Consejos para aprovechar al máximo Google Calendar

Aunque la pandemia por covid-19 derivó en la pausa de varias de las actividades normales de las personas, lo cierto es que la tecnología permitió al ser humano mantener una vida más o menos normal. Aún en medio de las cuarentenas obligatorias que establecieron los gobiernos de la mayoría de los países para poder contrarrestar al máximo la propagación del nuevo coronavirus, instituciones como colegios y empresas pudieron mantener sus tareas cotidianas gracias a plataformas de videollamadas como Zoom, Google Meet o Microsoft Teams.

Sin embargo, el teletrabajo y la teleeducación hicieron que los calendarios de las personas se ocuparan con un sinfín de actividades que debían cumplir aún en medio del aislamiento. Por esto, durante el último año y medio se fueron popularizando cada vez más plataformas de organización como Google Calendar. Aunque esta app ya era conocida en el mundo antes de la pandemia, lo cierto es que durante esta, las personas vieron en ella un refugio en el cual organizar su rutina diaria y así, evitar al máximo olvidar algún pendiente importante.

Ya sea para recordar ir al banco, hacer las compras o escribir un ensayo para la universidad, esta herramienta cuenta con varias funciones que permiten a los usuarios relajar un poco su mente y dejar que sea este “asistente virtual” el que lleve la agenda del día por ellos.

Ahora bien, son tantas las características con las que cuenta Calendar, que tal vez se le han pasado algunas de ellas. Por esto, Infobae trae una lista con algunas de las herramientas más importantes de esta aplicación con las que seguro podrá mejorar su productividad.

Durante el tiempo de confinamiento, las reuniones fueron una de las actividades que más se reprodujeron en casi todos los empleos. De acuerdo con un informe de Microsoft, entre marzo de 2020 y marzo de 2021 las reuniones virtuales aumentaron en más de un 148 %, además de durar diez minutos más (35 a 45 minutos) y esto, solo en Microsoft Teams.

Por supuesto, muchos trabajadores acusaron un cansancio laboral extremo, pues no se había terminado una junta cuando ya había que asistir a otra, o se acumulaba el trabajo porque tocaba dejar de lado una actividad para poder asistir a una de las tantas reuniones que se tenían al día.

Para que esto no suceda, Google Calendar tiene una opción, dividida en dos, que permite: “Buscar un horario”, con el cual el anfitrión de una reunión podrá observar de forma detallada el horario de cada una de las personas que va a invitar, por supuesto, si estas también usan el calendario. De esta forma, sabrá de primera mano los tiempos libres de cada persona y proponer que la llamada se realice en un momento en el que todos puedan participar sin ninguna clase de presión.

La segunda opción le ordena a Calendar “Sugerir una hora”, y de esta forma tener una lista con varios horarios; de usted depende escoger el mejor para todos.

Sin duda alguna, los atajos de teclado, por ejemplo, en Microsoft Word son una de las grandes herramientas que se pueden utilizar en dicho programa de documentos. En el caso de Calendar, dicha opción también existe y para activarla, solo tendrá que ir a Configuración y seleccionar “Atajos de teclado”.

Así, podrá designar atajos como la tecla ‘c’ para crear un evento, la combinación de ‘shift’ + ‘/’ para buscar en el calendario o las teclas ‘1’, ‘2’, ‘3’ o ‘4’ para cambiar de vista a día, semana, mes o 7 días después, respectivamente.

Siempre será útil que alguien más haga las tareas por usted, incluso cuando esa tarea sea recordarle lo que debe hacer durante el día. Sin embargo, es un poco tedioso tener que estar creando recordatorios individuales para cada actividad a diario, por lo que Calendar tiene la solución para esto.

Lo único que hay que hacer es ir a Configuración y elegir el calendario con el que desea crear una agenda diaria en “Configuración para mis calendarios”. Después, vaya a Otras notificaciones y en la opción de Agenda diaria cambie de “Ninguna” a “Correo electrónico”. De esta forma, diariamente será enviado un e-mail en el que se le especificará una por una las tareas que debe cumplir en ese día, de acuerdo a las actividades registradas en su calendario virtual.

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