Chen Zhang es profesor asociado de liderazgo y gestión organizacional en Tsinghua University. Gretchen M. Spreitzer ocupa la cátedra Keith E. y Valerie J. Alessi de administración de empresas en Michigan University. Zhaodong (Alan) Qiu es candidato al doctorado en liderazgo y gestión organizacional en la Tsinghua University.; (Nota de arte: una fotografía y una ilustración acompañan a este artículo).
De: HBR.org
Las reuniones siguen siendo un desafío frecuente para la mayoría de los trabajadores del conocimiento. Si bien los consejos comunes y las investigaciones previas a menudo se centran en hacer que las reuniones sean más efectivas o en reducir el tiempo que dedicamos a ellas, hay otro aspecto crítico que rara vez se tiene en cuenta: la forma en que programamos y organizamos nuestras reuniones a diario.
Realizamos dos estudios en los que rastreamos las actividades laborales diarias de más de 400 trabajadores del conocimiento a tiempo completo. A lo largo de la semana laboral, los trabajadores fueron encuestados a mitad y al final de cada jornada laboral sobre sus reuniones, tareas individuales y otras actividades durante la mañana y la tarde, así como sus niveles de energía al final de cada período de media jornada. Además, obtuvimos información de sus supervisores sobre su desempeño laboral, incluido el desempeño de las tareas y la creatividad.
Hicimos dos descubrimientos importantes. En primer lugar, lo que impacta la energía de los trabajadores del conocimiento no es la simple cantidad de tiempo que pasan en reuniones, sino la proporción relativa del tiempo de reunión en comparación con el que dedican a tareas individuales. Además, descubrimos que, cuando se estructuran adecuadamente, las reuniones y las tareas individuales pueden crear lo que llamamos un "efecto de complementariedad de presión" durante la jornada laboral. Dos configuraciones complementarias (tareas individuales de alta presión acompañadas de una reunión de baja presión o, por el contrario, tareas individuales de baja presión acompañadas de una reunión de alta presión) pueden beneficiar la energía de una persona.
Cuando se enfrente al desafío de programar su jornada laboral, en particular al organizar reuniones junto con tareas individuales, considere lo siguiente:
CONCÉNTRESE EN LA PROPORCIÓN RELATIVA ENTRE EL TIEMPO DE REUNIÓN Y EL TIEMPO DE TRABAJO INDIVIDUAL EN UN DÍA ESPECÍFICO, NO SÓLO EN EL TOTAL DE HORAS DEDICADAS A LAS REUNIONES.
Un equilibrio razonable entre reuniones y tareas individuales permite realizar descansos esenciales y reponer energías a lo largo de la jornada laboral. Este enfoque requiere no sobrecargar un solo día con muchas reuniones, aunque a veces pueda parecer una estrategia para ahorrar tiempo.
DISEÑE SU JORNADA LABORAL PARA CREAR COMPLEMENTOS ENTRE REUNIONES Y TAREAS INDIVIDUALES.
Reconozca los beneficios de combinar reuniones de alta presión con tareas individuales de baja presión, o viceversa. En lugar de agrupar actividades del mismo nivel de presión en un solo período, distribuya tareas y reuniones desafiantes en diferentes días o diferentes segmentos de tiempo del día.
ADOPTE UN ENFOQUE MÁS HOLÍSTICO PARA LA PROGRAMACIÓN DE LA JORNADA LABORAL.
Tenga en cuenta cómo una decisión de programación puede alterar el patrón de organización de su jornada laboral, influyendo potencialmente en su energía y productividad.
LAS SIGUIENTES PREGUNTAS PODRÍAN SER ÚTILES EN SU PROCESO DE PLANIFICACIÓN:
¿Cómo afectará esta decisión de programación al equilibrio entre mis reuniones y el tiempo de trabajo individual en este día específico?
¿Agregar esta reunión a este segmento específico del día comprimirá demasiado mi tiempo de trabajo individual, sacrificando descansos y reposiciones esenciales?
¿Este cronograma dará lugar a reuniones y tareas consecutivas de alta presión en un solo día? ¿Cómo se puede evitar eso?
¿Hay un mejor lugar en mi agenda para ubicar esta reunión o tarea, facilitando una combinación más efectiva de trabajo de alta y baja presión a lo largo del día?
Para los trabajadores del conocimiento, gestionar reuniones no se trata simplemente de aumentar la eficacia y la eficiencia del tiempo; también requiere un enfoque estratégico para la programación diaria. Esto significa considerar las reuniones diarias junto con las tareas individuales, tanto en términos de asignación de tiempo como de cuánta presión ejercerán sobre usted. Ser consciente de estos aspectos puede ayudarlo a mantenerse alejado de trampas sutiles en la programación y evitar pérdidas inesperadas de energía y productividad.
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