Precisión y planificación: claves para la gestión de compras internacionales exitosas

En el caso de Argentina, Sergio afirma que el área de compras debe ser particularmente precisa, ya que cualquier error puede generar grandes costos o complicaciones a la hora de importar.

Hace 20 o 30 años, un comprador se limitaba a gestionar transacciones. Sin embargo, hoy en día el rol del comprador va mucho más allá de ser simplemente transaccional.

Actualmente, un comprador debe estar estrechamente vinculado a la estrategia de la compañía. Su función es proporcionar suministros alineados con la estrategia de la unidad de negocio, la empresa y el plan de ventas. Ya no se trata de un rol aislado que solo responde a solicitudes; el comprador trabaja en estrecha colaboración con los departamentos de ventas, desarrollo y planificación, cumpliendo un papel integral en la ejecución de la estrategia corporativa.

Es fundamental que el comprador esté presente en la mesa de discusión desde el principio, lo que llamo participación temprana. El área de compras debe ser incluida desde el comienzo de cualquier proyecto, al igual que el área de comercio exterior. Esto es crucial porque cualquier cambio o innovación planeada tendrá un impacto directo en el suministro y la importación. Es el área de comercio exterior la que proporcionará información sobre los tiempos necesarios para obtener esos productos, permitiendo una planificación precisa y eficiente.

Por otra parte, en el caso de Argentina, la precisión en las compras es esencial. Debes ser exacto en lo que comprás, cómo lo comprás, cómo lo clasificás, qué te enviarán, cómo lo harán y asegurarte de que no haya errores en el envío.

Ese nivel de precisión es clave porque, por ejemplo, si comprás una máquina del exterior y el técnico decide incluir su caja de herramientas en uno de los contenedores, esto puede causar problemas graves porque sería un material no declarado. Por eso es crucial que todo sea exactamente definido. Argentina tiene una rigurosidad manifiesta en ese sentido.

Tener responsabilidad sobre los suministros para el comercio exterior implica un desafío muy interesante. A menudo se piensa que comprar internacionalmente es igual que hacerlo localmente, pero no es así. Las compras internacionales tienen muchos parámetros diferentes respecto de las locales. Las negociaciones varían según las diferentes culturas, los plazos de entrega son distintos y las formas de envío también influyen en el costo.

Un error en el Incoterm elegido para una compra internacional puede aumentar considerablemente los costos. Asimismo, una mala elección en la logística o en los detalles de un contrato puede generar costos adicionales.

La planificación se define en base a varios elementos claves. En primer lugar, el área de compras proporciona el tiempo de entrega (lead time) estimado para que un material llegue a Argentina, considerando los plazos de fabricación y las opciones de suministro disponibles. Esto incluye determinar la ubicación del material en el mundo, los tiempos de fabricación, tránsito e importación.

Con esta información, se define la necesidad de stock del material en Argentina, basada en la planificación de demanda y posibles faltantes locales o internacionales. También, se consideran restricciones de nuestro país, problemas de fletes internacionales, posibles cierres fronterizos y cuestiones climáticas que podrían afectar la disponibilidad del material, como la probabilidad de cierres de fronteras durante el invierno.

Además, se planifican los costos, no solo del material en origen negociado por el comprador, sino también los costos de importación, transporte, manipulación logística y otros costos asociados, que determinan el costo final de la materia prima.

Por otro lado, se define a qué proveedores se acudirá. Hay veces en las que es conveniente dividir la compra entre varios. Esto se debe a que ayuda a mantener el mercado diversificado y obtener mejores plazos y precios.