Reuniones a las 8 a.m.: ¿compromiso necesario o invasión al horario personal?

En un artículo de Ann-Marie Alcántara para The Wall Street Journal, la conversación en torno a la conveniencia de las reuniones a las 8 a.m. se examina desde diversas perspectivas, enfocándose en cómo estos encuentros tempranos pueden afectar la flexibilidad del horario laboral y el equilibrio vida-trabajo deseado por los empleados, frente a las necesidades comerciales que priorizan los empleadores. La autora, conocida por su análisis en profundidad de temas contemporáneos en el mundo laboral, aborda este tema con aplomo, trayendo a la discusión citas de varias personas que experimentan o han experimentado la disyuntiva de este horario.

El debate sobre las reuniones a las 8 a.m. no es meramente sobre la hora del día, sino también sobre cómo las empresas establecen expectativas y respetan el tiempo de sus empleados. Como indica Brie Burnham, una diseñadora gráfica independiente, “se trata de comunicación, de un acuerdo mutuo y simplemente de respeto”. Esto subraya la importancia de encontrar un equilibrio entre las demandas laborales y la vida personal, un tema que se ha vuelto aún más relevante debido a los cambios en el mundo laboral propiciados por la pandemia.

Jake Rudy (36 años), especialista en recursos humanos en Minneapolis, experimenta estrés debido a las reuniones a las 8 a.m. Rudy, cuya jornada laboral normalmente comienza a las 9 a.m., descubre que no duerme bien cuando sabe que debe levantarse más temprano de lo usual. “Si tengo que ir a una reunión a las 8, realmente debe haber una buena razón para estar allí”, menciona Rudy a WSJ.

Uno de los puntos clave que Alcántara destaca en su artículo es la necesidad de intencionalidad por parte de las empresas al programar reuniones que exceden el horario laboral típico. Citando a Lorna Hagen, socia gerente de Culture Playbook Partners, Alcántara subraya que si una reunión temprano en la mañana debe ocurrir, los gerentes deben notificar a las personas con mucha antelación y reconocer que es una necesidad inevitable. Esto no solo demuestra respeto por el tiempo personal de los empleados sino que también fomenta una cultura de trabajo centrada en el bienestar del personal.

Al analizar las preferencias de programación de reuniones, Chris Lenhart, un diseñador de experiencia del usuario, comenta a WSJ que bloquea tiempo en su calendario para prevenir ser agregado a reuniones fuera de sus horas normales de trabajo. Esta táctica generalmente funciona y resalta una estrategia que los empleados pueden adoptar para salvaguardar su horario laboral y personal.

El artículo también refleja cómo algunas empresas están adoptando medidas para honrar los límites del horario laboral. Laura Emanuel, directora general de Red Thread PR, menciona cómo su empresa establece las mismas horas de trabajo para todos los empleados y desalienta el envío de correos electrónicos no urgentes fuera de horario, lo que refuerza un compromiso con el respeto al tiempo personal de los empleados.

El articulo toca un nervio sensible en el mundo laboral actual, poniendo de relieve la tensión entre la necesidad de flexibilidad de los empleados y los requisitos operativos de las empresas. Al entrelazar citas y opiniones de varias personas afectadas por y participantes en debates sobre la programación de reuniones, Alcántara no solo proporciona una visión panorámica del tema sino que también invita a la reflexión sobre el futuro del equilibrio trabajo-vida en un mundo post-pandemia.

Según un estudio, la franja horaria más óptima para programar reuniones es de 10 a.m. a 12 p.m.. Este intervalo se considera ideal independientemente del rol, industria o ubicación de los participantes. Un estudio realizado por la app YouCanBookMe, sugiere que el martes a las 2:30 p.m. es el momento específico de la semana con mayor asistencia y productividad en las reuniones.

La elección del momento adecuado para una reunión puede variar en función de varios factores, incluyendo la naturaleza de la reunión, la disponibilidad de los participantes y sus preferencias personales de productividad. Sin embargo, se destaca la importancia de evitar las mañanas de los lunes y los finales de semana (viernes), períodos en los que los empleados suelen estar más enfocados en sus tareas o posiblemente ausentes debido a tiempo libre planificado.

Para maximizar la eficacia de cualquier reunión, es fundamental contemplar una serie de preguntas previas a su programación. Estas incluyen la necesidad real de la reunión, el propósito, quiénes deben asistir, la duración óptima y la consideración de otros eventos en el calendario de los participantes.

Al programar reuniones durante el día de trabajo, que típicamente se extiende de 9 a.m. a 5 p.m., existen diversos momentos idóneos dependiendo del objetivo de la reunión. Las reuniones tempranas en la mañana (de 9 a 10 a.m.) son preferibles para aquellos que desean despejar sus agendas rápidamente, mientras que las reuniones al mediodía pueden incluir un espacio para comer y propiciar un ambiente más relajado. Las reuniones de la tarde, programadas después del almuerzo, deben tener en cuenta el posible bajón de energía post-comida, sugiriendo así un inicio alrededor de las 2:30 – 3 p.m. Las reuniones hacia el final del día laboral deben evitarse salvo que sean urgentes, para no incrementar el estrés de los participantes.

1. Mantener las reuniones breves: para optimizar la productividad, las reuniones deben ser lo más cortas posible, ya que prolongarlas disminuye el compromiso y la productividad del equipo.
2. Usar descansos estratégicos en reuniones largas: si es necesario extender una reunión, se recomienda aplicar la técnica Pomodoro, alternando ciclos de trabajo de 25 minutos con pausas de 5, y después de cuatro ciclos, ofrecer un receso más largo de aproximadamente 30 minutos para mantener a los participantes comprometidos y mejorar el éxito de la reunión.
3. Asegurar la participación de empleados remotos: para las reuniones virtuales, es crucial tomar medidas que mantengan a los empleados remotos comprometidos, como hacerles preguntas, invitarlos a presentar y mantener las cámaras encendidas durante la reunión.
4. Registrar minuciosamente las reuniones: para garantizar un impacto duradero de las reuniones, es importante documentar detalladamente los puntos discutidos, asistentes, y acciones a seguir, distribuyendo una copia de esta información a todos los participantes y partes interesadas.
5. Ofrecer tiempo sin interrupciones de reuniones: es vital dejar bloques de tiempo sin programar reuniones para que el equipo pueda concretar las tareas necesarias sin distracciones. Idealmente, se debería designar un día a la semana sin reuniones, permitiendo al equipo dedicarse completamente a su lista de tareas.