Pamela David con Carolina Valente, creadora de Organiza y triunfarás: “El estrés se produce por lo que no se ha terminado, no por lo que hay que hacer”

No es lo mismo organizar que ordenar. Pero entonces: ¿qué es organizar? En esta edición de PamLive, Pamela David conversó con Carolina Valente, creadora de Organiza y triunfarás, quien derriba los mitos sobre la organización y el orden. Y no se trata solo de una habilidad para que nuestros placares estén ordenados. Tomar el timón de nuestro tiempo y crear una auditoría es fundamental: ¿en qué puedo invertir mis horas libres? La importancia de generar un sistema de organización para distribuir nuestras tareas y convertirlo en un hábito.

—¿Cómo se empieza a ordenar y a organizarse?

—Lo importante es saber qué nos decimos: “No tengo tiempo”, “No me alcanza la vida”, “Soy un desastre”. Siempre digo que uno saca el látigo y se empieza a flagelar de alguna manera, a castigarse y autoexigirse. Primero, tenemos que distinguir que no es lo mismo ordenar que organizar. Son dos cosas diferentes que se utilizan como sinónimos. Ordenar quiere decir que las cosas tienen un lugar y están en ese lugar. Cuando digo: “Esto está ordenado”. es porque las medias están en el lugar de las medias, las toallas en el lugar de las toallas. ¿Pero qué es organizar? Es crear un sistema. Primero viene la organización en la cual yo creo un sistema funcional a mí y a mi vida. Por eso también muchas veces caemos en esta autoexigencia: queremos copiar sistemas de otras personas que tienen otra vida distinta a la nuestra. El primer mito es que no nos comparemos, guardemos ese látigo y empecemos a pensar que cada persona es única, por lo tanto cada sistema será único en la organización.

—¿Qué me tengo que preguntar a la hora de querer organizarme?

—Debemos tomar conciencia en qué estamos invirtiendo nuestro tiempo y por qué no nos alcanza. Un ejercicio que recomiendo es llevar una auditoría de tiempo. Cuando por ejemplo vas al nutricionista porque querés alimentarte mejor, lo primero que te dicen es que durante dos semanas lleves un registro de lo que comiste y las porciones. Esto es lo mismo: durante dos semanas tomá registros. Si querés anotar, es ideal: ¿cuánto tardé en esto?, ¿cuánto invierto en mis viajes? Desmenuzá tus actividades del día a día. El segundo paso es no tener todo en la cabeza. Siempre hay que tener todo anotado porque si no se mezcla todo en la cabeza, y te confundís ideas y fechas. Se llama tráfico mental. Ese desorden mental no ayuda para nada a la hora de organizarte.

—¿Hay diferencia entre anotarlo en un papel o en el celular?

—Es buenísimo tener una pizarra o anotar en el celular, en un cuaderno… Evitaría que las anotaciones sean en papelitos. Lo importante es que esté afuera en la cabeza. Esta es la puerta de entrada, no es de un día para el otro: no es que voy a incorporar un tip y mañana mi vida va a cambiar. Es como cualquier hábito: no es que yo empiezo a hacer abdominales y mañana me levanto como una modelo. Esto es lo mismo, hay que generar el hábito. Una vez que ya sabemos en qué invertimos nuestro tiempo viene la otra pregunta: ¿en qué quiero invertir mi tiempo? Vivimos en un mundo reactivo, reaccionando a lo que nos piden, diciendo “sí” a todo porque no podemos decir que “no”, o tenemos muchos compromisos. Pero nunca nos hacemos esa pregunta: “¿Realmente estoy invirtiendo mi tiempo en lo que yo realmente quiero?”.

—Empezar a sacar las cosas que no queremos hacer, sin culpa…

—Cuando te empezás a hacer esas preguntas, ahí tomas conciencia de tu tiempo. ¿Estás en el trabajo que querés? ¿Estás haciendo un proyecto porque querés o por compromiso? La organización sigue el orden de las cosas.

—¿Cuál es la importancia de crear un sistema de organización?

—Te da tranquilidad, seguridad… Cuando uno dice: “Me quiero organizar”, lo que está diciendo es que necesita esa sensación de control. Querés darte cuenta que vos sos la dueña de tu tiempo y no que las circunstancias te controlen a vos. Hacés miles de tareas en el día y después te acostás preguntándote: “¿Qué hice?”.

—¿Cómo haces para invertir más tiempo en vos y menos en las tareas del hogar?

—Ya saber lo que uno no quiere es un primer paso. Es como cuando sacás todas las cosas de tu placard y te preguntás: “¿Qué quiero quedarme y a qué le tengo que decir adiós?”. Esto es lo mismo. Una vez que vemos nuestro panorama de tareas y actividades nos tenemos que preguntar: “¿Qué tareas quiero para mi vida? ¿Quiero estar todo el fin de semana limpiando?”. No son preguntas cómodas, pero nos dan ese control y nos ayudan a tomar el timón de nuestro tiempo. Evita el estrés porque te da sensación de control, te da confianza; reducís la improvisación constante. La organización es un conjunto de reglas para justamente distribuir tus actividades o tareas a lo largo del día, semana o mes. Otro mito que pasa mucho es decir que somos desorganizados por naturaleza. No se enseña en ningún lado a ordenarse, ni hay materias para ordenarse y planificarse. Es como andar en bici: es una habilidad que se aprende. Nadie es desorganizado por naturaleza. El tema es empezar y tener la intención de organizarnos.

—¿Cuáles son los errores más comunes a la hora de planificar?

—El modo por default del ser humano, o como le digo yo, el modo de “gallina sin cabeza”, es estar resolviendo continuamente, improvisación constante. No hay que sentirse mal si somos así; viniste con ese diseño, no pasa nada. La parte de nuestro cerebro que es más planificadora, que arma estrategias, es la parte de la frente. Es la más nuevita y la tenemos que estimular continuamente. La planificación es un hábito que se va reforzando con la práctica. No nace sola. Así como aprendés a manejar, podés aprender a planificarte. Dicho esto, ¿cuáles son los errores más comunes a la hora de planificar? La primera es saturar la agenda. Hay un cierto temor al espacio vacío: “No estoy haciendo nada”. Por un lado queremos descansar, pero cuando lo tenemos lo vivimos con culpa o sentimos que somos improductivas. Cuando nos empezamos a organizar, con un pequeño cambio lo notas enseguida. Otro error es no medir los tiempos que nos llevan las cosas. Somos intuitivos: “Esto me lleva media horita”, y después esa reunión duró dos horas. Son imprevistos previsibles porque si uno se sienta a pensar que las cosas se pueden alargar, puede planificarse mejor. Porque después nos damos cuenta del error: si hubieras salido antes de tu casa, o hubieras pedido un turno en el banco, ese imprevisto no te sucedería. El otro error que viene encadenado con los demás es no contemplar imprevistos a la hora de planificar. El ser humano es demasiado optimista a la hora de planificar: vos pensás que cumplirás el horario, que vas a encontrar estacionamiento, que el celular no se te va a quedar sin batería, que todo saldrá según lo planeado… Planificamos en base a deseos, a lo que queremos que pase. Cuando las cosas no pasan las hacemos un bollo y empezamos a ir de un lado a otro. Clave número una es nunca llenar la agenda. Tendemos a llenar el tiempo con cosas. Si llenamos la agenda al principio del día, cuando surjan cosas nuevas, ¿dónde las metemos? No podemos ir y comprar tres horas más para los imprevistos que surgieron.

—Es estresante cuando uno no para…

—Hay que dejar cierto aire entre cada tarea. Otro consejo es calcular más tiempo de lo esperado. Si tenés una reunión de trabajo que dura media hora, calculale 45 minutos. En tu agenda lo pones 45 minutos, una hora. Además, cuando tenés una reunión, no es que tocás un botón y ya estás ahí: tenés que tomar tu café, producirte, trasladarte, y recién ahí empezás la reunión. Lo mismo cuando termina: te quedás un rato charlando, vas al baño… Esa reunión que terminaba a las 4 de la tarde, tu próxima actividad recién es a las 5.30. No nos damos margen de maniobra. Debemos permitirnos un descanso. Se calcula que el 30% de las tareas surgen durante la jornada, o sea que hay un 30% de tu día que no lo podes prever; simplemente, va a surgir. Ya desde el vamos, llenar tu agenda el 70% es el camino a la frustración. Algo va a surgir, algo va a pasar. Otro grave error es no priorizar: tener una lista con 38 cosas no quiere decir que las 38 cosas sean igual de importantes. Por hacer y hacer y hacer, cometemos el error de sentir que somos más productivas. ¿Qué es priorizar? Poner primero. Y nos cuesta tanto porque priorizar implica dejar cosas afuera. Si pongo algo primero significa que no todo está primero y que yo tengo que decidir dejar cosas afuera. Nos cuesta mucho dejar cosas afuera porque no queremos perder nada. Tenemos que renunciar a algo para conseguir otra cosa, y no nos gusta eso. Todo se puede hacer en el tiempo indicado. Si las personas que nos están mirando mañana tienen que rendir un examen y les falta repasar algo, este vivo quizá no sea su prioridad. Les conviene dedicarse a repasar, dar el examen, y como el vivo queda guardado, después lo ven. Es lo que se llama desbalance estratégico: surge de mantener un equilibrio todo el tiempo y eso es imposible. Por querer hacer esto, pagamos costos emocionales, de salud. Si en las próximas dos semanas mi prioridad es rendir un examen, lo tengo que priorizar antes que ver a mis amigos y mi familia, pero ya puedo ir anticipando y avisándole a mi familia que nos podemos ver la próxima semana. Vas compensando. Siempre sugiero que se organicen a largo plazo: por mes, por trimestre.

—Cuando vos, por ejemplo, planificás un viaje, seguramente te salga mucho más económico que reservarlo para la próxima semana. ¿Esto aplica también para la vida?

—Exacto. Uno en general planifica cuando tiene un gran evento: unas vacaciones, una fiesta de 15, comprar una casa, un auto… Tenemos claro que de un día para el otro no las podemos conseguir. Esto es lo mismo: nuestra vida también es un proyecto. Tenemos que ir resolviendo las cosas por etapas. Por eso priorizar es muy importante. ¿En qué te tenés que enfocar? Otro gran mito de la organización es que hay que organizarse con tiempo. En general, uno se planifica por tiempos y horarios, ¿pero a la hora de organizar, tienen en cuenta su energía, su capacidad como seres biológicos? ¿O solo organizan por tareas, cual Tetris? Uno tiene que descansar antes de estar cansado. Hay que ir dosificando la energía a lo largo del día.

—¿Cuándo tenés que tomar conciencia para organizar tu energía?

—Un consejo que yo doy es que en esta auditoría de tiempo, de toma de conciencia de actividades, empiecen a registrar cómo se sienten después de esas actividades. Nosotros tenemos actividades de descarga. Por ejemplo, después del trabajo terminamos cansados y se nos apaga la batería, pero después en una cena con amigas, recargás. Es como llevar un cargador portátil. Y hay actividades que son neutras, como por ejemplo, lavar los platos o los dientes. Son actividades en piloto automático, que no llevan mucha energía. ¿No te pasa que a veces tenés una reunión de trabajo que solo duró 15 minutos y quedaste como si te hubieran chupado la energía? Ahí te das cuenta que no es por tiempo. Esa reunión te llevó 15 minutos, pero recargarte te llevó un día entero. Tenemos que empezar a pensar las tareas no solo en función del tiempo, sino también del gasto energético. Hay personas o situaciones que nos generan un desgaste. Algunos tips básicos para cuidar la energía es agrupar las tareas por lote: salís a hacer las compras y haces todo un paquete de tareas similares. Si tenés que mandar mails, agrupá todos los que tenés que mandar. Agrupá tareas parecidas para reducir el gasto enérgico. Anticipá el menú de lo que vas a comer, pensá en lo que tener que comprar en el súper una sola vez. Pensá una vez y amortizá a lo largo de toda la semana.

—Esto aplica para todo, desde ordenar hasta la hora de cocinar.

—Lo primero que recomiendo es organizar el menú semanal, las tareas de limpieza… Tenés que reducir la improvisación. Parece tonto, pero tenés que hacer una toma de decisiones todo el tiempo, hasta incluso cuando decidís tomar té o café. Vos por día podés tomar una cantidad limitada de buenas decisiones. Cada toma de decisión es un desgaste de energía, y esto tiene un nombre científico: fatiga por toma de decisiones. Cuando tenemos que tomar una decisión como “¿Agarro este trabajo?”, “¿Pruebo con este cliente”?, “¿Dejo mi trabajo para dedicarme a otra cosa?”, son decisiones que generan un gasto energético impresionante en la vida. ¿Qué pasa cuando anticipamos las cosas? Reducimos esa fatiga. Tenemos más energía mental, podemos dedicarnos a esas cosas importantes de la vida. Cuando tenemos que tomar muchas decisiones se produce la llamada parálisis por toma de decisiones.

—¿De qué se tratan los cursos para aprender a planificarte?

—Doy un método de cómo planificar la semana, cuántas tareas conviene ponernos, cómo armar listas de tareas… Una cosa es planificar y anticiparte a lo que vas a hacer, y después viene la segunda parte, que es programar. Es decidir, cuándo lo voy a hacer. ¿Voy a cocinar milanesas en cantidad? Bueno, ¿cuándo lo voy a hacer? ¿Cuál es el mejor momento para hacerlo? Otra cosa muy importante que viene después de planificar es la de gestionar imprevistos. ¿Qué hago con lo que va surgiendo? Los imprevistos no son siempre negativos, pueden ser oportunidades. Hay una frase que me gusta: “La mayor parte del estrés no viene de lo que uno tiene que hacer, sino de lo que no se ha terminado”. La mente quiere cerrar asuntos. Cuando tenemos muchas ventanas abiertas de lo que tenemos que hacer, nos estresamos. Por eso nos gusta mucho tachar. Es una sensación de avance: lo hice, lo cerré. Para eso hay que hacer listas de tareas para que sean fuente de placer y de inspiración, y no fuente de frustración por tener listas eternas.

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