El desafío para la justicia federal: el expediente digital de cara al nuevo ordenamiento

Sin lugar a dudas, la pandemia Covid 19, las medidas de aislamiento social y de restricción a la circulación de personas en el ámbito de nuestra jurisdicción, que se adoptaron para prevenir y evitar los riesgos de contagio, nos llevó a repensar y establecer nuevas formas en el trabajo judicial. En efecto, debimos generar nuevos canales de comunicación con las partes del proceso, con los organismos a los que habitualmente requerimos información, con otras dependencias judiciales, es decir, a desarrollar nuevas habilidades en el uso de herramientas tecnológicas y fundamentalmente, acelerar este proceso de transformación que habíamos iniciado años atrás hacia el expediente digital.

La Corte Suprema de Justicia de la Nación fue trazando el camino hacia la modernización y rediseño organizacional del Poder Judicial impulsando la incorporación de nuevas tecnologías, por ello, ya en diciembre de 2007 creó la Comisión Nacional de Gestión Judicial integrada por jueces federales, nacionales y provinciales, entre cuyos objetivos abarca las notificaciones electrónicas, la firma y el expediente digital tendientes a una mejor y más eficiente gestión judicial (Ac. 37/2007).

Es oportuno recordar, que con la sanción de la ley 26.685 (BO 7/7/2011), se autorizó la utilización de expedientes, documentos, firmas, comunicaciones, domicilios electrónicos y firmas digitales en todos los procesos judiciales y administrativos que se tramitan ante el Poder Judicial de la Nación, con idéntica eficacia jurídica y valor probatorio que sus equivalentes convencionales.

En consonancia con ello, la CSJN mediante Ac. 31/2011 introdujo el sistema de notificaciones electrónicas y la obligatoriedad de constituir domicilio electrónico para todos los que litiguen en causas judiciales que tramiten ante ella.

Así las cosas, fue ampliando el recorrido aludido con miras a cumplir el objetivo propuesto: dispuso la obligatoriedad del uso del sistema informático de Gestión Judicial, la publicación de sentencias, acordadas y resoluciones para las Cámaras Nacionales y Federales y los Tribunales Orales, aprobando oportunamente su protocolo. Reglamentó el uso de videoconferencia y la aplicación del sistema electrónico de notificaciones para todo el Poder Judicial de la Nación. Amplió el sistema de notificaciones electrónicas para los peritos, defensores oficiales y fiscales, habilitando perfiles tales como letrados, síndicos, entre otros. Dispuso que todas las partes deben acompañar copia digital de sus presentaciones. Extendió la obligatoriedad del soporte digital de las presentaciones a todos los actos procesales de los expedientes en trámite, estableció el plazo de veinticuatro horas desde la presentación en soporte papel para dar cumplimiento a la carga de aquélla en soporte digital.

Asimismo, aprobó el reglamento para el ingreso de causas por medios electrónicos, sorteo y asignación de expedientes para todos los fueros, disponiéndose su puesta en vigencia en forma gradual (conf. Ac. 14, 15, 20, 24 y 38/2013; 2 y 11/2014; 3/2015; 16/2016, 5 y 28/2017).

Ya con la pandemia declarada, el expediente digital vino para quedarse. Tanto la CSJN como la Cámara Federal de Casación Penal, cuya superintendencia ejerce sobre los Tribunales Orales, a medida que el PEN prorrogaba el ASPO, establecieron mediante sucesivas acordadas, las pautas destinadas a desplegar la actividad judicial en medio de la crisis epidemiológica, sin que ello menoscabe la debida prestación del servicio de justicia. Se estableció que todas las presentaciones que se realicen serían completamente en formato digital y deberían ser firmadas electrónicamente sin emitirse copia en soporte papel. Habilitó el teletrabajo a fin de que los magistrados, funcionarios y empleados que no fuesen convocados a prestar servicio en los tribunales de guardia puedan seguir prestándolos desde sus hogares.

En las jurisdicciones donde rige el nuevo ordenamiento procesal penal federal (ley 27063 BO 8/2/2019) cuya implementación progresiva está a cargo de la Comisión Bicameral de Monitoreo e Implementación y se aplica desde junio de 2019 en Salta y Jujuy, se estableció que las audiencias se deberían llevar a cabo a través del sistema de videoconferencias.

Se aprobó la firma digital ante la CSJN, acuerdos de Ministros y para el resto de los magistrados de los tribunales inferiores y se entendió necesario avanzar en las medidas que posibiliten el trabajo a distancia a través de procesos y trámites electrónicos con la debida validez legal priorizándose el empleo de las herramientas digitales que permitan la tramitación remota de causas y el uso de la firma electrónica y digital debiendo generarse a tal fin, proveídos autosuficientes.

A efectos de contribuir con el expediente electrónico, las dependencias constituyeron correos electrónicos institucionales, con el objeto de evacuar consultas de los operadores del sistema, en la medida que ellas fueran pertinentes de la competencia del área que se trate. Se extendió la aplicación exclusiva del sistema informático de Gestión Judicial con prescindencia del soporte material para todas las funciones ya reglamentadas.

Tal como expresara, en esta situación de emergencia y ante la incertidumbre sobre su finalización, tuvimos que adaptarnos, enfrentar nuevas dificultades, ensayar, innovar soluciones y ser creativos, siempre resguardando el debido proceso legal. Seguramente las situaciones que se nos plantearon no son muy diferentes a las que debieron atravesar y atraviesan otros tribunales. Algunas de ellas resultan anecdóticas y otras merecen una reflexión más profunda.

Dificultades que enfrentamos y soluciones que ensayamos:

Teletrabajo

Una de las primeras problemáticas que debimos abordar en el inicio de la cuarentena, fue el cambio de modalidad de trabajo que implicó cumplir nuestras funciones jurisdiccionales, prioritariamente, desde nuestros hogares, cada uno con sus propias realidades familiares.

El teletrabajo, ya arraigado en otros países y utilizado en general por las empresas privadas, resulta una gran novedad para el Poder Judicial.

Esta modalidad de trabajo puso en evidencia la carencia de recursos materiales informáticos que nos afecta. La Dirección General de Tecnología, el centro de cómputos del edificio de Comodoro Py, lugar donde se encuentra emplazado el tribunal que presido, no estaba preparado para la implementación de este tipo de trabajo y, a diferencia de lo que sucede en las empresas privadas, no cuentan con equipos portátiles como notebooks, laptops para proveer al personal.

En nuestro caso, magistrados, funcionarios y empleados pusimos a disposición nuestros propios dispositivos personales, también adquirido nuevos, encargándonos de su puesta a punto mediante la instalación del VPN, y de los programas necesarios para acceder al sistema de gestión lex 100 . Fue un momento inicial de ensayos y errores. No todas las máquinas resultan aptas o compatibles para el uso del sistema. Nos convertimos en pseudo técnicos en informática y fuimos resolviendo nuestras dudas, por qué no decirlo, a través de nuestros hijos centennials- naturalmente digitales y/o por medio de consultas vía telefónica con el centro de cómputos del edificio en el horario asignado para la atención; aunque hubiera sido necesario y aún lo es, poder contar con una guardia telefónica con una franja de horario más extendida, sobretodo para los juzgados y tribunales con competencia penal.

Por su parte, el centro de gestión del sistema lex 100 fue efectuando modificaciones a los efectos de habilitar la función de la firma digital, aprendimos a utilizar esta nueva herramienta y de a poco, en particular quienes durante tanto tiempo hemos trabajado con el expediente en soporte papel, nos acostumbramos a su ausencia, a leer y a trabajar sólo con el expediente digital.

Todo ello, sin olvidar las dificultades, fallas propias del sistema de gestión Lex judicial e interrupciones del servicio, con las que ya convivíamos antes de la cuarentena y que con ella, sólo se han expuesto y evidenciado aún más, resultando imprescindible su pronta mejora y adecuación para lograr mayor eficacia en el trámite de la causa electrónica.

El establecimiento de la feria extraordinaria judicial, la sola habilitación de las causas con detenidos o de aquéllas que exigían su atención por alguna cuestión en particular, nos ayudó a adecuarnos a la nueva modalidad de trabajo y nos brindó la posibilidad de prepararnos para la siguiente etapa. Sin perjuicio de lo cual, es justo señalar que nuestro Tribunal, durante el año 2019 se ha sometido al proceso de certificación IRAM de Normas ISO 9001, logrando alcanzar los estándares de calidad en gestión judicial a fin de año, motivo por el cual se convirtió en un gran desafío y esfuerzo para todo el equipo de trabajo mantenerlo, de ahí que ante lo inusual de la extensión de la feria extraordinaria, tomamos la decisión de habilitar la totalidad de las causas del tribunal y tramitarlas en forma remota y digitalmente, de conformidad con las partes del proceso, se continuó trabajando bajo dicha modalidad.

La digitalización

El levantamiento de la feria nos encontró en una mejor posición para atender el universo de causas que manejamos.

No obstante, se fueron generando nuevas situaciones a las que tuvimos que responder.

Con la reapertura del sorteo y la recepción de todas las causas de instrucción que estaban a la espera de su elevación, se evidenció la problemática de la digitalización parcial de los expedientes.

Las causas que se han iniciado con posterioridad a la implementación del sistema de gestión lex 100, en general son las causas que cuentan con mayor digitalización de sus actuaciones. Las actuaciones no digitalizadas en estos casos corresponden a informes o actuaciones de organismos externos y documentación aportada por terceros. Aquéllo obedece a que respecto de las entidades requeridas, hasta las acordadas 15/20 y 31/2020 CSJN que exige su incorporación en el sistema DEOX, no pesaba la obligación de transmitir la información vía digital y al ser recibidos los informes en soporte papel y no contar todas las dependencias judiciales con escáneres, eran y son incorporados al sistema digital con la función escrito a incorporar pero sin el correspondiente archivo adjunto para su visualización.

El problema de digitalización se agudiza con las causas que se han iniciado con anterioridad a la implementación del sistema de gestión, que aun hoy se siguen elevando a juicio. Es común que las actuaciones de aquellos expedientes producidas antes de la llegada del sistema no se encuentren digitalizadas o solo lo estén parcialmente; con suerte en las actuaciones históricas podemos encontrar la enumeración de los actos y sus fojas pero sin archivo adjunto alguno.

En cuanto a la prueba documental de las causas, sean ésta ingresadas con anterioridad o con posterioridad a la puesta en marcha del sistema, la ausencia de digitalización es total y es uno de los puntos que en lo inmediato deberá abordarse. En el caso de las investigaciones de defraudaciones contra la Administración Pública, lavado de activos, ley penal tributaria, contrabando documentado, resulta de vital importancia en función del valor probatorio que tiene la prueba documental, generalmente, de gran volumen. La Acordada 31/2020 prevé la presentación de la prueba documental en formato digital en las causas que se inicien; tal vez, en el caso de las causas tributarias ya iniciadas podría solicitarse al organismo recaudador, en su carácter de auxiliar de justicia, que efectúe la digitalización de las piezas que oportunamente hayan acompañado al formular la denuncia más aun cuando aquél conserva copias u originales de las actuaciones para continuar el procedimiento administrativo. En el mismo sentido, a la Dirección General de Aduanas u otro organismo estatal.

Ante la recepción de estas causas parcialmente digitalizadas, somos conscientes de la carencia de escáneres o dispositivos para efectuar esta tarea de digitalización aunque el Consejo de la Magistratura se encuentra realizando un gran esfuerzo para proveer de insumos con la celeridad que la cuestión amerita para el trabajo diario. La realidad demuestra que la mayor parte de las dependencias cuentan con un solo escáner al cual no tienen acceso todos los empleados y que en muchos casos su capacidad no es la adecuada para la exigencia requerida. Exigir una digitalización total en causas de cierta cantidad de cuerpos y documentación para su elevación al juzgado de instrucción que tal vez no cuente con un dispositivo adecuado, o con personal capacitado para tal fin, ¿puede ir en detrimento de la celeridad del trámite de los procesos? Tal vez en esa etapa intermedia, en la que nos encontramos, resulte necesario contar con la posibilidad de que la oficina de cómputos, alguna anexa o personal pueda ser asignado a los distintos juzgados de instrucción, para que lleve a cabo esta tarea de digitalización en causas a ser elevadas a juicio.

La digitalización, a nuestro criterio, de la mayor cantidad posible de actuaciones del expediente y en la medida de las posibilidades de cada dependencia judicial, es necesaria ante la recepción de la causa elevada para poder evaluar eventuales nulidades durante la instrucción, que generen la necesidad de su devolución a esa instancia para su saneamiento, para la citación a juicio a las partes, a los efectos que aquéllas puedan efectuar sus propias evaluaciones, articular los planteos y ofrecer las pruebas que consideren pertinentes. En algunos casos, las partes nos han solicitado la suspensión de plazos hasta la digitalización total del expediente, o han ofrecido prueba haciendo reserva de ampliar aquel ofrecimiento una vez finalizado el período de aislamiento, para poder acceder a la totalidad de las actuaciones, cuestión que en la actualidad se ha visto zanjada a través de la petición de turnos de concurrencia al tribunal para poder tomar vista de las actuaciones.

Nuevos canales de comunicación

La situación de aislamiento generó la necesidad de crear nuevos canales de comunicación con las partes del proceso y con los organismos externos a los que cursamos requerimientos. Sabido es que los abogados penalistas acostumbran a acercarse a los estrados del tribunal, lo cual implicó también un cambio drástico para ellos. Acostumbrados a concurrir a la mesa de entradas a compulsar las actuaciones materialmente, tener que evacuar sus consultas a través del acceso al expediente digital por medio del correo electrónico oficial del tribunal o telefónicamente; y actualmente, en función de lo dispuesto por la Acordada 31/2020 CSJN a través de un sistema de turnos para la atención del público, gestionado desde la página web del Poder Judicial, con la intervención de un usuario administrador asignado por la dependencia judicial.

En lo que hace a otros organismos, dependencias externas al tribunal a los que habitualmente efectuamos requerimientos o solicitudes, ya veníamos utilizando canales electrónicos, por ejemplo, a través del sistema intranet la práctica de consultas sobre domicilios de imputados, testigos a la Cámara Nacional Electoral, el sistema DEO por el cual remitimos oficios a otros tribunales del fuero federal, y el DEOX que estaba habilitado para pedidos de informes al Registro Nacional de Reincidencia. Con lo establecido por la CSJN a través de las Acordadas 15/2020 y 31/2020, se ha incrementado la lista de los organismos a los cuales es posible cursar requerimientos por esta vía del Sistema de Diligenciamiento Electrónico de Oficios DEOX. No obstante, muchos otros organismos aun no cuentan con esta herramienta, y tampoco es posible a través del sistema DEO cursar oficios a las fiscalías y juzgados nacionales y provinciales, lo cual debería ser contemplado en alguna modificación o mejora del sistema de gestión y en estos casos, priorizando el uso de medios electrónicos, la opción que nos ha quedado es cursar los requerimientos, que antes eran llevados en soporte papel, a través del correo oficial del Tribunal.

Audiencias virtuales

Asimismo tratando de generar soluciones en este marco de excepcionalidad creado por la pandemia, a los fines de la continuación del trámite de los procesos y a fin de no dilatar la resolución de la situación procesal de los imputados, dadas las restricciones vigentes a la circulación y traslado de detenidos, según el caso, se han celebrado audiencias virtuales utilizando el sistema de videoconferencia y plataformas virtuales informáticas, en principio, vinculadas a audiencias de visu en el marco de la tramitación del proceso de juicios abreviados y audiencias de solicitudes de suspensión de juicio a prueba. Se ha logrado la misma fluidez en las comunicaciones con los distintos interlocutores que en las audiencias que antes eran llevadas a cabo de modo presencial. Se ha generado así un nuevo espacio virtual que nos ha permitido aproximarnos a las partes, escuchar sus peticiones y posiciones y resolver sus planteos o situaciones procesales sin demoras.

La agenda de juicios orales prevista en nuestro Tribunal durante en este período lograron llegar a acuerdo de juicio abreviado, motivo por el cual no se han celebrado audiencias de debate a través de plataformas digitales. No somos ajenos a las dificultades que deberemos atravesar en su caso, en juicios complejos, con multiplicidad de partes, el desarrollo del mismo, por ejemplo, en la producción de prueba en audiencias que tienen una duración más prolongada que las mencionadas previamente, de los riesgos de posibles interrupciones y desconexiones por fallas de los servidores; sin perjuicio de ello, sabido es que actualmente se están llevando a cabo juicios en varios tribunales orales federales y es claro que la implementación de estas nuevas formas tecnológicas de acercamiento a las partes nos llevará a redefinir el principio de inmediación, tal como hasta este momento lo concebíamos.

A modo de conclusión

La justicia penal federal continúa priorizando el trabajo remoto desde los lugares de aislamiento, el uso de herramientas digitales, con guardias mínimas en la sede del tribunal; a los fines de cumplir con los protocolos de actuación y las medidas de prevención, higiene y seguridad, según las pautas establecidas por el gobierno nacional, la CSJN y la CFCP.

A partir de los cambios sustanciales que hemos atravesado en este período resulta un gran desafío para la justicia penal federal en todas sus instancias máxime con la futura implementación del ordenamiento procesal penal adversarial con los principios que rige el sistema acusatorio: igualdad entre las partes, oralidad, publicidad, contradicción, concentración, inmediación, simplicidad, celeridad y desformalización, que como refiriera, ya rige en las jurisdicciones de Salta y Jujuy y que esperan Mendoza y Rosario proximamente. Como uno de los poderes del Estado, tomamos conciencia de que asistimos y somos artífices de un nuevo paradigma en la prestación del servicio justicia, con nuevas modalidades y reglas de trabajo que actualizan y modernizan nuestras estructuras organizacionales judiciales haciéndolas más flexibles, dinámicas y operativas. Este desafío en el que hoy nos vemos involucrados nos da la oportunidad de repensar las formas tradicionales de administrar justicia, pues no sólo nos dirigimos hacia un cambio de prácticas sino hacia una modificación cultural, concibiendo el sistema de justicia como un servicio esencial pensado en función de los ciudadanos, accesible y diseñado para dar respuestas sencillas, inmediatas y coherentes como la situación extraordinaria actual nos exige.

(*) La autora es juez de Cámara en lo Penal Económico. Presidente del Tribunal Oral en lo Penal Económico n° 3. Vicepresidente (Ciudad de Bunoes Aires) Asociación de Jueces y Juezas Federales de la República Argentina- AJUFE. Abogada Especialista en Administración de Justicia (UBA). Abogada Especialista en Derecho Penal (UP)