Perché troppe notifiche stanno uccidendo la produttività sul lavoro

I knowledge worker (coloro che usano la mente, analizzano e propongono idee) trascorrono il 58% della loro giornata svolgendo compiti ripetitivi e irrilevanti, circa il 23% dei 40 ore di una normale settimana lavorativa.

Queste attività includono la risposta alle notifiche di lavoro, la ricerca di informazioni, il passaggio da un'applicazione all'altra, la gestione delle modifiche priorità o aggiornare lo stato di un lavoro.

I dati provengono dal «Anatomy of Work Index», preparato da Asana, specializzato in strumenti di gestione del lavoro e organizzazione.

Per produrre questo rapporto, sono stati intervistati 10.624 lavoratori della conoscenza, come è noto a coloro che svolgono compiti legati alle loro conoscenze: questo include una vasta gamma di professioni, che vanno dai consulenti, scrittori creativi o scientifici agli informatici. Fondamentalmente, copre tutti coloro che vivono generando idee; cioè, il cui valore principale è la capacità di escogitare nuove soluzioni, analizzare dati e definire strategie.

Il rapporto evidenzia che le notifiche costanti sono una delle maggiori distrazioni affrontate da questi lavoratori, poiché rendono difficili i loro compiti e mettono in ombra i processi.

Più della metà dei lavoratori si sente obbligata a rispondere immediatamente alle notifiche e più di un terzo si sente sopraffatto da avvisi costanti.

Le notifiche sono particolarmente fastidiose perché interrompono la chiarezza e la concentrazione di cui hanno bisogno per svolgere correttamente le loro attività.

Il 48% degli intervistati ritiene che le notifiche potrebbero essere limitate se fossero organizzate riunioni più efficienti e produttive, mentre il 45% ritiene che avere responsabilità chiaramente definite avrebbe lo stesso effetto.

Quando ogni attività ha una responsabilità, un contesto e una scadenza chiaramente stabiliti, il lavoro viene svolto più velocemente e con meno avanti e indietro.

Sia la generazione Y (Millennials) che la generazione Z sono le più propense a subire gli effetti negativi delle notifiche, come evidenziato nel rapporto.

Per risolvere questa situazione, la dichiarazione ha sottolineato che i dipendenti devono essere autorizzati a utilizzare la modalità «Non disturbare» in modo che possano sospendere le notifiche per determinati orari. o consentire loro di mettere da parte blocchi di tempo sul calendario per concentrarsi sul lavoro.

Troppe applicazioni

I dipendenti hanno a disposizione un gran numero di strumenti e tecnologie che cercano di facilitare i loro compiti, ma a volte questo ha l'effetto opposto. Troppe applicazioni disconnesse, cioè non collegate tra loro, generano l'effetto opposto, poiché rendono il lavoro difficile e rallentano.

Per far fronte a ciò, si consiglia di utilizzare integrazioni tecnologiche in modo che non sia necessario duplicare le attività. E prima di questo, sarebbe bene fare un'analisi per valutare quali strumenti sono veramente importanti.

A volte capita che, ad esempio, vengano usati diversi canali di comunicazione per dire la stessa cosa e questa è un'inutile perdita di tempo.

Incontri in eccesso

Più della metà dei lavoratori svolge altri tipi di compiti durante le riunioni e solo il 43% partecipa attivamente ai colloqui virtuali.

Inoltre, più di un quarto è più probabile che quest'anno manchi determinate attività e aggiornamenti rispetto allo scorso anno.

Troppe riunioni hanno anche un impatto negativo sul rispetto delle scadenze. Questo è ciò che assicura il 24% degli intervistati. Se ci fossero meno incontri virtuali non necessari, avrebbero più tempo per svolgere i loro compiti in tempo.

Questo si risolve organizzando incontri davvero necessari e importanti. In questo senso, è necessario valutare se l'incontro è necessario e anche verificare bene chi chiamare in ogni caso in modo che non ci siano persone che si trovano in una riunione in cui vengono condivise informazioni che non sono rilevanti per i loro compiti.

Mancanza di confini tra vita personale e lavorativa

Lavoro a distanza o in formato ibrido che è stato rafforzato a seguito della pandemia, ha portato diversi cambiamenti, tra cui la sfida di stabilire una linea chiara tra vita personale e vita lavorativa. All'inizio, l'idea dell'home office ha portato molti a lavorare senza orari e con una presunta flessibilità che è stata presentata come un vantaggio ma alla fine è stata disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7, il che non è altro che un modo sottile per prolungare la giornata lavorativa senza limiti. Nel tempo, la gestione del lavoro è migliorata, ma in molti casi i limiti non sono ancora chiari.

Per risolvere questo problema, il rapporto suggerisce che le aziende forniscono ai dipendenti l'ora di inizio e di fine della loro giornata lavorativa. E si nota anche che questo slogan è soddisfatto anche dai manager; cioè, aderiscono anche a questi limiti per dare l'esempio.

La sindrome dell'impostore e dell'esaurimento

Il 42% degli intervistati ha riconosciuto di soffrire di burnout e impostore sindrome. Quest'ultimo si riferisce alla sensazione che alcune persone abbiano che il successo lavorativo che hanno non corrisponda a loro, che non siano all'altezza del compito, che non lo meritino.

«La mancanza di chiarezza, l'eccessiva notifica e le lunghe riunioni hanno conseguenze reali che non solo sono fastidiose, ma contribuiscono direttamente a questi rischi professionali. In particolare, la sindrome del burnout e dell'impostore colpisce in modo sproporzionato i dipendenti più giovani, portando a basso morale, mancanza di comunicazione, mancanza di impegno sul lavoro, più errori e persino molta usura. Quasi un lavoratore su quattro sperimenta l'esaurimento mentale quattro o più volte all'anno, mentre il 40% ritiene che sia una parte inevitabile del successo», sottolinea il rapporto.

Questo è il motivo per cui si raccomanda alle aziende di generare cambiamenti strutturali per ridurre le attività ripetitive, evitare distrazioni costanti e stabilire flussi di lavoro e orari chiari per i dipendenti. In particolare, si sottolinea di stabilire interruzioni nel quadro 3 M

Qual è il framework 3M per impostare le interruzioni

Il framework 3M prevede tre tipi di pause: macro, meso e micro (lunga, intermedia e corta), per disconnettersi completamente dallo stress del lavoro e recuperare le energie. Qualcosa che è fondamentale per ottenere prestazioni migliori nelle attività. Il riposo, piuttosto che essere visto come una perdita di tempo, dovrebbe essere interpretato come un investimento che si tradurrà in benefici per i lavoratori e quindi per le aziende.

«Disconnettersi significa comunicare al cervello che, indipendentemente dal caos intorno a te, lo stai facendo bene. Il lavoro non è la cosa più importante e puoi scegliere di concentrarti completamente su qualcos'altro», sottolinea il dottor Sahar Yousef, specialista in Neuroscienze Cognitive, nel rapporto pubblicato. Chiarisce inoltre che queste interruzioni dovrebbero essere eseguite dai dipendenti di tutte le gerarchie, compresi i dirigenti.

«Per costruire un posto di lavoro più solidale e piacevole, è necessario riconoscere la prevalenza della sindrome del burnout e dell'impostore e affrontarli. Per far sentire tutti i dipendenti più felici e più coinvolti sul lavoro, le aziende devono aiutarli a visualizzare il quadro generale per capire come il loro lavoro sia una parte preziosa del tutto», conclude il rapporto.

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