Seis etapas claves para una mudanza exitosa en inmuebles corporativos

A nivel corporativo, una mudanza o cambio se puede dar, por varias razones: por la llegada de una marca por primera vez al país; finalización del contrato de alquiler; necesidad de ampliación debido al crecimiento y/o reducción por disminución de empleados; urgencia de reducir costos; cambios en los estándares de la organización; reubicación en función a clientes o proveedores; fusión de empresas, cambio de ciudad o de negocio y hasta quiebra, entre otras.

Según un estudio llevado a cabo por Cushman & Wakefield, una empresa global de servicios inmobiliarios corporativos, hoy las empresas cambian de ubicación debido a varios factores que van desde la finalización del plazo de amortización de una obra, hasta la necesidad de ampliación por crecimiento.

Y aunque parece un proceso un poco complicado, está comprobado que buscar ayuda profesional para ello, no solo minimiza los riesgos, sino que facilita el encontrar la ubicación perfecta y las condiciones que mejoren temas como la productividad y el bienestar de toda la organización.

Si bien cada necesidad es distinta, y los procesos que se proporcionan deben ajustarse a esto, es primordial contar con la ayuda de especialistas en este campo, para sortear con éxito las seis etapas claves.

Etapa 1. Determinar las necesidades

Cada proyecto es único, por eso cualquier escenario requiere un análisis fundamentado desde lo técnico y del panorama del mercado, para justificar cualquier decisión. Allí el especialista revisará aspectos como ubicación, transporte, requisitos de espacio y todos los ítems que contribuyan a crear un espacio de trabajo productivo.

"El Project Manager es, en términos sencillos, el director de orquesta que conoce a fondo cada instrumento o parte involucrada, y por eso es el profesional más indicado para llevar adelante el proyecto según las pautas y recursos disponibles. Cuando deben coordinarse muchos sectores interesados, asignar un gerenciador es la manera de dejar en manos de expertos el control del proyecto", explicó la arquitecta Valeria Hecht, gerente de Project Management de la compañía.

Etapa 2. Anticiparse a posibles inconvenientes a la hora del traslado

Ya sea porque se quiera dejar u optimizar el espacio actual, o simplemente buscar uno nuevo que se adapte a las necesidades actuales de un negocio, es necesario analizar las diferentes alternativas en el mercado, pero también los posibles trabajos y costos de reparación del sitio que se deja y las cláusulas del contrato o condiciones pactadas anteriormente para evitar reclamos de los propietarios. Contar con el asesoramiento profesional permitirá al cliente concretar el mejor acuerdo posible y comenzar una transición eficaz hacia el nuevo espacio.

Etapa 3. Escoger el espacio ideal

Cada empresa es un mundo distinto con requerimientos y necesidades disímiles. Por eso escoger un espacio ideal que se adapte a cada uno, es una tarea que requiere ayuda profesional. En esta búsqueda se deben revisar la ubicación, los metros cuadrados requeridos, las vías de acceso, la cercanía con los clientes o facilidad de logística y hasta los trabajos adicionales que requiera el nuevo espacio para evitar riesgos y retrocesos, pero también negociar el mejor acuerdo con el arrendatario.

"Con apoyo profesional, una empresa puede lograr ahorros concretos que fluctúan según el tipo de operación y empresa, pero hemos visto economías de hasta el 30% en las inversiones de un proyecto. Además, gracias a la supervisión del Project Manager, se logra mitigar los desvíos presupuestarios y el impacto de cambios durante el desarrollo del proceso, lo que típicamente resulta en ahorros considerables", sostiene la especialista.

Además, la ingeniería de valor que se aplica en cada fase del proyecto, permite economizar entre el 7 y el 20%, dependiendo del tipo y calidad de los materiales y dispositivos utilizados.

Etapa 4. Crear los detalles que harán la diferencia

En esta etapa el equipo asesor empezará a trabajar de la mano con representantes clave de la empresa, para crear espacios que impulsen la productividad, estimulen el intercambio, la comunicación y el bienestar de la gente. "A través de las posibles configuraciones de los espacios de trabajo, se entretejen y definen los modos de relacionarse de las personas en una organización o empresa. Los espacios de trabajo cumplen un rol central en definir la posición estratégica de esa empresa y en facilitar la construcción de sustanciales ventajas competitivas", aseveró Herman Faigenbaum, director general de Cushman & Wakefield Cono Sur.

Etapa 5. Gestionar el proyecto, los riesgos y retrasos

"El Gerenciamiento de Proyecto permite planificar, coordinar, controlar y reportar acerca de los eventos de un proyecto desde sus comienzos hasta su cierre. De este modo, el Project Manager realiza todas las gestiones necesarias para lograr que el proyecto se complete en tiempo, costo y calidad, dentro de los objetivos definidos por la empresa", indicó la arquitecta.

Etapa 6. Coordinar una mudanza eficaz y sin traumatismos

Este será el esfuerzo final, que facilitará una transición fluida de todos los miembros de la organización, con una logística eficiente, pero también con soporte durante los primeros días en la nueva ubicación, mientras el negocio evoluciona y avanza. Es importante que quienes vayan a habitar el nuevo espacio entiendan su funcionalidad, pero también cómo los beneficiará, creando un ambiente óptimo de cambio, generando mayor productividad y permitiendo que el negocio avance.

En síntesis, contar con expertos 360 grados en soluciones inmobiliarias y de proyectos corporativos, permite centralizar el control de todo el proceso, pero también aseguran, que desde las fases tempranas hasta la mudanza y adaptación al nuevo sitio de trabajo, la empresa contará con un equipo de profesionales que podrán ahorrar tiempo y dinero en este cambio.

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