Cómo hacer para que la redacción empresarial pase de ser “promedio” a “excelente”

¿Qué puede hacer para mejorar su redacción empresarial?

Este sencillo marco de tres preguntas, al que yo llamo las tres P, le ayudará a impulsar su proceso de redacción. Antes de comenzar, hágase estas preguntas:

• ¿Cuál es el propósito de este documento?
• ¿Quién (persona) lo va a leer? ¿Cuáles son los puntos desencadenantes emocionales y las preguntas de esa persona que podrían tener un impacto en mi mensaje?
• ¿Cuál es, en una o dos frases, mi argumento?

Las tres P comienzan con un propósito: la estrella polar de su mensaje que lo guía hacia su objetivo. Los propósitos más comunes de los documentos empresariales son:

• Informar
• Solicitar
• Persuadir

Piense en el propósito como la intención, el resultado que desea conseguir.

Para concretar el propósito, pregúntese:

• ¿Qué quiero que haga el lector después de leer estas palabras?
• ¿Estoy enviando esto solo para su información? (Entonces, el propósito es informar).

Si desea que los lectores comprendan su mensaje, necesita conocerlos. Tres elementos marcan la diferencia:

• Hable el idioma del lector: Es esencial utilizar un lenguaje claro y sencillo, y evitar modismos que puedan desconcertar a los lectores. Muestre respeto eligiendo palabras y estructuras de oraciones que sus lectores entiendan fácilmente. Como práctica, identifique los acrónimos la primera vez que los utilice.
• Anticípese y responda las preguntas del lector: A medida que los lectores leen, las preguntas se forman en sus mentes. Hacen preguntas como: “¿Qué se supone que debo hacer al respecto? ¿Cuándo es debido hacerlo?” y, por supuesto, la pregunta más fundamental: “¿Qué gano yo con esto?”. Anticípese y responda las preguntas sustantivas del lector.
• Enfóquese en los “temas activos” del lector: Cada uno de nosotros tiene “temas activos”, es decir, temas emocionales desencadenantes que harán que se despierten sobresaltados y presten mucha atención a su mensaje. Recuerde que sólo podrá cumplir su propósito si consigue captar la atención del lector. Por lo tanto, piense en sus lectores. ¿Qué los motiva? ¿A qué temas puede aludir para captar y mantener su atención?

Si el escritor no conoce el argumento, al lector le resultará difícil entenderlo.

El argumento es el mensaje esencial. Está estrechamente relacionado con su propósito y, en ocasiones, puede superponerse con él.

Al identificar el argumento, pregúntese qué diría si se encontrara con su lector en la calle y le dijera: “No tuve tiempo de leer su correo electrónico. Dígame qué decía”.

Sea directo desde el principio de su documento, cuando el lector aún está atento (y antes de que elimine o archive su mensaje).

La magia de las tres P reside en su relación simbiótica. La integración de las tres P en su flujo de trabajo garantiza que sus correos electrónicos, publicaciones, informes, propuestas y cualquier otra cosa que escriba, cumplan el propósito previsto, brindando puntos claros y procesables que resuenen en sus lectores.

*Elizabeth Danziger - Harvard Business Review Wake-Up Call Spanish