Cómo proteger un archivo de Excel o Word

La privacidad de la información es la preocupación central para muchos usuarios y más cuando se trata de archivos del trabajo que están en formato Excel o Word. Y una de las medidas más efectivas para salvaguardar la seguridad de estos documentos es protegerlos mediante una buena contraseña para limitar su acceso a solamente a las personas autorizadas.

Esto impide que cualquier usuario pueda entrar y ver la información contenida en el archivo y ayuda a prevenir el acceso no deseado o modificaciones no autorizadas. De hecho, ofrece la garantía de que el documento pueda enviarse a otros sin el temor de que pueda caer en malas manos o personas que no deberían poder verlo.

Algo que no solo funciona el ámbito laboral, sino que también se extiende a los archivos particulares que pueden contener información privada y sensible. la cual que puede generar problemas si va de una persona a otra

El proceso para proteger estos documentos es una estrategia esencial que solo requiere seguir unos sencillos para establecer una barrera adicional que protegerá los datos en Excel y Word.

En primer lugar es necesario ingresar en Excel y abre el archivo que queremos proteger con contraseña.

- En la cinta de opciones debemos hacer clic en en el menú “Archivo”.

- Posteriormente se debe seleccionar el botón que dice “Información”.

- En este punto aparecerá la opción “Cifrar con contraseña”, es necesario pulsarla.

- Aquí tendremos la opción de ingresar la contraseña que deseemos. Debería llevar mayúsculas, números, letras y caracteres especiales para que sea realmente segura.

- Finalmente el programa pedirá que se repita la contraseña otra vez para garantizar que es esa la correcta. Si son diferentes, aparecerá un aviso notificando que no son idénticas. En caso tal vuelva a intentarlo otra vez.

Otra faceta interesante de poner una contraseña en un Excel, es que es posible aplicarlas también a las hojas sueltas de un documento. Para lograrlo únicamente hay que seguir los siguientes pasos:

- Abra el archivo en el que quiere proteger alguna de sus hojas.

- Si hay celdas que deben seguir siendo modificables, selecciónalas y haga clic derecho sobre ellas.

- Elija “Formato de celdas” y en la pestaña “Proteger”, debe desactivar la opción de “Bloqueada” y aceptar los cambios.

- Posteriormente diríjase al menú “Revisar” y seleccione “Proteger hoja”.

- Y en “Contraseña para desproteger la hoja” es donde se debe establecer un password.

Poner una contraseña en Word puede ayudar a proteger sus archivos con información confidencial de personas no autorizadas. El proceso para cifrar estos documentos es simple y sencillo:

- Abra el archivo de Word que desea proteger.

- Con el documento ya abierto, haga clic en “Archivo” y luego seleccione “Proteger”

- En el siguiente menú, haga clic en la opción “Cifrar con contraseña”.

- En la ventana que se abra, establezca una contraseña segura para su documento. Debe volver a escribirlo para confirmarlo.

Una de las ventajas de bloquear un archivo de Word es que no hay por qué bloquearlo todo; de hecho es posible dejar ciertas partes editables para que se puedan añadir gráficos, marca de agua y mucho más.

Para ello debemos ir a la pestaña Revisar, para posteriormente dar a la opción Proteger y finalmente aceptar Restringir edición. Es posible restringir el formato y la edición del documento haciendo clic en la casilla Permitir solo este tipo de edición en el documento y dar a Sin cambios para poner el modo solo lectura. Ahí solo debemos aceptar los cambios dando a Sí. Aplicar la protección.