Uno de los beneficios más prácticos de Google Docs, la herramienta de texto de la compañía, es su capacidad para interactuar con otros contenidos que pueden estar presentes en archivos de Drive tanto de uso personal como aquellos compartidos por otros usuarios.
Esta característica no requiere de una versión premium de pago pues está activada de forma predeterminada y se puede acceder a ella con solo utilizar un caracter especial: “@”. Tan pronto se escribe, el documento de Google desplegará un menú especial en el que se podrán encontrar diferentes funciones como el establecimiento de una tarea, adjuntar correos electrónicos, etc.
Todos los artículos especiales de Google Docs tienen una opción de personalización para que se añada la información que se desee con respecto a procesos, conteo de actividades, tareas pendientes, asignaciones de votos, encuestas, etc. Si bien están disponibles en cualquier documento, son mucho más útiles al momento de realizar trabajos colaborativos.
Entre los elementos que se pueden incorporar se encuentran: Tarea, Fecha, Menú Desplegable, Cronómetro, Temporizador, Variable, Chip de voto, Notas de reunión, Borrador de correo, Borrador de evento de calendario, Bloque de código (C/C++, Java, Javascript, Python, Unset), y Planificación de producto.
Por otro lado, la gran mayoría de estos elementos, como el cronómetro o temporizador e incluso las casillas de tareas y votos también son parte de los elementos dinámicos que se tiene disponible para realizar cualquier tipo de tarea o trabajo grupal pues se puede interactuar con ellos de diferentes formas, ya sea para marcar la ejecución de una parte de una actividad o para configurar una nueva tarea o tiempo.
De igual forma, también se pueden vincular documentos y fechas destacadas en el calendario, ya sean privadas o compartidas para trabajo colectivo, a modo de enlace para facilitar el trabajo referencial con más de un archivo disponible en Google Drive.
Inteligencia artificial en Google Docs
Al igual que otras compañías que empezaron a implementar la inteligencia artificial como una herramienta complementaria, Google ha lanzado funciones especiales para optimizar el trabajo en diversos espacios.
En el caso de Google Docs, la característica “Help Me Write” aplicará la IA generativa para redactar rápidamente documentos a partir de datos clave o indicaciones específicas sobre lo que se desee expresar. El producto final no será establecido directamente como contenido, sino que puede ser editado por el usuario antes de formar parte del documento.
El prompt o indicación será netamente la creación del usuario y no recibirá ninguna indicación por parte del sistema. En caso de ser, por ejemplo, un correo electrónico, solo necesitará un nombre para el destinatario y un contexto para desarrollar un tema central del mensaje.
En caso de que la propuesta de la inteligencia artificial no sea adecuada o del agrado del usuario, estos tendrán la opción de “refinar”, que implica dar una nueva indicación similar a la anterior para añadir más información, o “re-crear”, que obligará al sistema a dar una nueva respuesta completamente nueva sin necesidad de cambiar la indicación.
Aunque por el momento solo se puede utilizar esta herramienta luego de registrarse en Google Labs, el proceso es sencillo y se puede hacer desde la página web de labs.withgoogle.com a la que pueden acceder desde sus computadores o celulares.
Una vez dentro de este sitio, los usuarios deberán buscar los proyectos con base en inteligencia artificial y pulsar sobre los botones “Saber Más” o “Unirse a la Lista de Espera”. En este caso significa que el usuario deberá esperar a que el acceso a esta característica.
Cada programa tendrá secciones diferentes a las que se tendrá que acceder y completar los pasos que se indican para finalizar el registro. Cuando la función esté activa, los usuarios seleccionados para el nuevo ingreso recibirán una conformación de correo electrónico.