Los 9 consejos indispensables para los viajes de negocios: cómo ahorrar dinero, evitar demoras y hacer contactos

Los viajes de negocios pueden tener gran atractivo para aquellos ejecutivos que no los realizan de manera frecuente pero, con asiduidad, pueden convertirse en una pesadilla por la falta de sueño, horarios cambiantes que producen olvidos y pérdidas de objetos costosos, además de un bajo nivel de planificación que puede tener correlato económico.

Por ejemplo, un viajero de negocios necesita la valija del tamaño adecuado para poder viajar liviano pero con todo lo indispensable, desde ropa hasta artículos de higiene personal; también tiene que estar al tanto de las diferentes medidas de seguridad de los diferentes países que visite para evitar contratiempos; este punto se acentuó desde la pandemia.

Viajar implica una gran cantidad de preparación, y hay ciertos aspectos a considerar para asegurarse de que la experiencia sea exitosa o, al menos, llevadera. A continuación, los 9 consejos indispensables que compartió Portafolio a tener en cuenta antes de un viaje de negocio:

1. Utilice la tecnología para ubicar los lugares de interés que desea visitar antes de viajar, como el hotel, restaurantes, museos, entre otros, mediante el uso de mapas en línea.

2. Infórmese sobre los requisitos de entrada al país que visitará, verificando si se requiere una visa o un certificado de vacunación contra enfermedades específicas. Asegúrese de llevar consigo los documentos necesarios, como su pasaporte, cédula, entre otros, y mantenerlos organizados en una cartera que quepa en su bolsillo.

3. Empaque únicamente lo necesario para su viaje y haga una lista de los elementos que necesita para no olvidar nada. Evite llevar líquidos, cremas o geles en envases mayores de 100 ml en su equipaje de mano y procure llevar solo dos piezas de equipaje. Si viaja con una maleta grande, asegúrese de que se ajuste a los límites de tamaño permitidos.

4. Lleve consigo información de contacto en el país de destino, como el nombre y número telefónico de una persona de confianza o la dirección del hotel donde se hospedará. También puede llevar su cepillo de dientes y dentífrico en un empaque pequeño en su chaqueta.

5. Haga rendir su presupuesto, para ahorrar dinero durante los viajes, es importante encontrar maneras de reducir gastos innecesarios. En muchas ciudades del mundo, el aeropuerto está lejos del centro y los taxis pueden ser muy caros. Por ejemplo, en Tokio el costo puede ser de entre USD 150 y USD 200 dólares, y en ciudades de Estados Unidos no baja de 50 dólares. Una solución es buscar alternativas de transporte más económicas, como el metro, tren, buses o shuttles.

6. Deje la timidez y hable, muchas personas de negocios reportan haber encontrado grandes oportunidades tras charlar con el compañero de asiento durante un viaje. Todo ser humano es un mundo por descubrir y una buena charla le ayudará a encontrar nuevos amigos y hacer contactos.

7. Aproveche el viaje para dormir, viajar tiene su lado placentero, pero no deja de ser una experiencia un tanto extenuante. Por tal razón, si puede dormir en el avión, hágalo, pues esas fuerzas le servirán para las jornadas de conferencias, reuniones o visitas de negocios. Y cuando los negocios involucran el aspecto social (trasnocho, bebidas alcohólicas y cenas), ese ‘sueñito’ adicional puede resultarle de gran ayuda.

8. Ojo con el agua corriente, una recomendación que podría sonar trivial, pero que si no se es riguroso en cumplirla, podría amargarle el viaje, es el de beber agua de la canilla en otro país. Puede que la calidad del agua de la ciudad de destino sea mayor que la de donde usted vive, pero el solo cambio le puede traer complicaciones a su estómago.

9. Cuidado con la conexión web, si bien los aeropuertos ofrecen conectividad algunos cobran por el servicio. Es importante tener en cuenta que el roaming puede ser costoso y que navegar por Internet a través de un operador celular puede generar sobrecostos. Es recomendable buscar la red Wi-Fi del aeropuerto si su dispositivo tiene la opción.

Los viajes de negocios son una parte importante de muchas empresas y organizaciones, y se realizan con el propósito de mejorar las relaciones comerciales, buscar nuevas oportunidades de negocios, asistir a conferencias, reuniones y eventos, o para inspeccionar y supervisar las operaciones de una sucursal o proveedor, tal como detalla Revfine.

Estos viajes pueden ser nacionales o internacionales, y pueden variar en duración desde unos pocos días hasta semanas o incluso meses. En algunos casos, los viajes de negocios pueden requerir que el viajero esté fuera de su hogar y su oficina por períodos prolongados de tiempo.

En general, los viajes de negocios son una inversión para la empresa, y se espera que el viajero logre algún tipo de retorno de inversión en términos de ganancias, expansión de la compañía, establecimiento de relaciones comerciales más sólidas, entre otros objetivos. Sin embargo, también pueden ser estresantes y agotadores para los viajeros, especialmente si se realizan con frecuencia y requieren viajes largos y frecuentes. Por ello es recomendable seguir los consejos detallados.

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