Dile adiós a Word, Excel y más opciones para hacer documentos: Esto es lo que llega con la facturación electrónica desde 2025

En España, a partir de 2025, todas las empresas y profesionales deberán emitir sus facturas en formatos electrónicos específicos, como XML, en lugar de utilizar formatos tradicionales como Word, Excel o PDF, cuando envíen sus facturas a las Administraciones Públicas.

Esta medida se enmarca dentro de la Ley Crea y Crece, que tiene como objetivo principal impulsar la digitalización de las empresas y combatir la morosidad en las transacciones comerciales. La obligatoriedad de estos formatos electrónicos pretende mejorar la eficiencia en la gestión de facturas y garantizar un mayor control en los procesos de facturación.

“La promoción del uso de la factura electrónica en operaciones entre empresarios y profesionales es una medida para digitalizar las relaciones empresariales, reducir costes de transacción y facilitar la transparencia en el tráfico mercantil. Se trata además de una medida clave para poder atajar de manera eficaz la morosidad en las operaciones comerciales”, dice la ley.

A partir de julio de 2024, las empresas con una facturación superior a ocho millones de euros están obligadas a presentar sus facturas de forma electrónica, según la información proporcionada por la Agencia Tributaria de España.

En 2025, esta obligación se extenderá también a las pymes y empresas con un volumen de facturación inferior a esa cifra, quienes deberán comenzar a utilizar la factura electrónica.

De acuerdo con el texto consolidado de la Ley Crea y Crece, las facturas electrónicas deben cumplir con los estándares técnicos establecidos por la normativa española y europea para asegurar su interoperabilidad y validez legal.

Estas facturas deben generarse en un formato estructurado, como XML, que permita su procesamiento automático. Además, es obligatorio que incluyan una firma electrónica avanzada para garantizar su autenticidad e integridad. También deben ser visibles en un formato legible para todas las partes involucradas.

Los estándares técnicos definidos por la normativa española y europea para la facturación electrónica incluyen el uso de formatos estructurados como el Facturae en España y el UBL (Universal Business Language) en Europa. Además, se exige la aplicación de la firma electrónica o cualificada para garantizar la autenticidad e integridad de las facturas.

Las personas interesadas pueden ingresar al formato Facturae en español siguiendo este enlace: https://www.facturae.gob.es/formato/Documents/EspanolFacturae3_0.pdf.

El formato XML (eXtensible Markup Language) es una manera de organizar datos en un archivo que es comprensible tanto para personas como para computadoras. Se puede visualizar XML como una serie de “cajas” que contienen información, donde cada caja tiene una etiqueta que describe su contenido. Estas cajas pueden estar anidadas dentro de otras, formando una estructura jerárquica.

Las etiquetas en XML son personalizables, lo que permite definir etiquetas propias para describir los datos según las necesidades específicas. Por ejemplo, se pueden utilizar etiquetas como nombre, fecha, entre otras. Esta flexibilidad permite adaptar la estructura de los datos de manera precisa.

La normativa establece que las sanciones pueden variar según la gravedad de la infracción. En caso de que un documento no se procese correctamente, la multa puede ser de 150 euros por cada documento, lo cual se considera una falta leve. Por otro lado, si se detectan datos falsificados en una factura, la sanción puede alcanzar hasta el 75% del importe de la factura, lo que se clasifica como una falta muy grave.

La Ley Crea y Crece enfrenta varios retos significativos. Uno de ellos es la adaptación tecnológica, ya que las empresas, especialmente las pymes, deben ajustar sus sistemas para cumplir con los requisitos de la facturación electrónica.

Otro gran reto es la responsabilidad gubernamental en educar a las empresas y profesionales sobre las nuevas medidas.