Google Workspace agregó una función que simplificará la programación de reuniones virtuales. La herramienta se integrará directamente en Gmail, permitiendo a los usuarios planificar los eventos con mayor comodidad.
Se trata de un ícono de calendario, que aparecerá al momento de redactar un correo electrónico, será posible desplegar un panel en la parte derecha de la pantalla, desde donde se podrán gestionar varias opciones para organizar las reuniones futuras.
Mejoras para crear reuniones desde Gmail
Una de esas funciones es la capacidad de seleccionar e insertar horarios de reunión directamente desde el calendario sin tener que salir de la aplicación o cambiar la ventana de Gmail. Con esto es posible visualizar los horarios y elegir la hora más adecuada para los participantes de la reunión, sin interrumpir otros eventos.
Otro de los agregados es que al momento de enviar un correo electrónico con horarios de reunión propuestos, el destinatario podrá revisar las opciones disponibles y seleccionar la que mejor se adapte a su agenda.
Una vez elija una opción, el receptor recibirá automáticamente una invitación con la hora acordada. Evitando el intercambio de correos para acordar y confirmar un evento, reduciendo el proceso a una comunicación en dos pasos.
Además, al momento de redactar un correo, se abrirá automáticamente una ventana, al lado derecho de la pantalla, para crear un evento en el calendario. Allí se verán los destinatarios y el título del correo, lo que facilitará la creación de la reunión, porque también será posible incluir automáticamente un resumen en el cuerpo del mensaje, para incluir detalles de la reunión de una manera más sencilla.
Todas estas mejoras las incluye Google Workspace pensando en que la programación de la agenda de trabajo y estudio “sea mucho más fácil al reducir las idas y venidas en largas cadenas de correo electrónico al negociar o programar reuniones”. Lo que representa una optimizan del tiempo invertido para planificar estos eventos, reducir la espera por una respuesta y tener un entorno más organizado.
Es importante tener en cuenta que estas actualizaciones estarán disponibles exclusivamente para los usuarios de Google Workspace, que son las cuentas asociadas a empresas o entidades académicas, que cuentan con otras herramientas dedicadas específicamente a mejorar la productividad.
Cómo crear una reunión desde Gmail
El proceso para sacar provecho de una de las funciones nuevas, que consiste en organizar un evento con más usuarios sin salirse del correo electrónico, es el siguiente:
1. Desde el computador ir a Gmail.
2. Crear o responder a un correo
3. En la parte inferior, hacer clic en el botón que tiene un ícono de calendario. En caso de que no aparezca, hay que dirigrse al menú Más opciones.
4. A la derecha se abrirá una pequeña ventana para crear la reunión. Allí se deben poner los asistentes, el título del evento, la hora y más detalles. En esta caso, Gmail usa el asunto del correo electrónico para ponerlo como título y pone al destinatario del mensaje como invitado.
5. Hacer clic en Guardar y luego Enviar.
Al crear la reunión, Google menciona que de inmediato se generará la casilla de evento en Calendar, en el día y la hora estipulada, por lo que si se borra de Gmail, quedará en la otra aplicación.
Además, mencionan que las horas propuestas en el mensaje se muestran en la zona horaria del creador del evento, mientras que en la página para confirmar la asistencia los horarios se muestran en la zona horaria del destinatario.