Logística y compras: el arte de la adaptación constante

En diálogo con Movant Connection, Iván contó que su actual rol laboral combina la adquisición típica de un departamento de compras con la operación logística. En ese marco, detalló la importancia de estas áreas para las cadenas de suministro y la relevancia de la capacidad de adaptación.

El entorno siempre presenta desafíos inesperados. Por ejemplo, un retraso en la importación puede obligarnos a acelerar el proceso o rediseñar la logística si un contenedor llega a un puerto diferente debido a problemas de tráfico marítimo. Aunque estas situaciones son complicadas, también ofrecen oportunidades para mejorar.

Actualmente, tenemos un nivel de actividad más bajo. Si analizamos nuestro proceso de abastecimiento interno como un sistema con entradas, procesos y salidas, veremos que hoy en día la entrada disminuyó. Esto significa que procesamos y enviamos menos. Este descenso en la actividad nos brinda la oportunidad de revisar y mejorar nuestros procesos para estar preparados cuando la demanda vuelva a su nivel normal.

Quienes no están familiarizados con el área de compras suelen pensar que se trata simplemente de solicitar precios y realizar la compra. En realidad, es mucho más complejo que eso. Existen diferentes facetas y categorías de compras, y no todo se adquiere de la misma manera. La estrategia de proveedores varía en función del negocio en el que te encuentres. He trabajado en varias empresas y cada una tiene su propio enfoque.

A diferencia de la logística, que sigue circuitos de abastecimiento ya definidos, en el área de compras, no hay días iguales. Siempre surge algo nuevo que atender, algún fallo que resolver o una urgencia que manejar, incluso si la operación está estandarizada. El perfil ideal para estas áreas es una persona proactiva y dinámica, que no espera un día rutinario y tranquilo, sino que está preparada para resolver problemas en el momento.

La gestión del tiempo es crucial, ya que no se puede atender todo de la misma manera. Por ello, es necesario identificar los puntos críticos y los elementos que no deben fallar y enfocarse en ellos. Todo lo que pueda estandarizarse, se estandariza y se maneja dentro de la operación normal. En compras, esto implica clasificar a los proveedores y servicios en categorías, con especial atención a los proveedores y servicios críticos, mientras que los servicios comunes se gestionan de manera más rutinaria.

Por otra parte, trabajo con personas que tienen 10 años menos y 20 años más que yo, abarcando un rango de edad de 30 años. No todos se comunican igual ni trabajan de la misma manera, pero es fundamental generar un clima de trabajo que no castigue el error.

En el caso particular de la logística, donde se manejan múltiples temas y operaciones, es común equivocarse debido a la presión. En mi opinión, reforzar esa presión no es el camino adecuado. Lo esencial es generar compromiso, prestar atención a lo que hacemos y apoyar a los compañeros. La energía y capacidad de análisis de los jóvenes, junto con la experiencia de los mayores, son dos caras de la misma moneda que se deben trabajar en conjunto.

Generalmente, al menos en donde he tenido la suerte de trabajar, es un área muy valorada en todas las empresas. Aproximadamente, dos tercios del presupuesto de una empresa pasa por el departamento de compras, lo que le otorga un peso específico y significativo.

En cambio, el trabajo de logística es más silencioso: se encarga de que los productos aparezcan en la empresa mediante la descarga de camiones, la consolidación de cargas, la confección de remitos y el transporte, entre otras actividades. Esta parte del proceso no suele ser visible y tiende a pasar desapercibida, pero se nota su ausencia cuando no se realiza adecuadamente.

En general, todas las áreas de compras deben seguir procedimientos específicos y cumplir con ciertos controles. La incorporación de nuevas tecnologías implica la adopción de nuevos métodos y procesos, lo que a veces puede dificultar una evolución rápida en comparación con otros sectores. Sin embargo, se evalúan constantemente nuevas tecnologías.

Hoy en día, existen chatbots que pueden responder a los usuarios y tecnologías de inteligencia artificial capaces de generar procedimientos. Es interesante ver cómo la inteligencia artificial puede aprender de unos pocos procesos, permitir hacer preguntas y responder habiendo entendido el procedimiento.

En ese aspecto, el uso de este tipo de tecnología es prometedor, pero debe ser explorado con cuidado, asegurándose de que no comprometa los procesos de la empresa. Es un equilibrio entre la tecnología -y los beneficios que puede ofrecer- y el nivel de seguridad o control que se desea mantener en los procesos.