Google Workspace permite que los usuarios realicen trabajos usando herramientas en línea para crear textos, cálculos y presentaciones desde una plataforma común y con la que incluso pueden realizar actividades colaborativas en internet.
Sin embargo, también es posible que algunos usuarios tengan problemas de conexión por lo que sus aportes tardarían en ser actualizados en la nube de Google y correrían el riesgo de perderse incluso antes de que el resto de colaboradores en el proyecto pudiesen conservarlos de alguna manera.
Es por eso que Google habilitó una función adicional que permite que los usuarios puedan trabajar sin problemas en cualquiera de las aplicaciones (Docs, Sheets y Slides) e incluso generar nuevos archivos sin correr el riesgo de no guardar los avances.
Según Google, incluso antes de activar el trabajo sin conexión en alguna de esas plataformas de trabajo, los usuarios deben cumplir algunos requisitos previos que permitirán el funcionamiento correcto de cada una pese a no tener acceso a una red Wi-Fi o datos móviles:
- Se debe tener acceso a internet antes de configurar la función trabajo sin conexión.
- En todos los casos, los usuarios deben utilizar Google Chrome o Microsoft Edge, pero no activar el modo incógnito o navegación privada.
- Instalar u activar una extensión de Chrome llamada “Documentos de Google sin conexión”. Fue desarrollada por la propia compañía y es de acceso gratuito desde la Chrome Web Store. Esto solo se aplica si se utilizará la función en Microsoft Edge.
- Los usuarios tienen que asegurarse de tener espacio suficiente en el computador para guardar archivos.
Luego de completar estas condiciones, los usuarios estarán listos para configurar el acceso sin conexión. Este es un proceso relativamente sencillo y se deben seguir estos pasos:
- Abrir Google Drive.
- En la parte superior derecha de la pantalla, se deberá hacer clic en el ícono Ajustes que tiene forma de engrane y luego hacer clic sobre la opción Configuración.
- En el apartado “Sin conexión”, se deberá activar la casilla que incluye el texto “Crea archivos, abre y edita los recientes de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google en este dispositivo sin conexión”.
- Abrir Google Docs, Sheets o Slides y empezar a trabajar en alguna de estas plataformas. Si durante alguna actividad la conexión a internet se pierde por completo o se vuelve inestable, el modo sin conexión podrá activarse y guardar los avances realizados en el archivo.
Para saber si un documento puede utilizarse sin conexión, los usuarios que tengan acceso a ellos desde el escritorio podrán ver el ícono de una nube a la derecha del nombre del archivo. Al hacer clic sobre él, se abrirá un cuadro adicional en el que se puede indicar “Este documento está listo para usarse sin conexión”.
Habilitar el trabajo sin conexión solo en un archivo
Si los usuarios tienen suficiente espacio de almacenamiento, los archivos más recientes en los que se haya trabajado se guardarán automáticamente aún si no hay acceso a internet. Para esto se pueden seguir estos pasos:
- Activar el acceso sin conexión en Google Drive.
- Abrir la pantalla de inicio de Docs, Sheets o Slides.
- Seleccionar el archivo al que se quiera acceder sin conexión y pulsar el botón Más.
- Hacer clic en la opción Disponible sin conexión. Esto hará que aparezca una marca de verificación que indicará la disponibilidad del documento aún sin acceso a internet.