Las reuniones de trabajo pueden ser una buena forma de poner en marcha un proyecto o generar ideas creativas. Sin embargo, a menudo no se realizan de manera efectiva y pueden desperdiciar mucho tiempo y dinero.
No faltan ideas sobre cómo hacer que las reuniones sean más productivas, desde llevar a cabo reuniones mientras se camina afuera hasta escribir ideas en lugar de hablar en voz alta.
En este aspecto, hay algunos puntos clave en los que los expertos tienden a estar de acuerdo. Un informe de Business Insider destaca que Steve Jobs, cofundador de Apple, fue uno de los que buscó hacer más eficientes sus reuniones y quien explicó las tres reglas simples que usó para hacerlo.
1) Otros líderes exitosos también dicen que limiten los asistentes
Las reuniones a menudo terminan siendo improductivas cuando hay demasiadas personas presentes. Más gente significa más posibilidades de interrupciones, más ruido y, por lo tanto, malentendidos.
Jobs dijo abiertamente a los funcionarios de la Casa Blanca que no planeaba ir a una reunión con Barack Obama porque la lista de invitados se había vuelto demasiado larga, informó The Huffington Post.
Elon Musk, Jeff Bezos y Sheryl Sandberg han adoptado el método de Jobs
Jeff Bezos, fundador de Amazon, también cree que las reuniones son menos productivas cuando asisten demasiadas personas. Usa su “regla de las dos pizzas” para juzgar esto. La idea es que no deberías tener una reunión si dos pizzas no son suficientes para alimentar a todos los presentes.
Elon Musk, CEO de SpaceX y Tesla, en realidad alienta a las personas a abandonar las reuniones si no están contribuyendo con algo significativo para ellas. “No es de mala educación irse. Es de mala educación hacer que alguien se quede y pierda el tiempo”, dijo.
2) Agenda corta: no más de tres puntos
Para ayudar a las personas a mantener su concentración, las reuniones no deben tener más de tres elementos en la agenda, de lo contrario, es fácil perder el enfoque y terminar discutiendo cosas que no están relacionadas con los puntos más importantes de la reunión. También es extremadamente difícil para los humanos recordar grandes cantidades de información en una sola sesión.
Para probar esto, dos psicólogos británicos, J. Blackburn y EJ Lindgren, grabaron una discusión al final de una reunión de la Sociedad Psicológica de Cambridge. Dos semanas después, pidieron a los asistentes que escribieran lo que recordaban de la reunión.
Es extremadamente importante tener una agenda clara y concisa distribuida a todos los que asistirán a la reunión
La cantidad promedio de elementos recordados por cada persona fue solo el 8,4% de lo que realmente se registró. El 42% de los elementos recordados se recordaron incorrectamente. Muchas de las cosas que recordaron nunca se dijeron o se dijeron en otro momento.
Es extremadamente importante tener una agenda clara y concisa distribuida a todos los que asistirán a la reunión para que cada individuo pueda prepararse para contribuir con algo y evitar desviarse.
“Denme una agenda o no me voy a sentar allí, porque si no sé por qué estamos en la reunión, entonces no hay razón para una reunión”, comentó Annette Catino, directora ejecutiva de QualCare Alliance Network, dijo a The New York Times.
3) Reuniones cortas: no más de 30 minutos
Jobs también creía que las reuniones suelen ser más eficaces cuando son breves. Nuestra capacidad de atención y resistencia mental tienden a tener problemas cuando las reuniones duran mucho tiempo.
La revista de negocios Fast Company informó que se sabe que Sheryl Sandberg, directora de operaciones de Meta, a veces termina reuniones que estaban programadas para durar una hora en 10 minutos si siente que todo está hecho.
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