Cómo hablar de lo que no se puede hablar en su equipo

A pesar de todo el enfoque en fomentar lugares de trabajo psicológicamente seguros, los equipos siguen plagados de temas indiscutibles: temas que están demasiado oscurecidos o que parecen demasiado desafiantes como para sacarlos a la luz y discutirlos. Lo que une a los diversos temas que consciente o inconscientemente se consideran prohibidos es que existen porque nos ayudan a evitar la incomodidad y el conflicto a corto plazo. Pero los temas indiscutibles también existen porque hay una brecha de percepción: los líderes sobreestiman la libertad de expresión de los miembros de su equipo. Los líderes se sienten psicológicamente más seguros que los miembros de su equipo, y el efecto de falso consenso los hace propensos a asumir que otros comparten sus percepciones y experiencias relacionadas con el equipo.

El desafío de los temas indiscutibles ha aumentado a medida que hemos pasado a equipos más distribuidos y a la comunicación virtual, lo que hace más difícil plantear temas incómodos, y detectar la incomodidad. Sin embargo, no sacar a la luz los temas indiscutibles puede dar lugar a relaciones de trabajo tensas y a reuniones improductivas caracterizadas por la ausencia de un debate productivo. Con el tiempo, ignorarlos puede impedir la capacidad de su equipo para resolver problemas, aprender y mejorar su desempeño, lo que cuesta millones de dólares al año.

Usted debe descubrir cualquier tema tabú en su equipo antes de que se agrave y dañe la moral y el rendimiento. He aquí cómo hacerlo.

ACEPTE QUE LOS ELEFANTES EXISTEN

Hay muchas señales clásicas de temas indiscutibles; por ejemplo, reuniones marcadas por un consenso rápido, falta de debate productivo o participación desigual. Otros síntomas incluyen conflictos de equipo intransigentes, comunicación indirecta y triangulación, y empleados poco comprometidos.

Pero incluso si no detecta estas señales, es seguro asumir que hay pensamientos y sentimientos no expresados en su equipo que, si se abordan de frente, podrían ayudarlo a trabajar de manera más productiva. En un estudio, más del 85% de los empleados informaron que optaron por no expresarle cuestiones importantes a su jefe.

La responsabilidad de desterrar a los elefantes recae en usted. De lo contrario, se convertirá en cómplice de su existencia.

CONTROLE SU MIEDO

Es natural que le preocupe sacar a la luz temas de los que no se habla o ahondar en aquellos que percibe como sensibles o controvertidos. Puede que le preocupe abrir una caja de Pandora, revelar un problema irresoluble, ser culpado por el problema o agotar la energía de su equipo.

Sin embargo, la aversión a la pérdida hace probable que esté sobreestimando los riesgos de plantear cuestiones indiscutibles, y subestimando las consecuencias de no hacer nada. Estos temas sin abordar pueden ser las barreras más importantes para la cohesión, la moral y el rendimiento de su equipo.

Abordar temas indiscutibles puede requerir enfrentar verdades desagradables y tener el valor de abordar conversaciones difíciles. Sin embargo, lo más complicado suele ser iniciar estas conversaciones. En la práctica, he observado que reconocer los problemas de los que no se habla genera una sensación colectiva de alivio. Una vez que el obstáculo finalmente sale a la luz, los equipos suelen reunirse para buscar formas de abordarlo.

CONTROLE Y GESTIONE LA FORMA EN QUE RESPONDE A LOS DESAFÍOS

Debido al poder que usted tiene, los miembros de su equipo monitorean continuamente sus acciones, verbalizaciones y lenguaje corporal para determinar cómo deben comportarse. Si temen que usted reaccione de manera negativa o intensa ante información desafiante, bloquearán sus esfuerzos por hablar de lo que no se puede hablar.

Por ello, es fundamental que controle y gestione sus reacciones a los desafíos o la información difícil. Los acontecimientos negativos tienen más poder que los positivos para impulsar el comportamiento humano. Así que, al igual que para crear seguridad psicológica, debe reducir (e idealmente eliminar) las consecuencias negativas de hablar y magnificar las recompensas.

Cuando alguien cuestione sus ideas u ofrezca comentarios duros, evite cualquier instinto de defender o justificar su posición y, en su lugar, exprese apertura y curiosidad: "Cuénteme más" o "Ayúdeme a entender". Agradezca sinceramente a los miembros del equipo que hablan, en público y en privado. Incluso cuando no pueda adoptar su sugerencia, demuestre explícitamente su aprecio por su contribución.

COMUNIQUE SUS INTENCIONES Y RECONOZCA LA REALIDAD

No deje a su equipo con dudas, explíqueles por qué quiere sacar a la luz cuestiones no expresadas, y en qué medida es necesaria su participación. Por ejemplo, podría decir: "Me comprometo a mantener una comunicación más abierta y a abordar cualquier cosa que suponga un obstáculo para el equipo. Puede que sea un desafío, pero creo que podemos superarlo juntos. Sin embargo, no puedo hacerlo sólo. Su voz y sus conocimientos son los que marcarán la diferencia".

A veces, los problemas que plantea su equipo pueden estar fuera de su control, como un cambio en la dirección estratégica ordenado por la alta dirección. Por lo tanto, aclare que hablar de lo que no se puede hablar no siempre conduce al cambio. A veces, los empleados pueden equiparar erróneamente ser escuchados con ser atendidos, y es importante eliminar proactivamente esta idea equivocada.

RENUEVE SU ENFOQUE DE LAS REUNIONES INDIVIDUALES

Las investigaciones demuestran que las reuniones individuales son más efectivas cuando la agenda está dominada por los temas más importantes para el empleado. Reúnase periódicamente con sus subordinados directos y siga esta práctica recomendada para aumentar su productividad y la eficiencia del equipo, y para generar la confianza y la seguridad psicológica que necesita para que los miembros de su equipo hablen más libremente con usted.

Además, dedique deliberadamente una reunión individual mensual o bimensual a hacer preguntas directas sobre su experiencia y sus observaciones como miembro del equipo.

Haga especial énfasis en consultar periódicamente las observaciones de los nuevos miembros del equipo o de terceros, como consultores que interactúan regularmente con su equipo. Una vez que usted y los miembros de su equipo estén arraigados en la cultura de su equipo, es difícil ver si las normas tácitas impiden las conversaciones esenciales. Sin embargo, los nuevos miembros del equipo y las partes externas a menudo pueden detectar patrones de equipo ineficaces y problemas que se eluden o se pasan por alto.

MIRE REGULARMENTE HACIA DENTRO CON SU EQUIPO

Las reuniones de equipo y las reuniones externas suelen centrarse en el trabajo en sí mismo y no en el funcionamiento del equipo. Sin embargo, para sacar a la luz los temas indiscutibles y evitar su acumulación, también debe dedicar tiempo a la dinámica del equipo.

Inicie la conversación planteando el elefante en la sala (problema) a su equipo. En otras palabras, mencione directamente, pero sin juzgar, el tema que parece estar obstaculizando al equipo. Exponga su intención de aprender y comprometerse con el equipo para resolver el problema, lo que puede sonar como: "Me gustaría comprenderlo. ¿Qué opinan?"

A medida que su equipo adquiera confianza en el proceso, puede plantearles preguntas directas. Para aumentar la apertura y la participación, divida a su equipo en parejas o tríadas para discutir estas preguntas y, a continuación, pídales que informen al grupo.

Una vez que haya sacado a la superficie uno o más elefantes, delimite lo que está bajo el control del equipo y lo que no, colabore en los próximos pasos y mantenga la transparencia sobre cómo responderá a cualquier inquietud planteada.

Puede que resulte incómodo sacar a la luz los temas indiscutibles de su equipo, pero debe ser una campaña continua, o se acumularán furtivamente en el fondo y obstaculizarán al equipo. Puede que no consiga resolver todos los problemas, pero al nombrar a los elefantes en su medio, estos perderán parte de su poder. Y a algunos les podrá mostrar la puerta.