¿Su equipo está poco estimulado? Pruebe un tipo diferente de elaboración de trabajos

Shuba Gopal es directora de Glean Signals LLC, con sede cerca de Boston, Massachusetts. Aplica la ciencia y el análisis de datos para resolver desafíos clave en el lugar de trabajo. Rebecca Fraser-Thill es una escritora y asesora profesional certificada que se centra en el trabajo significativo y la claridad profesional.

De: HBR.org

Considere esto: Ha estado dirigiendo un equipo de seis empleados durante aproximadamente un año. Usted se comunica periódicamente con ellos y, en general, la mayoría de las personas parecen felices. Pero recientemente, algunos miembros del equipo dicen que se sienten poco estimulados. Si bien disfrutan de su trabajo, de sus colegas y de la cultura laboral, sienten que no están creciendo ni aprendiendo nuevas habilidades.

¿Qué puede hacer?

El consejo obvio es ayudarlos a mejorar sus habilidades, o proporcionarles capacitaciones de desarrollo profesional para ampliar sus capacidades, pero como nuevo gerente, es posible que no tenga la capacidad de influir en los programas que ofrece su organización. También puede probar un enfoque llamado intercambio de tareas, que implica cambiar el enfoque del trabajo de cada miembro individual del equipo al trabajo del equipo en su conjunto. Aquí le explicamos qué es el intercambio de tareas y cómo funciona. ¿QUÉ ES EL INTERCAMBIO DE TAREAS? Muchos equipos incluyen varios empleados con distintas descripciones de trabajo y responsabilidades diarias. Como gerente, es probable que su instinto asigne a sus empleados tareas y objetivos que les permitirán crecer dentro del carril específico de su función. No hay nada de malo en esto, pero cuando sus empleados se sienten desconectados, es posible que deba cambiar su enfoque. Ahí es donde entra en juego el intercambio de tareas. El intercambio de tareas es un tipo de elaboración de trabajos que permite a las personas aprender nuevas habilidades, intercambiando algunas pequeñas actividades (o "tareas") con sus compañeros de equipo. LAS VENTAJAS DEL INTERCAMBIO DE TAREAS El intercambio de tareas tiene dos ventajas principales. 1. Puede impulsar el compromiso de los empleados. Al brindarles a sus empleados la autonomía para personalizar sus propias trayectorias profesionales y seleccionar las habilidades que desean aprender, puede volver a involucrar a un equipo desmotivado. 2. Puede resultar en un equipo más productivo, adaptable y con más conocimientos. Cuando sus empleados utilizan las tareas de sus compañeros de trabajo para mejorar sus habilidades, todos ganan. Los miembros de su equipo aprenden algo nuevo y al mismo tiempo contribuyen a la productividad del grupo. Además, cuando se producen ausencias o renuncias, el equipo es más adaptable porque las habilidades se comparten entre más de un individuo. CÓMO REALIZAR EL INTERCAMBIO La buena noticia es que no existe una única forma "correcta" de abordar el intercambio. Puede suceder en muchos niveles: una persona puede buscar una tarea para aprender; dos personas pueden intercambiar tareas entre sí; un equipo completo puede intercambiar tareas en intercambios multidireccionales. Cualquiera de estas opciones obtiene los beneficios del intercambio de tareas. He aquí cómo empezar. Paso 1: Incorpore a su equipo. Como primer paso, querrá presentar la idea a los miembros de su equipo y explicarles por qué les beneficia. Probablemente querrán saber cuánto esfuerzo requiere y qué está en juego. Reúnase con ellos como grupo para explicarles qué es el intercambio de tareas y qué implicaría. Paso 2: Haga un balance de las tareas y habilidades. Si todos están de acuerdo, el siguiente paso es pedir a los miembros del equipo participantes que piensen individualmente en lo que tienen actualmente entre sus manos y qué nuevas habilidades quieren aprender. Pídale a su equipo que se tome uno o dos días para crear tres listas. -- Lista 1: Debe incluir sus tareas diarias y las habilidades necesarias para realizarlas. Pida a cada miembro del equipo que piense en sus habilidades dominantes (habilidades en las que son muy competentes y que creen que son importantes para sus funciones). -- Lista 2: Debe resaltar las tareas de la lista 1 que podrían enseñar a sus compañeros de equipo. Anímelos a pensar en tareas en las que podrían necesitar ayuda o transferencias que podrían liberarles tiempo para aprender cosas nuevas. Al crear esta lista, los empleados deben tener en cuenta las tareas que no se pueden compartir o intercambiar fácilmente. No se deben intercambiar trabajos que sean complejos o que requieran herramientas y educación especializadas, como codificación o diseño complejo. -- Lista 3: Esta lista debe incluir las habilidades que desean desarrollar y cualquier tarea que crean que les ayudaría a lograrlo. Pídales que piensen en el trabajo del equipo en su conjunto al identificar tareas que les ayudarían a aprender las habilidades que les apasionan. Paso 3: Intercambie las tareas. Ahora que todos han enviado sus listas, es hora de reunirse como grupo. Como preparación, haga una lista maestra de todas las tareas que los miembros del equipo están dispuestos y son capaces de enseñar (lista 2). Dé a las personas cinco minutos para revisar el tablero y ver qué tareas se alinean mejor con las habilidades que les interesa desarrollar (es decir, su lista 3). Su objetivo es ayudar a los miembros de su equipo a configurar experimentos de intercambio de tareas a corto plazo, haciendo coincidir su lista 3 con las opciones presentadas en la pizarra. Esto se puede lograr en un formato de todos contra todos para comprender qué tareas están interesados en probar o aprender los miembros del equipo. Finalmente, revise los intercambios y asegúrese de que cada miembro del equipo esté satisfecho con sus intercambios de tareas. Recuerde que los intercambios también pueden ocurrir entre varias personas. Nuestra experiencia sugiere que el intercambio de tareas normalmente debería durar alrededor de tres meses. Este es tiempo suficiente para darle una prueba sólida al intercambio y recopilar datos sobre su efectividad. También es lo suficientemente breve como para evitar resultados negativos de alto riesgo. Paso 4: Realice un registro. Al final, necesita saber si esto funciona para su equipo, si lo encuentran útil y si realmente están aprendiendo. Para ello, acuerde algunos parámetros. Estas podrían ser preguntas que responderían como equipo al final de los tres meses. He aquí una lista de muestra: ¿El equipo en su conjunto sigue cumpliendo con sus entregables? Si hay algo que se está quedando atrás, ¿qué es exactamente y por qué? ¿En qué medida los miembros del equipo sienten que están aprendiendo y beneficiándose de las tareas que intercambiaron? ¿De qué maneras específicas? ¿Los miembros individuales del equipo han experimentado más o menos compromiso, energía e interés en el trabajo como resultado del proceso de intercambio de tareas? ¿Cómo ha impactado el intercambio de tareas al equipo en su conjunto? ¿Ha habido algún impacto positivo o negativo en la comunicación del equipo, el flujo de trabajo, los conflictos y las variables relacionadas? ¿Qué costo, si lo hay, ha cobrado el proceso de intercambio de tareas a los miembros del equipo? ¿La carga de trabajo sigue siendo manejable? ¿Enseñar a sus colegas les parece agotador o abrumador? ¿Valen la pena los costos generales por los beneficios generales? Si hay suficiente retorno de la inversión, ¿qué tareas adicionales podrían negociarse a continuación? ¿Puede fallar el intercambio de tareas? Respuesta corta: sí. Los experimentos de intercambio de tareas fracasan si las tareas intercambiadas no son lo suficientemente granulares. La clave para un esfuerzo exitoso de intercambio de tareas es pensar en pasos pequeños y granulares, no en grandes soluciones. Con el tiempo, es muy probable que termine con un equipo de personas efectivas y altamente comprometidas que piensen de manera interdisciplinaria. Es un fruto bastante bueno por unos cuantos intercambios gratuitos.