Consorcios: cómo elegir el nuevo administrador para un edificio y asegurar un traspaso exitoso

Elegir un nuevo administrador de consorcio es crucial para el buen funcionamiento y la armonía en un edificio. Los consorcios pueden necesitar un nuevo profesional debido a insatisfacción con el actual, problemas de transparencia, falta de comunicación o cambios normativos que requieren habilidades actualizadas.

Una vez seleccionado el nuevo administrador, es esencial llevar a cabo un traspaso de gestión ordenado y transparente. Con una planificación adecuada y un enfoque en la transparencia, se puede lograr un cambio de administración exitoso que beneficie a todos los habitantes del consorcio.

Para elegir un nuevo administrador, es esencial verificar que esté matriculado y registrado según la jurisdicción correspondiente (CABA, Gran Buenos Aires, GBA, o Neuquén). Conocer los honorarios, la experiencia, el equipo y la metodología de trabajo del aspirante es fundamental.

“Cambiar de administrador es un proceso complejo, pero si se toman las precauciones necesarias y se sigue un procedimiento organizado, se puede lograr una transición fluida y beneficiosa. La tecnología es de gran ayuda al integrar la gestión e información del consorcio, lo que asegura un traspaso ameno y dentro del plazo”, destacó a Infobae Albano Laiuppa, director de ConsorcioAbierto.

Los pilares fundamentales para un buen administrador deben ser la transparencia: en la gestión económica, la comunicación a la hora de atender los reclamos y monitorear que los arreglos se hagan en tiempo y forma; y el sentido común: es vital saber cuándo actuar en urgencias y cuándo convocar a asamblea, por ejemplo. La asamblea debe aclarar cuánto dinero puede disponer el administrador y convocar obligatoriamente si se supera esa cantidad. Lo ideal es que el administrador viva cerca del consorcio y tenga buena reputación online.

David Loisi, presidente de la Fundación Liga del Consorcista de la Propiedad Horizontal, advirtió que “otro punto a considerar es la cantidad de consorcios que administre el aspirante a nuevo administrador. Las mega administraciones pueden perder inmediación, ya que delegan la gestión en terceras personas, lo que causa demoras en la resolución de reclamos. Es importante un período de prueba para asegurarse de que el candidato cumple con las expectativas, convocando a una asamblea dentro de 3 a 6 meses para renovar o no el mandato”.

El Código Civil y Comercial, en su Artículo 2067, establece las obligaciones del administrador saliente al cesar en su cargo.

Laiuppa agregó: “Estas incluyen entregar al consejo de propietarios los fondos y bienes del consorcio, los libros y documentos (como actas, registros contables y de sueldos), y rendir cuentas documentadas de su gestión. Esta rendición debe detallar ingresos, egresos y comprobantes correspondientes”.

Es vital que ambas partes, el administrador saliente y el entrante, trabajen en conjunto para resolver cualquier duda o irregularidad, garantizando una transición sin inconvenientes.

El administrador saliente debe entregar la documentación del consorcio, que se detalla a continuación:

• Reglamento de Propiedad Horizontal: el original, si lo tiene.
• Seguros: pólizas del seguro del edificio, seguro de ART, seguro de vida obligatorio y otras pólizas vigentes.
• Documentación del personal: recibos de sueldo, firmados por el encargado.
• Expedientes de juicios, con toda la documentación correspondiente.
• Contratos y retenciones a proveedores
• Planos originales del edificio
• Otros documentos: informes técnicos, reglamentos internos y demás

También dede entregar una lista delos activos existentes vigentes:

● Informe de cuentas bancarias y sus saldos.

● Cheques a depositar.

● Caja chica, indicando quién la tiene.

● Fondo de reserva.

● Certificados de plazo fijo.

● Datos y llave de caja de seguridad.

● Listado de morosos.

● Informes sobre otros créditos (alquileres, contratos).

● Inventario de bienes de uso.

● Convenios de pago de expensas o de mediación.

La información debe entregarse al consejo de propietarios o al nuevo administrador dentro de los 15 días hábiles posteriores al cese del cargo. Si no se cumple, se puede convocar a una asamblea para informar la situación y solicitar instrucciones para iniciar acciones legales.

“Seleccionado el nuevo administrador, es esencial un traspaso ordenado. Utilizar un sistema de gestión centraliza toda la información del consorcio,” comentó Laiuppa.

Asimismo, es importante informar a todos los copropietarios sobre el cambio y proporcionarles los datos de contacto del nuevo administrador. Especialmente en momentos en que las expensas siguen subiendo con fuerza y ya promedian $175.000 mensuales en CABA.

El administrador saliente debe rendir cuentas adecuadamente documentadas y entregar toda la documentación del consorcio.

Loisi señaló que es clave que se firmen dos originales del inventario de la documentación entregada para garantizar la transparencia y evitar problemas futuros.

Los libros obligatorios, permisos, contratos y todas las contraseñas deben ser entregados al nuevo administrador. “En caso de negativa a entregar la documentación, se debe enviar una carta documento y considerar una denuncia penal por retención indebida”, añadió Loisi.

Involucrarse en las asambleas, estar pendientes de los gastos y exigir ver los comprobantes son esenciales tanto para propietarios como inquilinos.

El consejo principal es asistir a las asambleas, no dejarse llevar solo por los números y verificar los comprobantes.

“Que exista un consejo de propietarios imparcial para evaluar presupuestos. En el caso de los inquilinos, solicitar al propietario una carta-poder para asistir a las asambleas cuando se discutan cuestiones que afecten el monto de las expensas ordinarias. También sería positivo para los inquilinos negociar en sus contratos de alquiler una cláusula que especifique de qué gastos se harán cargo ellos y de cuáles no”, concluyó Loisi.