Proteger la información confidencial es un aspecto crucial al compartir archivos en plataformas de almacenamiento en la nube como Google Drive.
Los usuarios tienen a su disposición un método eficaz en Google Drive que les permite determinar con precisión quién puede acceder a sus documentos sensibles.
Este truco asegura que solo las personas autorizadas tengan la posibilidad de visualizar o editar archivos específicos, ofreciendo así una capa adicional de seguridad en un contexto donde salvaguardar la privacidad resulta esencial.
Truco de Google Drive
Para fortalecer la seguridad y control de acceso sobre la información confidencial almacenada en Google Drive, se ha implementado una funcionalidad especial que permite a los usuarios gestionar de manera eficiente quién tiene la autorización para acceder a sus archivos. El proceso para aprovechar esta función es directa y consiste en varios pasos sencillos.
Inicialmente, el usuario debe localizar y abrir el archivo específico dentro de Google Drive que desea proteger.
Una vez abierto el documento, el siguiente paso es dirigirse al apartado de ‘Compartir’, ubicado generalmente en la esquina superior derecha de la interfaz de Google Drive o dentro del menú de opciones del documento. Al acceder a esta sección, se presenta la posibilidad de personalizar quién puede visualizar, comentar o editar el archivo en cuestión.
Aquí, el usuario tiene la libertad de seleccionar detalladamente las personas específicas que tendrán acceso, ya sea ingresando sus direcciones de correo electrónico específicas o optando por configuraciones de acceso más generalizadas, como ‘Cualquier persona con el enlace’.
Esta metodología garantiza que solo individuos autorizados puedan interactuar con el contenido, asegurando así una capa adicional de privacidad y seguridad para los documentos confidenciales almacenados en la plataforma.
Más trucos para asegurar la confidencialidad de archivos
Además del método anteriormente mencionado en Google Drive, existen varias estrategias y herramientas que pueden ayudar a optimizar la seguridad al compartir documentos sensibles, asegurando que solo las personas adecuadas tengan acceso a ellos.
Encriptación de archivos: Antes de compartir cualquier archivo confidencial, considerar encriptarlo. Existen numerosas herramientas de encriptación que pueden agregar una capa de seguridad adicional, requiriendo que el destinatario ingrese una clave o contraseña para desencriptar y acceder al contenido. Esto asegura que, incluso si el archivo cae en manos equivocadas, no podrá ser leído sin la clave adecuada.
Usar servicios de transferencia seguros: Plataformas como WeTransfer y SendSpace ofrecen opciones para compartir archivos confidenciales que incluyen contraseñas de protección y la posibilidad de establecer un límite de tiempo después del cual el enlace de descarga se vuelve inactivo.
Verificación en dos pasos: Siempre que sea posible, activar la verificación en dos pasos (2FA) para añadir una capa extra de seguridad. Esto implica que, además de ingresar una contraseña, el destinatario necesitará un código de acceso secundario que normalmente se envía a su dispositivo móvil. Esta verificación adicional hace más difícil el acceso no autorizado.
Compresión con contraseña: Otra estrategia útil es comprimir los archivos en un formato ZIP o RAR con contraseña antes de compartirlos. La mayoría de las herramientas de compresión de archivos permiten agregar una contraseña al archivo comprimido, lo que requiere que el receptor la ingrese para acceder a los archivos dentro del contenedor comprimido.
Actualizaciones y Parches de Seguridad: Se recomienda mantener todos los sistemas y aplicaciones actualizados con los últimos parches de seguridad. Muchas vulnerabilidades explotadas por atacantes están relacionadas con software desactualizado. Mantener todo actualizado reduce significativamente el riesgo de brechas de seguridad.
Al implementar estas prácticas, los usuarios pueden mejorar notablemente la seguridad y el control al compartir archivos confidenciales, minimizando así las posibilidades de acceso no autorizado y asegurando que la información sensible se maneje de la manera más segura posible.
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