Pourquoi trop de notifications nuisent à la productivité au travail

Les travailleurs du savoir (ceux qui utilisent leur esprit, analysent et proposent des idées) passent 58 % de leur journée à effectuer des tâches répétitives et non pertinentes, environ 23 % des 40 heures par semaine normale de travail.

Ces tâches incluent la réponse aux notifications d'emploi, la recherche d'informations, le basculement entre différentes applications, la gestion des modifications priorités, ou mettre à jour le statut d'un travail.

Les données proviennent de l' « Anatomy of Work Index », préparé par Asana, spécialisé dans la gestion du travail et les outils d'organisation.

Pour produire ce rapport, 10 624 travailleurs du savoir ont été interrogés, comme le savent ceux qui exécutent des tâches liées à leurs connaissances : cela comprend un large éventail de professions, allant des consultants, des rédacteurs créatifs ou scientifiques aux informaticiens. Fondamentalement, il couvre tous ceux qui vivent en générant des idées, c'est-à-dire dont la principale valeur est la capacité de concevoir de nouvelles solutions, d'analyser des données et de définir des stratégies.

Le rapport souligne que les notifications constantes sont l'une des plus grandes distractions auxquelles sont confrontés ces travailleurs, car ils rendent leurs tâches difficiles et éclipsent les processus.

Plus de la moitié des travailleurs se sentent obligés de répondre aux notifications immédiatement et plus d'un tiers se sentent submergés par des alertes constantes.

Les notifications sont particulièrement ennuyeuses car elles interrompent la clarté et la concentration dont elles ont besoin pour effectuer correctement leurs tâches.

Quarante-huit pour cent des personnes interrogées pensent que les notifications pourraient être limitées si des réunions plus efficaces et plus productives étaient organisées, tandis que 45 pour cent pensaient que le fait d'avoir des responsabilités clairement définies aurait le même effet.

Lorsque chaque tâche a un responsable, un contexte et un délai clairement établis, le travail est effectué plus rapidement et avec moins de va-et-vient.

La génération Y (Millennials) et la génération Z sont les plus susceptibles de ressentir les effets négatifs des notifications, comme le souligne le rapport.

Pour résoudre cette situation, la déclaration souligne que les employés doivent être autorisés à utiliser le mode « Ne pas déranger » afin de pouvoir suspendre les notifications pendant un certain temps ou leur permettre de réserver des blocs de temps sur le calendrier pour se concentrer sur le travail.

Trop d'applications

Les employés disposent d'un grand nombre d'outils et de technologies qui visent à faciliter leurs tâches, mais cela a parfois l'effet inverse. Trop d'applications déconnectées, c'est-à-dire non liées les unes aux autres, génèrent l'effet inverse, car elles rendent le travail difficile et ralentissent.

Pour y remédier, il est suggéré d'utiliser des intégrations technologiques afin qu'il ne soit pas nécessaire de dupliquer des tâches. Et avant cela, il serait bon de faire une analyse pour évaluer quels outils sont vraiment importants.

Il arrive parfois que, par exemple, plusieurs canaux de communication soient utilisés pour dire la même chose, ce qui constitue une perte de temps inutile.

Réunions excédentaires

Plus de la moitié des travailleurs effectuent d'autres types de tâches pendant les réunions et seulement 43 % participent activement aux discussions virtuelles.

En outre, plus d'un quart sont plus susceptibles de manquer certaines tâches et mises à jour cette année par rapport à l'année dernière.

Trop de réunions ont également un impact négatif sur le respect des délais. C'est ce que garantissent 24 % des personnes interrogées. S'il y avait moins de rencontres virtuelles inutiles, ils auraient plus de temps pour effectuer leurs tâches à temps.

Ce problème est résolu en organisant des réunions vraiment nécessaires et importantes. En ce sens, il est nécessaire d'évaluer si la réunion est nécessaire et de vérifier également qui appeler dans chaque cas afin qu'aucune personne ne participe à une réunion où des informations non pertinentes pour leurs tâches sont partagées.

Absence de frontières entre la vie personnelle et la vie professionnelle

Travail à distance ou en format hybride qui a été renforcée à la suite de la pandémie, a entraîné plusieurs changements, notamment le défi d'établir une ligne claire entre la vie personnelle et la vie professionnelle. Au début, l'idée du bureau à domicile a amené de nombreuses personnes à travailler sans horaires et avec une flexibilité supposée qui a été présentée comme un avantage mais qui a fini par être disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, ce qui n'est rien de plus qu'un moyen subtil de prolonger la journée de travail sans limites. Au fil du temps, la gestion du travail s'est améliorée, mais dans de nombreux cas, les limites restent floues.

Pour résoudre ce problème, le rapport suggère que les entreprises fournissent aux employés les heures de début et de fin de leur journée de travail. Et il convient également de noter que ce slogan est également rempli par les gestionnaires, c'est-à-dire qu'ils adhèrent également à ces limites pour montrer l'exemple.

Le syndrome de l'imposteur et l'épuisement

42 % des personnes interrogées ont reconnu souffrir d'épuisement professionnel et d'imposteur syndrome. Ce dernier fait référence au sentiment que certaines personnes ont que leur réussite professionnelle ne leur correspond pas, qu'elles ne sont pas à la hauteur de la tâche, qu'elles ne le méritent pas.

« Le manque de clarté, la surnotification et la longueur des réunions ont des conséquences réelles qui sont non seulement ennuyeuses, mais qui contribuent directement à ces risques professionnels. En particulier, le burnout et le syndrome de l'imposteur touchent de manière disproportionnée les jeunes employés, ce qui entraîne un moral bas, un manque de communication, un manque d'engagement au travail, plus d'erreurs et même une usure importante. Près d'un travailleur sur quatre souffre d'épuisement mental quatre fois ou plus par an, tandis que 40 % pensent que c'est un élément inévitable de la réussite », souligne le rapport.

C'est pourquoi il est recommandé aux entreprises de générer des changements structurels afin de réduire les tâches répétitives, d'éviter les distractions constantes et d'établir des flux de travail et des calendriers clairs pour les employés. En particulier, il est souligné d'établir des ruptures dans le cadre des 3 M

Quel est le cadre 3M pour fixer les pauses

Le cadre 3M implique de prendre trois types de pauses : macro, méso et micro (longues, intermédiaires et courtes), afin de vous déconnecter complètement du stress au travail et de récupérer votre énergie. Ce qui est essentiel pour obtenir de meilleures performances dans les tâches. Le repos, plutôt que d'être considéré comme une perte de temps, devrait être interprété comme un investissement qui se traduira par des avantages pour les travailleurs et donc pour les entreprises.

« Déconnecter signifie communiquer au cerveau que, peu importe le chaos qui vous entoure, vous le faites bien. Le travail n'est pas la chose la plus importante et vous pouvez choisir de vous concentrer entièrement sur autre chose », souligne le Dr Sahar Yousef, spécialiste des neurosciences cognitives, dans le rapport publié. Il précise également que ces pauses doivent être effectuées par les employés de toutes les hiérarchies, y compris les gestionnaires.

« Pour créer un milieu de travail plus favorable et plus agréable, il est nécessaire de reconnaître la prévalence du burnout et du syndrome de l'imposteur, et de les affronter. Pour que tous les employés se sentent plus heureux et plus engagés au travail, les entreprises doivent les aider à avoir une vue d'ensemble afin de comprendre en quoi leur travail est un élément précieux de l'ensemble », conclut le rapport.

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