Cómo cerrar un proyecto: cinco pasos probados para impulsar el desarrollo y crecimiento en el trabajo

¡Cuidado!, porque el vértigo de sacar los proyectos en serie puede atentar contra el buen clima, el bienestar y el desarrollo de las personas. Por eso es que cada etapa tiene una importancia fundamental, incluyendo el cierre.

Cerrar un proyecto o proceso no se trata simplemente de poner punto final; es un momento crucial para consolidar lo que se ha logrado hasta ese momento y establecer las bases para el futuro.

Como coach ejecutivo especializado en CEOs, alta gerencia y equipos, he desarrollado un modelo de cinco pasos que ha demostrado ser altamente efectivo en el cierre de procesos de coaching y equipos en 18 países. Hoy quiero compartirlo contigo, para que puedas adaptarlo a tu organización y proyectos.

Por eso es que lo explicaré paso a paso, para que todos nos beneficiemos del aprendizaje colaborativo, que es mi lema bajo el que trabajo diariamente.

Tutorial paso a paso para un buen cierre de procesos grupales de cualquier tipo

Imagina que estamos a punto de terminar un proyecto profesional, donde se trabajó durante cuatro meses en pulir y mejorar un producto que lanzaremos al mercado, involucrando a cuatro gerentes y seis personas de distintos equipos. Ahora estamos a punto de hacer una sesión final, donde haremos el cierre.

Esta dinámica que explicaré a continuación la puedes adaptar a cualquier tipo de cierre e industria. En el ejemplo, lleva menos de una hora realizarla si sabes facilitarla con maestría y profesionalismo. Antes de comenzar, sugiero realizar un breve check-in para calibrar a las personas: te permite saber cómo están, cómo llegan a este encuentro, y si desean compartir algo en particular. Este primer punto busca sensibilizar el proceso y ponernos en sintonía fina.

Con esa fase lista, y la habilidad de escucha asertiva bien abierta, vamos a dar los siguientes pasos en forma consistente, para que el cierre sea provechoso, de aprendizaje y avance para cada integrante en su rol, así como para el equipo completo -o quizás sean un grupo aún-, y para la empresa o proyecto.

Los pasos son los siguientes:

Paso 1: reflexión individual y rescate de aprendizajes

El primer paso implica una profunda reflexión individual. Para facilitarlo, comenta que vamos a tomar un momento para bajar a lo concreto la experiencia vivida, y que lo haremos con lápiz y papel, haciendo dos columnas.

Es importante no dejarlo en lo verbal y escribirlo a mano. ¿Por qué es importante hacerlo a mano y no en digital? Porque es palpable y tangible. El acto de conectar el cerebro pensante y emocional, la mente subconsciente y consciente y escribirlo de puño y letra, conforman una experiencia sensorial mucho más rica que estar tipeando en el celular o la computadora. Así de sencillo.

Entonces, en la primera columna cada integrante enumerará los aprendizajes, rescates positivos y aspectos contributivos que considera, desde su óptica, que ha incorporado durante el proyecto o proceso. También cómo se sintió emocionalmente consiguiendo esos resultados.

A modo de ejemplo, pueden incluir habilidades adquiridas, conocimientos nuevos y experiencias transformadoras. Este ejercicio no solo fomenta la autoevaluación, sino que también ayuda a los participantes a reconocer sus propios logros y crecimiento personal. A su vez, fomenta la toma de consciencia individual.

La reflexión individual es esencial porque permite a cada miembro del equipo interiorizar sus logros personales, lo que refuerza su sentido de contribución al éxito colectivo.

Paso 2: Compartir y comentar en grupo

Después de completar la reflexión individual, es el momento de unir fuerzas y compartir. El equipo se reúne en forma presencial o virtual, y cada miembro lee en voz alta su lista de logros y aprendizajes, y breves agregados y contextos que quieran mencionar.

A medida que cada persona comparte su experiencia, se crea un ambiente de apertura y comprensión mutua. El sencillo acto de comentar brevemente después de cada presentación fortalece la conexión entre los miembros del equipo y permite que todos reconozcan y celebren el éxito colectivo.

Paso 3: Identificación de oportunidades de mejora

Una vez finalizada la primera ronda de la columna inicial, invitaremos a cada persona a completar la segunda. En este caso, los disparadores deben ser muy precisos para que el resultado sea calibrado a la mejora.

Las preguntas que utilizo habitualmente pueden ser de este tipo: ¿Qué hubieras deseado que sucediera en este proceso, y no pasó? ¿Sientes que faltó algo durante el proyecto o proceso?

Paso 4: Pedidos y propuestas

Mientras sigue el turno del compartir sobre la segunda columna, puedes motivar a que cada persona formule un pedido concreto -que no es lo mismo que una queja o un reclamo- a personas que están presentes; y también proponer algo específico como iniciativa para seguir mejorando en el futuro.

Estos dos ítems, pedido y propuesta, conforman un enorme anabolizador del potencial humano, porque por lo general la gente se centra en lo que falta y terminan allí, dejando agujeros negros inconclusos en el círculo virtuoso del trabajo en equipo. En cambio, cuando formulan abierta y personalizadamente un pedido, y quizás incluso deseen agregar una propuesta, se abren posibilidades de mejora que no tienen techo. Es un cambio de mentalidad y de consciencia generativa.

Puede ser que este ejercicio sea el cierre total de un proyecto, por lo que hasta aquí se habría llegado con la dinámica propuesta en este artículo. O, quizás, hayan surgido algunas ideas que se quieran llevar a la acción: aquí recomiendo acordar en el momento con las personas involucradas otro espacio para bajarlo a una metodología del estilo SMART (objetivos específicos, medibles, alcanzables, realistas y puestos en un plazo).

En cualquier caso, es importante tomarse el tiempo suficiente para debatirlo entre todos, porque de esta forma se fomenta la responsabilidad compartida y la colaboración continua.

Paso 5: Sellado del acuerdo y compromiso

El quinto y último paso es el sellado del acuerdo y el compromiso. En este punto, se formalizan los compromisos adquiridos en el paso anterior, en caso de que los hubiese.

Una forma de lograrlo es que cada miembro del equipo se comprometa a cumplir con las acciones acordadas y a trabajar juntos en ciertos aspectos, especialmente surgidos de su segunda columna. Por ejemplo, “Asumo mi responsabilidad de no haber preguntado más, y por eso sucedió x cosa: desde hoy lo corrijo”, “Me comprometo a estar más atento en la revisión de documentación de cada proyecto”, “Voy a cuidar mi forma de expresarme y gestionar mis emociones cuando me frustro” y “Quiero pedir que me recuerden agradecer por cada acción bien hecha, si es que me olvido”.

Pueden dejar por escrito los compromisos, y enviarlos a los presentes, a modo de recordatorio. Quien lidera es responsable de dar seguimiento a su cumplimiento, así como todas las demás personas son corresponsables tácitos de su aplicación, porque se creó en este cierre. Asimismo sugiero que no teman festejar, compartir informalmente y socializar para ratificar el logro. Al hacerlo, reforzarás el centro de la recompensa del cerebro, que es un área específica muy definida que provee de energía y entusiasmo para encarar el siguiente reto.

Este paso final concluye el proceso de manera efectiva y sienta las bases para el próximo capítulo de crecimiento y logros.

Un cierre exitoso de un proceso o proyecto no es el punto final; es un hito, que merece ser celebrado. Porque el éxito no se trata solo de los resultados finales, sino del aprendizaje que aparece en el camino, apoyando la evolución de cada persona que integra el equipo, y de la empresa y sus resultados.

Daniel Colombo es facilitador y Máster Coach Ejecutivo especializado en alta gerencia, profesionales y equipos; mentor y comunicador profesional; conferencista internacional; autor de 32 libros. LinkedIn Top Voice América Latina. Coach profesional certificado por ICF en su máximo nivel, Coach certificado, Miembro y Mentor en Maxwell Leadership, el equipo de John Maxwell.