Licitaciones: abrir el mercado para encontrar las mejores opciones

“El objetivo de una licitación debe ser asegurar que todos los participantes tengan las mismas oportunidades y que el proceso licitatorio mantenga un alto nivel de transparencia y equidad”, destaca Miguel, quien nos adentra en el mundo de las licitaciones como herramientas para nutrir a las cadenas de suministro de los más indicados proveedores de insumos y productos.

A la hora de considerar las licitaciones, existen tres puntos clave que, para mí, marcan la diferencia: los plazos, la calidad y los costos. Estos son los pilares fundamentales que definen si un subcontrato o contrato está bien ejecutado o no. Debe cumplir con las tres condiciones de manera equilibrada.

Sin embargo, muchas veces nos encontramos con que los tiempos que nos dan para desarrollar todo el proceso licitatorio no son los ideales. Esto puede deberse a cambios en el proyecto, emergencias o múltiples factores. Como resultado, a menudo terminamos siendo el “fusible”, ya que el contrato debe estar activo para cierta fecha en la obra, aunque no siempre sea posible cumplir con ello.

Afortunadamente, se está valorando cada vez más la importancia de los plazos en los procesos de licitación, lo que nos permite contar con el tiempo necesario para organizar la licitación correctamente, con la documentación técnica adecuada y con oferentes calificados que respondan a los requerimientos. Todo esto sin perder de vista la premisa principal: calidad y costos.

Para entender la importancia de un proceso licitatorio, el punto de partida es conocer el plan de trabajo o el cronograma de obra. Con ese cronograma, se establece cuándo deben entrar los diferentes subcontratos, provisiones o materiales. Por ejemplo, no podés comprar los artefactos sanitarios el primer día cuando todavía ni siquiera empezaste con la excavación. Es necesario coordinar toda la inversión en el tiempo, así como el flujo de caja que sustenta el proyecto. A partir de la previsión del cronograma de trabajo, se desprende el cronograma de compras y contratos.

El proceso licitatorio, en primer lugar, requiere que los plazos estén claramente definidos para alimentar el cronograma de obra y así anticiparse a tener la documentación técnica sólida y ajustada a las necesidades reales del proyecto. Con esta base, se puede proceder a enviar la documentación a los oferentes. Previamente, es necesario realizar un análisis de mercado para identificar qué empresas pueden brindar el soporte o producto requerido. Esto implica llevar a cabo una evaluación de proveedores y subcontratistas, investigando en proyectos previos los resultados obtenidos, así como su solidez financiera y bancaria. A partir de esta investigación, se asigna una puntuación que determina la viabilidad de cada oferente.

Una vez analizados los oferentes y consolidada la documentación, se procede al envío formal de la misma y se establece un nuevo cronograma de licitaciones. En este cronograma, se estipulan los plazos para que los oferentes estudien la documentación. En una fecha determinada, se reciben las consultas de los oferentes, que son evaluadas junto con los asesores técnicos. Luego, las respuestas a esas consultas se distribuyen en forma de “circulares” a todos los oferentes, garantizando igualdad de condiciones para todos.

El objetivo de una licitación debe ser asegurar que todos los participantes tengan las mismas oportunidades y que el proceso licitatorio mantenga un alto nivel de transparencia y equidad, siendo este un aspecto clave en la ejecución impecable del procedimiento.

Por eso, una vez que los sobres con las propuestas son recibidos en el lugar y horarios previamente establecidos, se procede a la apertura de los mismos frente a un comité designado, compuesto por directivos, como el gerente o director de compras, y un equipo especializado. Durante esta apertura, la confidencialidad de la información es clave, asegurando que los detalles no se divulguen externamente y se mantenga una absoluta reserva.

Una vez que todo el análisis está listo, se envía la información, sin mencionar nombres, bajo los títulos de “proveedor 1″, “proveedor 2″, y así sucesivamente, al área técnica para que ellos realicen su evaluación técnica de la licitación. Cuando la comparativa regresa, se inician las reuniones con cada oferente para tener un cara a cara y discutir todo el análisis realizado. Al final, se selecciona a un proveedor y se comienza la fase de contratación o formalización del vínculo entre ambas partes.

El concepto de licitación implica abrir el mercado y dar la posibilidad a distintas empresas de participar. Aunque uno podría optar por trabajar con una empresa con la que ha tenido buenos resultados en el pasado, es importante considerar que esa misma empresa podría atravesar dificultades en algún momento, ya sea por falta de capacidad o problemas internos. He visto casos recientes de grandes compañías en Argentina que, pese a su trayectoria, han abandonado obras debido a problemas internos.

Contar con un abanico de opciones le permite a la empresa o al propietario tomar decisiones a conciencia, asegurando que la selección hecha es la mejor en función del proyecto y las necesidades específicas, esperando así obtener los mejores resultados posibles.

Es fundamental analizar en detalle las ofertas antes de tomar cualquier decisión. Muchas veces damos por sentado que una oferta incluye todo lo que necesitamos, pero no leemos la letra chica, como cuando especifican “mes base abril del 23″, lo que implica que al generar la orden de compra debemos actualizar el precio. Esto puede resultar en sorpresas desagradables cuando llega el momento de pagar.

Por eso es importante tomarse el tiempo para hablar con cada oferente, resolver preguntas y asegurarse de que todo está claro es esencial. En este sentido, el contacto directo, ya sea por teléfono o en persona, es una herramienta valiosa que permite disipar cualquier incertidumbre y garantiza que la compra se realice con total seguridad.

El objetivo de cualquier empresa constructora es que ambas partes salgan beneficiadas, por lo que se debe garantizar que el oferente cumpla con los plazos y compromisos, y que la empresa pague en tiempo y forma. Finalmente, la buena relación entre las personas involucradas es vital para el éxito de cualquier proyecto, sobre todo en un entorno lleno de tensiones y desafíos, como el que vivimos en Argentina.

Es clave mantener una buena relación entre todas las personas, independientemente de si están en un cargo superior, inferior o igual. El trato humano y el respeto entre los miembros de un equipo son elementos fundamentales que influyen en la consecución de buenos resultados. Al final, si a alguien le va bien, es un motivo de alegría para todos, ya que implica que se logró un buen contrato, se cumplió con los plazos y se alcanzaron los objetivos. Este enfoque colaborativo y humano es un valor agregado crucial para el éxito en cualquier proyecto.