Cómo dirigir su primera reunión individual

Las reuniones individuales son interacciones personalizadas con los miembros de su equipo. Los gerentes suelen reservar entre 10 y 30 minutos a la semana para reunirse individualmente con sus subordinados directos. Piense en esta reunión como un "tiempo fuera" estratégico que le permite comprobar cómo van las cosas, alinear las prioridades y asegurarse de que cada persona dispone de los recursos necesarios para hacer su trabajo.

Más allá de las tareas domésticas habituales, las reuniones individuales también son una forma poderosa de cultivar conexiones profundas con su equipo. De hecho, según Gallup, las conversaciones semanales significativas son la forma más eficaz que tienen los gerentes de influir en el compromiso de los empleados.

A pesar de todo esto, es habitual que los líderes nuevos y experimentados aborden las reuniones individuales sin una estrategia clara. Para evitar este costoso paso en falso, he aquí algunos principios que le ayudarán a preparar, dirigir y maximizar el impacto de sus reuniones individuales.

PREPÁRESE PARA LA REUNIÓN

Supongamos que se está preparando para una reunión semanal con Paul, un miembro de su equipo. A continuación, le explicamos cómo prepararse.

1) PREPARE EL ESCENARIO

Su primera tarea es programar una reunión semanal y recurrente con Paul, que se alinee con sus compromisos de tiempo. Reserve un espacio privado para reunirse o, si trabaja de forma remota, realice la reunión desde un lugar donde sea poco probable que lo interrumpan. También es útil preguntarle a Paul desde el principio cómo prefiere recibir retroalimentación.

2) ESTABLEZCA UNA AGENDA

Su reunión necesita una agenda que guíe la conversación.

Envíe previamente a Paul los puntos clave de discusión e invítelo a agregar inquietudes inmediatas u objetivos a más largo plazo que desee discutir.

3) REVISE Y PREPARE

Si no es la primera vez que se reúne con Paul, revisar con antelación las notas de reuniones anteriores le ayudará a realizar un seguimiento de su progreso y a refrescar su memoria sobre las acciones pendientes. Antes de la reunión, también es útil tener lápiz y papel listos para escribir los objetivos de Paul, así como cualquier pregunta o inquietud que desee abordar más adelante.

CELEBRE LA REUNIÓN

En esta fase, su objetivo es permanecer presente, comunicarse con claridad, hacer preguntas reflexivas y ser un oyente empático.

Analicemos su agenda en detalle:

1) PÓNGASE AL DÍA

Inicie la reunión estableciendo una buena relación con Paul para crear un sentido de camaradería. Ofrezca un refuerzo positivo o inicie una conversación amistosa sobre la vida fuera del trabajo. Esto sienta las bases para una conversación abierta y de confianza.

2) DISCUTA LOS PUNTOS CLAVE

Darle a Paul toda su atención le indica que valora y respeta su tiempo. Utilice los puntos o preguntas descritas en la agenda de la reunión para estructurar la conversación, y haga un seguimiento de los elementos de acción discutidos en la reunión individual anterior para evaluar el progreso de Paul.

Preste atención a los puntos débiles a los que pueda enfrentarse Paul. Apóyelo ofreciéndole su experiencia y orientación o eliminando los obstáculos que le impidan avanzar. También es un buen momento para alinear los objetivos a corto o largo plazo en los que debe trabajar durante la próxima semana.

3) OFREZCA RETROALIMENTACIÓN

En lo que respecta a retroalimentación, recuerde que no se trata sólo de lo que dice, sino de cómo lo dice. Asegúrese de centrar cualquier comentario crítico que tenga en el comportamiento o el problema empresarial que está analizando, en lugar de en el propio Paul. A continuación, proporcione pasos claros y prácticos que pueda seguir para mejorar.

4) TERMINE CON FUERZA

Concluya la reunión resumiendo los puntos principales que discutieron para asegurarse de que usted y Paul están en la misma página. Pídale que reitere las acciones de las que es responsable desde ahora hasta la próxima reunión. Incluso si Paul está tomando notas, guiarlo a través de los puntos clave lo preparará para el éxito.