Cómo enviar archivos confidenciales de forma segura a través de aplicaciones y correo electrónico

Enviar un documento es muy fácil actualmente. Basta con abrir una aplicación de mensajería, adjuntarlo y listo. Un proceso similar que se repite en el correo electrónico y plataformas como WeTransfer. Sin embargo, esa facilidad puede verse opacada por la poca seguridad y privacidad del proceso.

Muchas veces en ese constante flujo de archivos no dimensionamos los problemas que puede haber y confiamos en que la persona que recibe el documento no hará nada malo con él. Pero ante el creciente número de ataques cibernéticos, es fundamental tener en cuenta ciertos parámetros y tomar medidas para proteger la información que compartimos.

Así que vamos a entregarte una serie de consejos dados por ESET para que el proceso de enviar documentos confidenciales sea seguro y no seamos víctimas de ataques o fraude.

El cifrado de extremo a extremo es una de las medidas más efectivas para garantizar la seguridad de los archivos durante su transmisión y almacenamiento. En este método, los datos se codifican en el origen y se descifran únicamente en el destino previsto, lo que significa que permanecen cifrados incluso mientras se almacenan en servidores intermedios.

Esta técnica garantiza un alto nivel de confidencialidad y protección contra posibles ataques cibernéticos, por lo que hay que buscar plataformas que cuenten con este sistema.

Antes de enviar un documento confidencial, es fundamental tomarse un tiempo para conocer las políticas de privacidad de la plataforma que vamos a usar y comprender cómo protegen los datos de los usuarios.

Si bien esto puede tomar tiempo, ese análisis puede servir para determinar si la aplicación es ideal o tiene algún elemento que nos afecte, como la vulnerabilidad de la cuenta o la posibilidad de compartir información de los usuarios.

Además del cifrado, es fundamental implementar controles de acceso sólidos para proteger los archivos contra accesos no autorizados. Establecer contraseñas robustas y únicas, junto con la activación de la autenticación de dos factores (2FA), es una forma de fortalecer los documentos y evitar que otros los puedan alterar.

También podemos aprovechar las herramientas de las plataformas en las que elaboramos el documento para asignar roles. Por ejemplo, Google Drive permite elegir si la persona que recibe el documento lo puede editar o simplemente leer.

Para minimizar el riesgo de acceso no autorizado a los archivos, es recomendable establecer enlaces de descarga con un tiempo de caducidad. De esta manera, se garantiza que solo los destinatarios previstos puedan acceder a los archivos dentro de un período específico, reduciendo la exposición de la información confidencial.

El uso de una VPN (Red Privada Virtual) es fundamental al acceder a cuentas sensibles o compartir archivos confidenciales si estamos conectados a redes WiFi públicas, en restaurantes, aeropuertos o bibliotecas.

Este tipo de conexión puede ser insegura y una VPN confiable cifra el tráfico de datos, protegiendo la información de posibles interceptaciones o ataques cibernéticos.

Es importante verificar los límites de tamaño de archivos permitidos por los servicios de intercambio, asegurándose de poder enviar los archivos necesarios de forma rápida y eficiente. En algunos casos, puede ser necesario dividir archivos grandes en partes más pequeñas o utilizar servicios que permitan el envío de archivos de mayor tamaño.

Para una protección más completa, es recomendable utilizar software de seguridad que escanee enlaces y archivos descargados en busca de posibles amenazas de malware. Este tipo de herramientas ayudan a mantener el equipo y los datos seguros, evitando ataques diseñados para comprometer la seguridad de la información.

Esta recomendación no solo es útil para enviar, sino también para recibir documentos. En algunos casos, los ciberdelincuentes ocultan malware en archivos que parecen inofensivos y los envían con un mensaje de urgencia para que el usuario no dude en abrirlo rápido.