Dudas sobre documentación e información que puede solicitar la AFIP

Muchas veces se presentan dudas acerca de qué información, documentación, entre otras cuestiones, puede solicitar la AFIP a los contribuyentes, responsables y terceros.

Para contestar esas dudas es importante destacar que la AFIP posee amplias facultades de verificación y fiscalización, las que deben ser ejercidas dentro del marco legal que le brindan la Ley 11.683 de Procedimiento Fiscal, la Ley 19.549 de Procedimientos Administrativos, el Código Procesal Civil y Administrativo de la Nación, el Código Procesal Penal de la Nación y la Constitución Nacional. Es decir, el organismo no debe actuar en forma arbitraria.

Por su parte, los contribuyentes, los responsables como los terceros, tienen el deber de colaboración con el ente Fiscal.

Cinco dudas comunes que se presentan en la vida diaria de los contribuyentes, responsables y terceros:

1. ¿Cuánto tiempo tengo que guardar los comprobantes y documentos vinculados a la actividad comercial que realizo?

La Ley 11.683 establece que se deben guardar los comprobantes y documentos por 10 años o, excepcionalmente, por un plazo mayor. Por su parte, el decreto reglamentario establece que se deben conservar los comprobantes y documentos que acrediten las operaciones vinculadas a la materia imponible, por un término que se extenderá hasta 5 años después de operada la prescripción del período fiscal a que se refieran.

En la práctica, por la forma de cómputo de la prescripción, la exigencia termina siendo por 11 años o más ya que se producen causales de suspensión e interrupción. Esta ampliación a más de 10 años pasa a ser común y no excepcional como indica la ley, motivo por el cual sería un exceso reglamentario que vulneraría el principio de legalidad convirtiéndose en inconstitucional.

Así, por ejemplo, la documentación vinculada al Impuesto a las Ganancias del período fiscal 2023 de una persona humana inscripta deberá guardarse hasta el 1 de enero de 2035 debido a que la prescripción comienza a correr el 1 de enero de 2025, los primeros 5 años de prescripción se cumplen el 1 de enero 2030 y se extiende otros 5 años. Es decir, recién el 2 de enero 2035 podrían destruirse los comprobantes y documentos vinculados al período fiscal que recientemente finalizó.

2. ¿La AFIP puede solicitarme que le entregue las facturas y un detalle de los gastos del último viaje de vacaciones con mi familia?

La AFIP no tiene facultades para solicitar documentación e información al contribuyente de operaciones privadas que no tienen relación que el hecho imponible por él realizado. Es entendible que al organismo le interese conocer esa información para poder determinar si el contribuyente declaró un monto consumido (dinero utilizado para vivir) en su declaración jurada del Impuesto a las Ganancias.

Una de las razones por la que se crean diversos regímenes de información, se instrumenta la facturación electrónica, entre otros, es para obtener datos y almacenarla en la base estadística para su posterior análisis y posible detección de irregularidades, generar fiscalizaciones, etc.

3. ¿La AFIP puede solicitarme que le entregue copia de la factura del colegio de mis hijos?

El organismo puede solicitar las facturas vinculadas a la deducción de los gastos de educación efectuada en la declaración jurada del contribuyente. Si no dedujo esos gastos, no tiene porqué guardar esos comprobantes y aportárselos a la AFIP, quien le interesa conocer esa información para relacionarla con el monto consumido, como indiqué arriba.

Oportunamente para obtener esa información la AFIP creó un Régimen de Información que debían cumplir los colegios (Resolución General 3.368). Con posterioridad, con la implementación de las facturas electrónicas emitidas por los colegios ya cuenta con la identificación del cliente que habitualmente es el padre, madre, o pariente del alumno/a y los importes pagados.

4. ¿La AFIP puede solicitarme que entregue copia de las facturas electrónicas por las compras realizadas a proveedores de un determinado mes siendo que en las bases de datos del Organismo constan las mismas?

Si bien es cierto que la AFIP tiene información de las facturas electrónicas emitidas por todos los contribuyentes, algunas razones que pueden fundamentar el pedido son:

a) El contribuyente debe tener los comprobantes que respaldan las operaciones porque su simple registro en la contabilidad, libro de IVA Digital, etc. no alcanza. Entonces si está en los sistemas pero no tiene el comprobante físico o en formato digital no podría computar créditos fiscales, deducciones, etc.; y

b) La AFIP puede querer analizar la información completa que consta en la Factura. No toda la información que consta en el comprobante están en conocimiento de la AFIP cuando se emite una factura electrónica ya que algunos datos que no se informan al pedir la autorización de emisión. Esto no aplica para el caso de las facturas emitidas por el servicio de la AFIP comprobantes en línea, ya que en ese caso tiene toda la información.

5. ¿Tengo obligación de llevar los libros Diario e Inventario y Balances rubricados de una Sociedad Anónima a la oficina de la AFIP si me lo piden?

De acuerdo con el artículo 325 del Código Civil y Comercial de la Nación los libros Diario e Inventario y Balances deben permanecer en el domicilio de su titular, es decir, la Sociedad Anónima.

En consecuencia, no hay obligación de llevar los libros a la oficina de la AFIP aunque, en la práctica, en ocasiones se trasladan para facilitar las tareas del Organismo Recaudador. Si la AFIP requiere que se lleven los libros, se puede contestar que los mismos están a disposición en el domicilio de la Sociedad y de esa forma no se estará incumpliendo el requerimiento.

El autor es CEO de SDC Asesores Tributarios