SAT: cómo solicitar datos fiscales de los trabajadores para emitir recibos de nómina de manera correcta

Una vez más, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) recordó cuáles son los elementos que deberán de tomar en cuenta las empresas al emitir recibos de nómina y con el objetivo de realizar la solicitud de manera correcta.

El fisco orienta a las empresas en sus plataformas digitales, pues deberán conocer la forma correcta de llenar y expedir un recibo de nómina, así como la correcta incorporación del complemento a la factura.

De acuerdo con el SAT, los patrones tendrán que poner mayor atención al momento de pedir los datos fiscales de los contribuyentes que colaboran en su empresa, pues para que el proceso sea válido deberá revisar algunas características.

¿Cómo hacer la solicitud de forma correcta?

-Según el fisco, el archivo denominado “TXT” tendrá que estar comprimido en formato .ZIP

-Contener una columna con el RFC de todos los trabajadores a 13 posiciones y sin espacios en blanco.

-Además, la columna no deberá contener títulos, encabezados ni textos adicionales.

-Tampoco se permitirán filas vacías ni tabuladores.

.-Los RFC deberán ser registrados en mayúsculas.

-El formato del archivo tendrá que estar en Código Estándar Americano para Intercambio de Información (ASCII).

-Cuando exista un RFC con ñ, se deberá guardar en formato compatible ANSI.

Todos los requisitos antes mencionados fueron presentados por el SAT con la intención de validar los recibos de los trabajadores. En caso de cambios, el proceso será desechado.

La autoridad fiscal destacó que las solicitudes podrán ser rechazadas por los siguientes motivos:

-Si envía un archivo TXT por cada empleado.

-Si el formato del archivo dentro de las carpetas comprimidas es distinto a TXT.

-Si el elemento comprimido es distinto a .ZIP.

Por su parte, hay que recordar que este año será necesario llevar a cabo la nueva versión 4.0 del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), es decir, la emisión de este tipo de facturas serán obligatorias.

Derivado de la reforma fiscal, en este tipo de facturas se incluyeron como datos forzosos para el receptor del CFDI los siguientes campos: RFC, nombre, razón o denominación social, código postal del domicilio fiscal y el uso de dicho comprobante.

Según el fisco, el tiempo para emitir este tipo de facturas será hasta el 31 de marzo de 2023, a fin de que durante dicho periodo puedan contar con todos los requisitos previstos en las disposiciones fiscales para la emisión del CDFI en su versión 4.0.

Por ahora, las empresas deberán seguir con el proceso de transición de esta nueva versión de facturación lo que resta del año y primeros meses del siguiente.

Es decir, a la fecha podrán optar por emitir el CFDI de nómina en su versión 3.3 hasta el 31 de marzo de 2023. El fisco también destacó las principales modificaciones en torno al tema y son:

-Se homologa la forma de expresión del formato fecha conforme al Anexo 20.

-Se eliminan las validaciones de la versión y forma de pago.

-Se incorporan las validaciones que llevan a cabo los Proveedores de Certificación de CFDI.

-Como parte de la integración con el CFDI versión 4.0, se incorporan requisitos obligatorios para la emisión del comprobante de nómina.

Sin embargo, como patrón sí tendrá la opción de obtener la información que sus trabajadores tengan registrada ante el RFC para la emisión de sus comprobantes.