Algunas empresas de alto perfil han emitido recientemente mandatos de regreso a la oficina, que han generado reacciones mixtas por parte de los empleados y el público en general. Nuestra década de investigación sugiere una alternativa para mejorar el rendimiento y ayudar a los empleados a construir redes de colaboración significativas: las reuniones corporativas fuera de la oficina.
¿POR QUÉ FUERA DE LA OFICINA?
Las reuniones fuera de la oficina (eventos patrocinados por la empresa, a menudo de varios días, que reúnen a los empleados fuera del entorno de trabajo habitual) ofrecen oportunidades para interacciones que de otro modo no se producirían. Estas reuniones crean oportunidades únicas para que los empleados se conecten en persona, forjando nuevas relaciones y fortaleciendo las existentes. Como resultado, las reuniones fuera de la oficina ayudan a las personas a aprender de los demás y a generar confianza interpersonal, dos ingredientes fundamentales para una colaboración eficaz.
LA EVIDENCIA
Nuestra investigación reciente con una gran empresa internacional explora una solución a la siempre apremiante pregunta de cómo impulsar la colaboración. Estudiamos ocho años de datos de las reuniones anuales fuera de la oficina de la empresa. También analizamos más de 350,000 casos de relaciones laborales formales utilizando registros de más de 750 empleados. Examinamos las redes de colaboración en los meses previos y posteriores a la reunión, con un enfoque particular en los casos en que se formaron nuevas relaciones laborales. Entonces, ¿qué descubrimos?
En esta empresa, las reuniones fuera de la oficina ayudaron a generar conexiones formales de colaboración entre empleados que no habían trabajado juntos anteriormente. No se trataba simplemente de conexiones sociales; pues, nuevas personas se unieron para generar ingresos sustanciales para la empresa.
Los beneficios de la reunión no se limitaron a los asistentes; nuestros resultados revelaron que los efectos se extendieron por toda la empresa. Eso significa que, después de la reunión fuera de la oficina, todos los miembros de la empresa, ¡incluso los que no asistieron!, establecieron nuevos vínculos de colaboración.
CÓMO APROVECHAR AL MÁXIMO LAS REUNIONES FUERA DE LA OFICINA
(1) Personalice las sesiones en función de los datos previos al evento
Antes del evento, encueste a las personas (especialmente a aquellas que trabajan de forma híbrida o remota) sobre sus necesidades y objetivos específicos para la reunión. Luego, utilice estos datos para diseñar diferentes tipos de sesiones que maximicen las oportunidades de colaboración específicas.
(2) Asigne objetivos a los nuevos empleados
Los recién llegados son los que más pueden beneficiarse de la creación de redes específicas; en cuestión de días (u horas), pueden aumentar considerablemente la calidad de su red, allanando el camino para proyectos más interesantes, mayor satisfacción laboral y un mejor rendimiento. Establecer objetivos antes del evento puede impulsarlos a aprovechar al máximo la reunión.
(3) Guíe la preparación de los empleados
Es fácil asistir a un evento y esperar que la serendipia se imponga. Aunque a veces puede tener suerte, esta no es una receta para el éxito. En su lugar, proporcione herramientas para ayudar a los empleados a identificar las brechas en sus redes y el potencial de colaboración específico, de modo que puedan orientar sus esfuerzos y aprovechar al máximo esta oportunidad.
(4) Realice un seguimiento del valor de las reuniones fuera de la oficina
Monitoree los resultados clave de sus reuniones para confirmar que están impulsando un verdadero éxito colaborativo. Por ejemplo, ¿qué relaciones se formaron? ¿Cuáles se reavivaron? ¿Qué compromisos se asumieron y qué trabajo conjunto resultó? ¿Qué nuevos negocios se originaron a partir de estos vínculos nuevos o renovados? ¿Qué otros beneficios estratégicos se generaron?
Después de la reunión, los líderes deben aprovechar el impulso y la energía colaborativa creados durante el evento para seguir invirtiendo en las relaciones nuevas y potenciales. Aunque las reuniones fuera de la oficina solo duran unos cuantos días, las relaciones colaborativas que fomentan pueden perdurar mucho más, generando ingresos significativos (y otros beneficios estratégicos) para la organización.
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