

En una situación laboral, podemos hacer coincidir estas dos cuestiones. Para ello es necesario conocerse entre los miembros del equipo. También lo es recordar que las palabras tienen un significado diferente en función de las personas y sus percepciones de la realidad. El mundo no es tal y como nosotros lo percibimos.

Un café de trabajo, una reunión en grupo pequeño, presentarnos y contar por qué y para qué estamos cada uno de nosotros en un proyecto es clave para establecer una buena complicidad laboral desde la comunicación interpersonal. También lo es para conocer el punto en el que se encuentra cada compañero.

¿Quiénes componen el equipo? ¿Qué experiencia tienen, cuál tenemos nosotros? ¿Entienden todo el argot propio del proyecto en el que están involucrados? ¿Son conscientes de los objetivos a lograr? ¿De qué creencia parten al trabajar con nosotros?

Conocer las respuestas a todas estas preguntas es un primer paso a la hora de lograr una comunicación eficaz y resultados en el trabajo. Debemos analizar las respuestas teniendo claro desde el principio que no es lo mismo que nos escuchen que que nos entiendan. Observemos si responden a nuestras demandas o no. Repreguntemos ante cualquier duda.

Además, no debemos olvidar tener en cuenta los diversos niveles de atención de nuestros colegas a la hora de comunicarnos con ellos.

Desde estos conocimientos podemos transmitir bien un mensaje. Logramos una comunicación eficaz que cohesione el equipo. Evitamos malentendidos y conflictos. Prevenimos el consabido estrés laboral que siempre puede surgir durante el desarrollo de un trabajo en equipo. Pero esto no es todo.

Todo el equipo ha de conocer y entender los roles de los demás, así como las normas y circunstancias que rodean cada proyecto laboral. A partir de este punto, el uso de la empatía será más acertado.

La motivación de cada uno ante el trabajo también es algo que debemos tener en cuenta. Existen dos tipos de motivación: la intrínseca, que nos impulsa a hacer algo porque nos gusta, y la extrínseca, que es por lograr un premio u obligación. Lo ideal es lograr trabajar con la primera.

Contamos con cinco tácticas básicas para mejorar el trabajo en equipo desde la motivación intrínseca, la comunicación eficaz y la colaboración efectiva.

1. El líder del proyecto debe ser cercano, transparente y abierto a la escucha. Comparte información relevante y alienta a los miembros a expresar opiniones y preocupaciones sin temor a represalias desde un espacio seguro. Ofrece una retroalimentación constructiva. Se expresa desde los fundamentos comunicativos propios de la oratoria emocional.
2. El fomento de la escucha activa de lo dicho y lo no dicho. Incluye la lectura del comportamiento no verbal, la comunicación silenciosa, de quien nos escucha. Conlleva estar atentos a observar los sesgos generados por experiencias anteriores y sus momentos personales. Nos permite descubrir si se está viviendo algún momento discordante con los objetivos que estamos trabajando. Esta táctica afecta a todos los miembros del equipo.
3. Las reuniones han de estar bien estructuradas. Un buen guion de partida para organizarlas en que estemos abiertos a introducir técnicas comunicativas propias de la improvisación lógica nos hará lograr buenos resultados y una comunicación eficaz.
4. La formación continua en habilidades comunicativas es una herramienta importante para solucionar problemas sesgados de entendimiento entre los participantes. Nivela profesionalmente al equipo desde las necesidades específicas cada rol en cada proyecto.
5. La comunicación entre reuniones facilita la efectividad del proceso laboral. Permite seguir los procesos en tiempo real. Nos permite emplear herramientas en línea para optimizar la coordinación y el flujo de información. Ofrece una rápida y efectiva interacción desde la retroalimentación constructiva. Además, permite detectar el nivel de estrés del equipo evitando así obstaculizar el bienestar y la productividad de los trabajadores.

Hasta aquí ofrecemos una buena base de partida para una comunicación eficaz en el trabajo. Uniendo todo lo contado evitaremos males mayores como los vividos en ese “teléfono descompuesto” del que hablábamos al inicio de este artículo.

*Antonio Fernández-Coca es profesor titular de Universidad. Doctor en Informática. Director de Formación del Personal Docente e Investigador (PDI), Universitat de les Illes Balears.

*Este artículo fue publicado originalmente en The Conversation