Cómo proteger la privacidad de todos los documentos en Google Drive: evita acceso de desconocidos

Google Drive se ha convertido en una herramienta esencial para almacenar documentos, compartir archivos y colaborar en tiempo real. Sin embargo, esta comodidad también implica riesgos si la seguridad no se gestiona adecuadamente.

Un descuido en la configuración de permisos podría exponer tu información a terceros o, peor aún, a ciberdelincuentes.

Si utilizas Google Drive para guardar documentos personales o confidenciales, es fundamental conocer las opciones de privacidad disponibles y cómo configurarlas correctamente.

Antes de modificar los permisos de un documento o carpeta, es importante saber con quién lo has compartido. Para comprobarlo:

• Abre Google Drive y busca el archivo o la carpeta que quieres revisar.
• Haz clic derecho sobre el archivo y selecciona “Información del archivo” > “Detalles”.
• En el panel lateral, verás quién es el propietario del archivo y qué personas tienen acceso a él.
• Si tienes permisos para realizar cambios, haz clic en “Administrar acceso” y ajusta la configuración según tus necesidades.

Este simple paso te permite controlar quién puede ver o editar tus documentos y detectar posibles accesos no deseados.

Si en algún momento compartiste un archivo y quieres revocar el acceso, sigue estos pasos:

• Busca el archivo en Google Drive, Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google.
• Abre el archivo y haz clic en “Compartir”.
• Encuentra a la persona con quien deseas dejar de compartirlo.
• Haz clic en la flecha hacia abajo junto a su nombre y selecciona “Quitar acceso”.
• Guarda los cambios.

Si prefieres que un archivo sea completamente privado, puedes cambiar su acceso general a “Restringido”, de modo que solo las personas autorizadas puedan verlo.

Cuando compartes un documento con acceso de edición, los usuarios pueden modificarlo y compartirlo con terceros sin tu autorización. Para evitarlo:

• Abre el archivo y haz clic en “Compartir”.
• En la parte superior, selecciona “Configuración”.
• Desmarca la opción “Los editores pueden cambiar permisos y compartir”.

Con este ajuste, solo tú podrás decidir quién tiene acceso al archivo, reduciendo el riesgo de que se comparta sin tu consentimiento.

Si deseas compartir información sin que los receptores puedan descargarla, imprimirla o copiarla, sigue estos pasos:

• Abre Google Drive, Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google.
• Selecciona los archivos a los que quieres aplicar restricciones.
• Haz clic en “Compartir” y luego en “Configuración”.
• Desmarca la opción “Los lectores y comentaristas pueden ver la opción para descargar, imprimir y copiar”.

Esto impide que los usuarios realicen copias del archivo, aunque no evita que puedan capturar la pantalla o transcribir el contenido manualmente.

Si un archivo ya no es necesario o contiene información sensible, puedes eliminarlo permanentemente:

• Busca el archivo en Google Drive y muévelo a la papelera.
• Accede a la papelera y selecciona “Eliminar definitivamente”.

Si el archivo te pertenece, los colaboradores aún podrán copiarlo antes de que lo borres por completo. Si no eres el propietario, al eliminarlo solo lo quitarás de tu cuenta, pero los demás aún podrán acceder a él.

Además de configurar correctamente los permisos en Google Drive, es importante proteger el acceso a tu cuenta de Google con estas medidas adicionales:

• Activa la verificación en dos pasos: Esto añade una capa extra de seguridad al requerir un código adicional para iniciar sesión.
• Crea códigos de verificación alternativos: Útiles en caso de que pierdas acceso a tu dispositivo principal.
• Utiliza una llave de seguridad física: Si la configuras previamente, puedes iniciar sesión de forma segura incluso si pierdes el teléfono.
• Evita usar redes WiFi públicas sin protección: Si accedes a tu cuenta desde una red no segura, usa una VPN para cifrar tu conexión.