¿Cuál es el secreto para rendir más en el trabajo y en casa? Según expertos

Si hay algo que he aprendido dirigiendo talleres de productividad, asesorando a ejecutivos y siendo padre, es que a la gente le encantan las rutinas. Ya se trate de una tradición festiva anual, una noche de cine mensual, una comida favorita semanal o simplemente un ritual a la hora de acostarse, las rutinas crean ritmo en nuestras vidas, y este ritmo es algo que podemos aprovechar.

Un estudio de 2006 de la Universidad de Duke reveló que aproximadamente el 45% de nuestros comportamientos diarios son hábitos. Aunque hoy en día existe una gran tendencia a crear o dejar de hacer hábitos (cosas que hacemos sin pensar), a mí me gusta más centrarme en generar rutinas (acciones naturales que siguen). Los hábitos requieren motivación, mientras que las rutinas fluyen de forma natural con intención.

Empezar la semana diciendo que tengo que preparar la cena todas las noches resulta abrumador y como si no supieras por dónde empezar. Sin embargo, si piensas en temas -lunes sin carne, martes de pasta, miércoles de sopa, jueves de nueva receta y viernes de comida para llevar-, de repente la tarea de las comidas parece menos desalentadora. He reducido el alcance de la actividad y ahora tengo una estructura que me ayuda a decidir qué hacer. No tengo por qué ceñirme a esta estructura todo el tiempo: puede que un miércoles no me apetezca cocinar y pida comida para llevar. O puede que tenga una semana especialmente ajetreada y no tenga energía para probar una nueva receta el jueves. Poner en práctica este horario en cualquier grado ayudará a que mis semanas de cocinar la cena sean más suaves.

Piensa en cómo este tipo de rutinas pueden beneficiar a tu vida laboral y personal. Organiza tus días. Crear un flujo semanal y un flujo diario en tu horario. Y cuando tengas algo que quieras encajar en tu horario -como aprender a tocar el piano- no cuentes contigo mismo para elegir un buen momento y encontrar la manera de hacerlo. Crea una rutina que te ayude a hacerle sitio fácilmente.

Llamo a este tipo de rutinas cuando:entonces. Para producir cualquier comportamiento nuevo tenemos que crear un desencadenante para hacerlo realmente, o siempre se queda como algo que hemos estado “queriendo hacer”.

He tocado el piano durante veinte años, pero tenía el objetivo de querer aprender nuevas canciones. Como había tomado clases durante más de una década, en realidad no necesitaba una nueva instrucción, solo necesitaba el tiempo y el empujón para hacerlo. Para mucha gente, ese algún día nunca llega y se convierte en “me gustaría mucho” o “tengo la intención de hacerlo”. Muchas veces, los grandes objetivos, los proyectos creativos y el cuidado personal se cuelan en esas categorías de “quiero hacerlo”. Esas son las cosas para las que es más importante crear un “cuándo”.

A la hora de identificar el “cuándo” para aprender nuevas canciones al piano, sabía que las noches eran el mejor momento para practicar, porque los niños dormían y no necesitaban mi atención. Lo siguiente que tenía que hacer era encontrar el “cuándo” que me recordaría que tenía que hacerlo. Decidí que cada noche que acostara a mis hijos, cuando saliera de la habitación de mi hija, iría directamente al piano.

Al principio iba directamente, tocaba una canción que ya conocía y me iba. A veces solo eran cinco minutos o menos. No me permitía bajar las escaleras y ver cosas que podría estar limpiando o empezar un programa de televisión. Pronto se convirtió en algo natural. Actuaba como mi propia ayudante y ponía partituras nuevas por la mañana, con la esperanza de que eso incitara a la Futura Yo (esa noche) a aprender algo nuevo.

Mi marido empezó a darse cuenta de que yo iba a hacer eso todas las noches, así que empezó a hacer lo suyo justo después de acostar a nuestros hijos, sabiendo que yo no estaría lista para ver un programa o jugar a un juego de mesa juntos hasta que yo hubiera terminado. Realmente se convirtió en una rutina y pasó a formar parte del ritmo diario. El progreso solo se produjo porque, en un principio, vinculé la nueva rutina directamente a la hora de acostar a mi hija (lo que sé que haré todas las noches).

Los resultados de un estudio publicado en el European Journal of Personal Psychology en 2009 mostraron que el tiempo medio que tarda un nuevo comportamiento en convertirse en automático es de sesenta y seis días. Pero puede que descubras, como me ocurrió a mí, que con un sólido cuándo:entonces ocurre mucho más rápido, porque tenía el mismo desencadenante (la hora de acostarse) todas las noches.

Puedes elegir una hora, una acción, un día o un desencadenante específicos para tu rutina. Algunas de las otras rutinas when:then que tengo y que podrían inspirarte:

-Cuando se celebra la reunión mensual del equipo: dedico treinta minutos a anotar en mi carpeta de revisión anual en qué he estado trabajando.

-Cuando es lunes: lavo la ropa de todos los habitantes de la casa y la dejo encima de la cama para que no pueda irme a dormir hasta que esté recogida.

-Cuando voy al supermercado: entonces cojo lo que me sobra de reciclaje y lo dejo en el centro de reciclaje de al lado.

-Cuando llega la hora de enviar la actualización semanal a mi jefe: entonces también compruebo rápidamente mi carpeta de correo electrónico Revisitar para ver si me falta algo de la semana.

-Cuando faltan cinco minutos para que la cena esté lista: entonces pongo un temporizador de cinco minutos y les digo a mis hijos que limpien sus juguetes y libros antes de cenar.

-Cuando es martes: entonces mi familia y yo participamos en una rutina sin tecnología, desde la cena hasta la cama.

-Cuando es 4 de julio o Año Nuevo: entonces hago todo lo que quiero hacer cada seis meses, como cambiar los filtros de mi casa, cambiar el rímel, lavar los cojines del sofá y un montón de cosas más. (Tengo una gran lista semestral).

-Cuando es la semana de mi cumpleaños: entonces programo las citas anuales con el médico que necesito, como un examen de la vista o un examen físico.

Las rutinas te quitan cosas de encima y te las sacan de la cabeza porque has reservado un momento y un lugar exactos para hacerlas más tarde. Podría estar atormentada por la necesidad de lavar los cojines del sofá exterior en algún momento, todo el tiempo. En lugar de eso, uso un mínimo de puntos de energía y solo pienso en ello dos veces al año porque he fijado un momento exacto para ello cada seis meses y confío en mi sistema. No me sorprendo a mí misma preguntándome: ¿Cuándo fue mi último examen de la vista? Sé que fue el pasado diciembre porque siempre es la semana de mi cumpleaños. Estas cadencias y rutinas se mantienen, y hacen la vida más fácil y agradable.

También puede utilizar la asociación cuándo:entonces como dispositivo mnemotécnico de instancia única. Supongamos que estoy en la cama por la noche antes de salir de viaje y me acuerdo de algo que olvidé meter en la maleta. Me imagino a mí mismo haciendo algo que sé que haré por la mañana e inmediatamente después me imagino a esa versión de mí en el futuro recordando lo que necesito.

Piensa, cuando cojo las llaves del gancho, entonces recuerdo que necesito el cargador de mi teléfono, tres o más veces. A la mañana siguiente, cuando voy a coger las llaves, esa asociación se ha hecho de forma tan efectiva que la imagen del cargador de mi teléfono aparece en mi cabeza. Asociar algo a otra cosa garantiza que no se olvide.

Otra forma de utilizar el cuándo:entonces es a la hora de decidir dónde colocar las cosas en tu casa o en tu sistema de organización. Digamos que no estás seguro de dónde guardar la cinta adhesiva en tu casa. Imagina que ese objeto se ha perdido; el primer lugar que se te pasa por la cabeza para buscarlo es dónde deberías guardarlo en primer lugar. Imagina que tu compañero de piso te dice: “Oye, no encuentro la cinta, ¿sabes dónde está? ¿Cuál es el primer lugar que te viene a la mente para buscarla? ¡Ese debería ser el lugar donde la guardas! Primero estás probando la conexión cuando necesito la cinta, luego miro aquí que tu cerebro ya ha hecho y luego usándola a tu favor para ponerla en su espacio natural.

Además de agrupar las cosas que ocurren a diario, semanalmente, mensualmente, anualmente para hacerte la vida más fácil, también puedes aprovechar los comienzos. En Cuándo: The Scientific Secrets of Perfect Timing, Daniel Pink habla de evitar los falsos comienzos utilizando el poder de los hitos temporales para empezar de nuevo. Como el lunes, el primer día de la semana, el primero de un mes, el primer día en el nuevo trabajo o un nuevo año.

Nuestros cerebros están programados para verlos como nuevos comienzos. Queremos aprovecharnos de ello. Es mucho más probable que sigamos una rutina si la empezamos un lunes en lugar de un jueves o un viernes. Establecer rutinas y utilizar el modelo cuándo:luego elimina el estrés y la ansiedad de acordarse de realizar tareas antes de haberlas hecho.

Nos ayuda a encontrar el tiempo y el espacio reales para realizar esas cosas que “un día” hemos querido hacer. Cuando hay más rutina y cadencia, hay menos distracciones y más espacio mental para hacer las cosas que queremos y necesitamos hacer.