Consorcios: los errores más comunes en la liquidación de expensas y cómo prevenirlos

La liquidación del sueldo del encargado y los intereses de las unidades en mora suelen tener errores en el 70 % de las expensas que se realizan en Excel. Pueden llegar a generar consecuencias económicas y posiblemente también legales sobre los propietarios.

Si se analiza un solo período, las expensas expresadas con Excel u otros formatos manuales presentan equivocaciones. Así le dijo a Infobae Nicolás Rossi, uno de los fundadores de Octavo Piso, sistema Web de gestión de consorcios y barrios cerrados. Esos resultados surgen de comparaciones realizadas y en las que, cuando los valores no coincidían, analizó las diferencias. “Ahí constatamos que las expensas que recibimos estaban, en un 70%, mal liquidadas“, señaló.

Los desaciertos más habituales se vinculan a la liquidación del sueldo de los encargados. Los cálculos de los conceptos no son simples, dependen de muchas variables y se suelen ajustar con frecuencia por inflación. Además, están los cambios que provienen del Gobierno nacional. “No hay trimestre en que no haya cambios en la forma de calcular un sueldo”, dijo Rossi.

El sueldo del encargado representa aproximadamente el 30% de las expensas, sumando haberes y aportes. Es frecuente “abrir” la planilla poniendo el detalle de cada concepto liquidado allí.

Intereses mal calculados

El segundo error más habitual, según Octavo Piso, es el cálculo de intereses de las unidades con mora. En el Código Civil existe el concepto de “anatocismo”, que es la prohibición de cobrar interés sobre interés. Para las viviendas con atrasos es preciso llevar una cuenta corriente separando lo que es gasto, deuda e interés.

“Muchos administradores cometen equivocaciones en este aspecto. Y en intereses de los vecinos deudores tienen consecuencias económicas y potencialmente legales”, explicó Rossi. En liquidación de sueldos, eso puede traducirse a pagar un salario mayor al que corresponde y que pase a ser “derecho adquirido” del encargado. O, por el contrario, que se le esté pagando de menos y eso redunde en algún reclamo o demanda a futuro”.

También podría llegar a haber una demanda del propietario si se le cobran mal intereses. Y si se le está cobrando de menos, se está perjudicando al consorcio y beneficiando a una unidad particular.

David Loisi, presidente de la Fundación Liga del Consorcista, señaló que “cuando hablamos de liquidaciones de expensas debemos estar atentos a que los números coincidan con la realidad. Para evitar sobreprecios o estafas, una vez al año la administración está obligada a rendir cuentas en asambleas, y los propietarios deben exigirlo. No significa presentar las 12 liquidaciones mensuales, sino presentar un balance y los comprobantes respaldatorios de cada gasto, es decir, facturas que confirmen la información y cuyos números coincidan con los indicados en la liquidación de expensas”.

La liquidación de sueldos es una tarea compleja por definición. El promedio de cantidad de conceptos que lleva es de 24 cálculos de valores por recibo (incluyendo deducciones y aportes). Cada uno tiene su propia fórmula, dependiendo de la categoría del empleado, la jornada, entre otros.

Rossi sostuvo que “son demasiadas cuentas para hacerlas manualmente, el riesgo de cometer errores es semejante al querer hacer hoy un balance de una empresa a mano. El consejo sigue siendo incluir tecnología o bien validar periódicamente la liquidación con un contador”.

Voces expertas expresaron que muchos administradores no muestran las facturas en la Asamblea, sino que las “ponen a disposición” en sus oficinas. Esto no es suficiente: rendir cuentas implica llevar toda la documentación a la Asamblea. Los propietarios deben saber que cuando aprueban una rendición de cuentas lo que están haciendo es eliminar la posibilidad de cualquier reclamo posterior. Ante la duda, si no se verificó la documentación respaldatoria, no debieran aprobarla.}

“Cuando hay sospechas de corrupción y el consorcio desea cambiar de administrador, puede ser conveniente hacer una auditoría contable, dónde por un lado va a estar la información verificada por un profesional en ciencias económicas y va a servir como prueba para demandar civilmente al administrador por daños y perjuicios y eventualmente también en sede penal por el delito de estafa, y por otro lado para evitar el efecto bola de nieve y que el nuevo administrador asuma con las condiciones claras y no pueda endilgar problemas futuros a la gestión heredada”, explicó Loisi.

Porqué suceden estos errores y consejos hacia la gente

Se estima que los errores se deben a la falta de diligencia en el obrar de los administradores; en algunos supuestos a su falta de preparación y, en muchos otros casos a fallas en la lectura y comprensión con respecto a las alícuotas y su correspondencia con las distintas unidades funcionales, complementarias, sectores comunes de uso exclusivo y espacios guardacoches.

Jorge C. Resqui Pizarro, abogado especializado en derecho de la propiedad horizontal e inmobiliario y asesor jurídico de Reafirmación de los Derechos del Consorcista (ReDeCo), destacó a Infobae que “al detectarse los problemas, lo primero es intimar al administrador para su corrección. Es oportuno que la comunicación sea de modo fehaciente (carta documento), con lo que se le da fecha cierta al reclamo y se lo constituye en mora al representante legal del ente consorcial. Si no se corrige, se debe iniciar la etapa de mediación prejudicial obligatoria (previa al inicio de la demanda, si no se arriba a un acuerdo). El juicio es por cumplimiento de reglamento y daños y perjuicios por la suma total de los períodos mal liquidados, con intereses y costos. Hay que tener cuidado con los términos de prescripción de la acción judicial”.

Plantear que el incordio sea sometido al conocimiento y decisión de la asamblea de propietarios, puede resultar un mecanismo extrajudicial útil y de poco costo, siempre y cuando el administrador acceda o el llamado lo formule el consejo de propietarios (si lo hay en el consorcio) ante el reclamo del vecino y el desinterés del administrador.

Otras anomalías

Es aconsejable mantener el control, que los propietarios lean las liquidaciones mensuales y verifiquen la exactitud de los gastos, porque a veces se suman reparaciones inexistentes.

En las reparaciones si bien no hay obligación de contar con “tres presupuestos” antes de aprobar alguno por asamblea, es conveniente que los propietarios se involucren en la búsqueda.

Loisi aclaró que “la única forma de encontrar presupuestos más bajos es que sean los mismos propietarios quienes los busquen, es un secreto a voces que varias administraciones cobran comisiones indebidas a los contratistas. La frase popular el ojo del amo engorda el ganado está vigente en consorcios”.

Muchas veces un nuevo administrador simplemente copia la última expensa. Esto puede generar cobros injustos a muchas unidades, en ese caso, ni bien se tome nota del error, debe corregirse inmediatamente.

Cómo evitar problemas y a qué organismos recurrir

En caso de severas anomalías los propietarios pueden auto-convocarse, remover al administrador y designar a otro. Es útil la presencia de un escribano. Si bien no hay que expresar causa para remover al administrador, pues no hay relación de dependencia, es conveniente que en el acta asamblearia estén detallados los motivos (sobreprecios, falta de pago de cargas sociales, por ejemplo). No es aconsejable iniciar un juicio.

Los incumplimientos de los administradores en la forma de exponer gastos y recursos en CABA se encuentra regulado en el art. 10 de la ley local 941 y sus modificatorias (existe una plantilla modelo para liquidar y emitir recibos denominado Mis Expensas, por disposición de la Dirección General de Defensa y Protección al Consumidor), que conlleva la facultad de los copropietarios y locatarios a formular la respectiva denuncia ante el Registro Público de Administradores de la CABA (que controla la matrícula de estos y se encarga de investigar el apego de los mandatarios a los deberes contenidos en aquella norma), siendo el órgano de aplicación y quien puede efectuar un sumario administrativo.

“Cuya consecuencia más gravosa para el administrador es la aplicación de algunas de las sanciones contempladas en su art. 16 (apercibimiento, multas p suspensión de hasta 9 meses del y hasta la exclusión del propio registro), con lo que no podrá administrar legalmente ningún consorcio en la ciudad”, concluyó Resqui Pizarro.

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