Diez funciones de Excel que todo profesional debe saber, según Harvard

Microsoft Excel sigue siendo un recurso vital tanto para profesionales como para las tareas de las empresas. Su capacidad para manejar grandes volúmenes de datos y su versatilidad en el uso de funciones y comandos son aspectos cruciales para la productividad y eficiencia laboral.

Según estadísticas presentadas por Harvard Business Review, los empleados de oficina pasan alrededor del 10% de su tiempo usando la aplicación. En sectores de investigación y desarrollo o finanzas, este porcentaje se eleva al 30%. Esto pone de manifiesto la relevancia de Excel en distintos ambientes de trabajo.

Satya Nadella, CEO de Microsoft, sostiene que Excel es uno de los productos más destacados de la empresa, respaldado diariamente por 750 millones de trabajadores globales. Nadella resalta la importancia de conocer y utilizar funciones avanzadas que pueden mejorar significativamente la eficiencia en el trabajo con hojas de cálculo.

De acuerdo con Harvard, aquí se presentan diez funciones de Excel que deben aprender los profesionales que son muy útiles para sobresalir en el mercado laboral. Todas estas se pueden aprender en aproximadamente dos horas.

Pegado especial: Permite copiar celdas seleccionando solo los elementos necesarios, como valores, sin afectar el formato original. Por ejemplo, en una lista de ventas, copiar solo los números sin los comentarios adjuntos es un proceso sencillo con solo oprimir Ctrl + Alt + V en el teclado.

Inserción de filas múltiples: Utilizando Ctrl, Mayús, +, es posible añadir varias filas al mismo tiempo, optimizando el tiempo dedicado a la organización de datos. En un inventario, si necesitamos agregar varias filas para nuevos productos, esta función es extremadamente eficiente.

Relleno relámpago (Flash Fill): Esta función automática detecta patrones en los datos y los completa de forma predictiva. Por ejemplo, al tener una columna con nombres completos y otra donde deseamos separar el nombre del apellido, esta herramienta lo hace de manera instantánea.

ÍNDICE y COINCIDIR: Combinando estas herramientas, se pueden realizar búsquedas eficientes de datos en hojas de cálculo extensas y con múltiples niveles de información. Si se tiene una base de datos con miles de clientes y se necesita encontrar información específica sobre uno, estas funciones simplifican la tarea.

Suma rápida: Seleccionando una celda al final de una fila o columna y presionando Alt + =, se suman inmediatamente los valores. En un balance mensual, esta función permite sumar ingresos o gastos totales en segundos.

Funciones de Deshacer y Rehacer: Ctrl + Z para deshacer y Ctrl + Y para rehacer, facilitan corregir errores de manera rápida. Si por accidente se elimina una fila importante, Ctrl + Z revertirá la acción de inmediato.

Eliminar duplicados: La función Remove Duplicates integra la eliminación y resalte de valores duplicados, lo que es crucial para mantener la integridad de los datos. En listas de correos electrónicos de clientes, eliminar direcciones duplicadas asegura que no se envíen mensajes múltiples a la misma persona. Se usa con Alt + HL.

Congelar páneles: Para mantener ciertas filas o columnas visibles mientras se navega por la hoja, se usan Alt + WF y las opciones de la pestaña ‘Ver’. Por ejemplo, al trabajar con un presupuesto anual, congelar las filas con categorías principales permite ver siempre las etiquetas mientras se desplaza hacia abajo.

Tecla F4: Sirve tanto para establecer referencias absolutas como para repetir la última acción realizada. Si necesitamos copiar una fórmula exactamente igual en múltiples celdas, F4 facilita este proceso.

Navegación Rápida: Combinando Ctrl y flechas de dirección, se puede navegar rápidamente por grandes conjuntos de datos, y con Ctrl + Shift + flechas, seleccionar áreas significativas de información. En un análisis financiero, esto permite moverse entre diferentes secciones del reporte sin pérdida de tiempo.

La implementación de estas funciones puede ahorrar tiempo y aumentar la productividad en las tareas diarias. Mejorar el manejo de Excel es una inversión que muchas empresas y profesionales individuales están dispuestos a hacer para optimizar sus flujos de trabajo y mantenerse competitivos.

En un mercado globalizado y en constante cambio, la habilidad de manejar datos de manera eficiente no solo es deseable, sino esencial para el éxito continuado.