100% digital: cómo cambió el proceso de onboarding a partir de la pandemia

La pandemia marcó un antes y un después en la vida de las organizaciones. Este impacto remite no sólo a las nuevas formas de hacer, sino también en cómo este contexto se ha convertido en la oportunidad para repensar algunos procesos internos de las empresas, como lo es el “onboarding”, conocido proceso de inducción de los colaboradores. Sin duda, esto da cuenta de cómo la tecnología ha ido ganando protagonismo en el área de Recursos Humanos (RRHH) y hoy es una aliada para la gestión del capital humano.

¿Pero qué es el onboarding? Se trata de lo que entendemos como inducción o, en este caso, proceso de admisión o ingreso. Es la práctica por la cual se busca facilitar, acelerar y hacer más efectiva la incorporación de un nuevo colaborador a una empresa o institución.

Este proceso de inducción y acompañamiento se inicia desde el mismo momento en que se realiza la entrevista laboral y suele extenderse al menos unos 90 días luego del ingreso al puesto de trabajo. En general, se toma como fin el momento en que el empleado comienza a ser productivo para la compañía, según la consultora Gartner.

Lo cierto es que, previo a la pandemia, ya había una necesidad explícita, por parte de las áreas de Recursos Humanos, de modificar y hacer más efectivo y menos costoso ese proceso inicial de ingreso de un nuevo colaborador.

En ese sentido, el colaborador debía trasladarse hasta la empresa, previo a su ingreso, para leer y firmar una larga serie de documentos, que eran esenciales para el comienzo de su relación laboral. Desde el propio contrato de trabajo, la ART, seguro de vida, beneficios ofrecidos por la empresa, la definición del salario, etc.

Se trata de una tarea tediosa por el tiempo que requiere, por tener que ir a la empresa, cuando muchas veces el trabajo se realiza a distancia, y además de eso consumiendo una cantidad de papel que implica, al final del día, varios árboles menos.

La pandemia, como ocurrió en otros rubros, obligó a acelerar un proceso que de a poco se estaba comenzando a vislumbrar: la utilización de softwares de recursos humanos para poder llevar a cabo todo ese encadenamiento de tareas, en forma digital y sin tener que estar físicamente en el mismo espacio para poder hacerlo.

A partir de ello, el colaborador puede encontrar, en su computadora o celular, toda la información en una misma plataforma. Y lo más importante: puede firmar cada uno de los documentos digitalmente, lo que le otorga, desde que se aprobara la ley 25.506, validez jurídica, la misma que tiene una firma hológrafa.

Más allá de los tiempos y la economía de recursos, esta alternativa también produce mayor seguridad e integridad de los documentos, ya que el contenido del documento electrónico firmado con firma digital no puede ser alterado, por lo que se garantiza la autenticación del mismo y la identidad del firmante. En la misma línea, reduce los posibles errores que se producen en la carga manual de los documentos.

El onboarding digital, que creció fuertemente post pandemia y va ganando espacio en las empresas, es la única alternativa posible para la constitución de una relación de trabajo remota, en especial cuando el colaborador se encuentra en otro país o continente que la empresa, algo que viene ocurriendo de manera cada vez más frecuente de acuerdo a las tendencias de los últimos años, que parecen profundizarse de cara al futuro.

En el caso de los trabajos presenciales, o híbridos, esta forma digital de gestionar el ingreso de un colaborador elimina traslados innecesarios, mayores gastos y resulta, como se ha dicho, un aporte al cuidado del medio ambiente, ya que no se requiere uso de papel.

Desde la óptica de la empresa, el onboarding digital ha venido a agilizar y eficientizar una cadena de procesos, dentro del área de Recursos Humanos, que requerían de diferentes formatos de trabajo y la dificultad de tener luego que integrarlos.

Por ejemplo, había diferentes formatos de recepción del CV, que podía llegar en papel, a través de la web de la empresa u otros portales para tal fin. Luego, en algunos casos se hacía el ingreso manual de cada uno de los CV (en papel o digital). Y, más adelante, había que generar un legajo electrónico.

Justamente el gran cambio que produjeron las plataformas de onboarding digital (y de Recursos Humanos, más en general) es la posibilidad de que todo ello sea parte de una cadena de procesos integrados en un mismo espacio.

Desde una mirada más amplia, la digitalización de las áreas de Recursos Humanos proporciona una visión global de todo el sector, observando resultados que sin el software no se podrían ver. Cuando todo ello se hace desde una misma plataforma, se elimina el problema de tener que unificar diferentes islotes y se pueden convalidar los resultados del seguimiento: optimizar tareas, eliminar tareas, optimizar recursos o procesos.

Como se ve, y al igual que en otras áreas de la economía y el mercado del empleo, la pandemia ha venido a acelerar y transformar, digitalmente, procesos emergentes que en la actualidad y más aún en los próximos años, serán el estándar para mejorar el mundo del trabajo.

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