“Manejo de Windows, Excel y PDF”, se suele leer en los currículum vitae (CV) de los postulantes a puestos administrativos para pequeñas, medianas y grandes empresas.
Pero esa capacidad para manejar una hoja de cálculo del programa Excel de Microsoft no está reservado solamente a quienes tienen avanzados niveles de computación.
Así lo sugiere una publicación de la Universidad de Harvard, en EEUU, que en su sitio web Harvard Business Review, revela 10 de las 500 funciones que ofrece el programa que son básicas y necesarias, y que “todos deberíamos aprender”.
La institución educativa destacó que 750 millones de personas trabajan a diario para mantener Excel actualizado, y que el producto de Microsoft se destaca de otras aplicaciones de cálculo.
“Llevamos una década enseñando y probando Microsoft Excel. Una encuesta que elaboramos a varios empleados de oficina sugiere que pasamos más de un 10% de nuestra vida laboral haciendo hojas de cálculo”, se lee en la revista digital.
"Para quienes trabajan en investigación y desarrollo o finanzas, esa cifra se eleva al 30%, unas 2,5 horas al día", agrega.
El problema es que no todos ellos son igual de buenos a la hora de manejar las hojas de cálculo o conocen las fórmulas básicas. Por eso, se publicó este resumen de los 10 pasos básicos que debemos tener en cuenta sobre el famoso programa de cálculo.
1. Pegado especial
Si se requiere solo copiar algunos elementos, evitando copiar formatos o fórmulas indeseadas, lo primero que hay que hacer, después de copiar la celda (Ctrl+C), es pulsar Ctrl+Alt+V para realizar el pegado especial y seleccionar los valores que se quieren copiar.
Para pegar los elementos, Atl+E+S+V, aunque también se puede usar el menú desplegable y elegir la opción en el cuadro de diálogo.
2. Insertar varias filas
Al utilizar el atajo (Ctrl, Shift, +) se selecciona el número de filas que se quiera agregar y luego se insertan con ayuda del clic en el botón derecho del mouse. También se puede usar el comando "Insertar filas de hoja", pero solo si se seleccionaron antes las filas a añadir.
3. Relleno Rápido
Cuando se necesita ingresar o cambiar muchos datos de forma rápida y precisa, el relleno rápido es un "método asombroso".
Para activarlo se elige "Relleno Rápido" en la pestaña de "Datos, o se puede pulsar Ctrl+E. Si no aparece, Microsoft recomienda probar en "Avanzado" y "Relleno Rápido Automático".
4. Índice y coincidir
Utilizadas para realizar búsquedas complejas, si se unen ambas funciones permiten extraer datos y valores concretos de grandes hojas de cálculo.
"Índice" tiene dos sintaxis: matricial y de referencia. La primera (matriz; núm_fila; [núm_columna]) sirve para hacer búsquedas.
"Coincidir"(valor_buscado,matriz_de_busqueda;[tipo_de_coincidencia]) se utiliza para encontrar la posición de un valor en una lista.
5. Suma Rápida
Casi todos saben hacerlo, pero Harvard destacó que se puede generar la celda al final de una fila o columna en apenas unos segundos.
Si se selecciona la celda nueva y se pulsa Ctrl + Shift + "=" se realiza la "autosuma".
6. CTRL Z / CTRL Y
No sólo se puede utilizar CTRL + Z para revertir errores. También se puede lograr con el comando Ctrl + Y.
Es útil para recuperar algo que por error se eliminó con Ctrl + Z.
7. Eliminar Duplicados
Para borrar valores repetidos en cualquier conjunto de datos, la Universidad de Harvard recomendó colocar lo que se desea eliminar en una nueva hoja. Así, el sistema deja por defecto el primer valor que aparece en la tabla y no se pierden los datos en caso de error.
Se puede activar al seleccionar la tabla, luego en la pestaña de "Datos" y haciendo clic en "Quitar duplicados". Excel preguntará a qué columna se aplicará el cambio.
8. Inmovilizar paneles
Para ejecutarlo se elige la parte de la hoja de cálculo que se desea congelar y luego en el menú, hacer clic en "vista" o "visualización". Enseguida se selecciona "inmovilizar fila superior" e "inmovilizar columna", al tiempo de pulsar lo que se quiere congelar.
Inmovilizar filas y columnas ayuda a contrastar datos que se tienen lejos de otros en una hoja de cálculo.
9. F4
En Excel, F4 crea una referencia absoluta, o repite la acción o comando más reciente.
La mayoría de las veces repetirá la última acción, pero si se pulsa mientras se tiene resaltada una celda con una fórmula, desplegará opciones de posibles referencias.
10. CTRL + Flechas de teclado
En grandes bases de datos, permite acceder a la última cifra en unos segundos. También sirve para seleccionar datos y maximizar la productividad.
Solo se ejecuta el comando Ctrl + la flecha, para llegar al final del documento (flecha Abajo) o desplazarte por él. Aunque detecta huecos en los datos, y se detiene en el primer espacio.
La Universidad de Harvard pretende, al compartir estos consejos, transformar la jornada laboral típica de las personas y maximizar la productividad.
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